Gosoft Oy - Palvelun käyttöehdot

Nämä ehdot julkaistaan englanniksi, suomeksi ja ruotsiksi. Sitova on englanninkielinen teksti; tämä suomenkielinen teksti on käännös.

1. Yleistä

1.1 Nämä ehdot säätelevät Gosoft Oy:n (jäljempänä "Gosoft") tarjoaman Gosoft Connect -alustan ja sen tuotteiden (GoChat AI+, GoLive, GoChat, GoForms, GoSlide, GoPopUp ja Q-lomakkeet, jäljempänä "Palvelu") käyttöä. Ne muodostavat sopimuksen Gosoftin ja Palvelua käyttävän organisaation (jäljempänä "asiakas") välillä.

1.2 Palvelua tarjotaan ainoastaan yrityksille ja muille organisaatioille, mukaan lukien yksityiset elinkeinonharjoittajat ja rekisteröidyt yhdistykset, niiden elinkeino- tai muussa toiminnassa. Palvelua ei tarjota kuluttajille, ja henkilö, joka rekisteröityy tai hyväksyy nämä ehdot, vahvistaa toimivansa yrityksen tai muun organisaation puolesta eikä kuluttajana. Maksullinen paketti edellyttää asiakkaan Y-tunnusta; korttimaksu Euroopan unionin jäsenvaltiosta edellyttää lisäksi asiakkaan arvonlisäverotunnistetta. Jos asiakkaalla ei ole arvonlisäverotunnistetta, se voi pyytää laskutilausta (kohta 9.4) lähettämällä sähköpostia osoitteeseen support@gosoft.fi.

1.3 Henkilö, joka hyväksyy nämä ehdot organisaation puolesta rekisteröityessään, hyväksyessään ne portaalissa tai tehdessään tilauksen, vahvistaa, että hänellä on oikeus sitoa kyseinen organisaatio. Gosoft kirjaa, minkä version näistä ehdoista kukin organisaatio on hyväksynyt.

1.4 Sopimus muodostuu näistä ehdoista, hinnastosta (kohta 9.1), tietojenkäsittelysopimuksesta (kohta 4.1) sekä ilmaisen paketin osalta liitteen 1 tietojenkäsittelyehdoista. Jos nämä asiakirjat ovat ristiriidassa keskenään, niitä sovelletaan seuraavassa järjestyksessä: Gosoftin ja asiakkaan allekirjoittama erillinen kirjallinen sopimus; asiakkaan lukuun tapahtuvassa henkilötietojen käsittelyssä tietojenkäsittelysopimus tai ilmaisen paketin osalta liite 1; nämä ehdot; ja hinnasto.

1.5 Näissä ehdoissa "portaalilla" tarkoitetaan Gosoftin asiakasportaalia osoitteessa connect.gosoft.fi, "työtilalla" asiakkaan tilaa portaalissa yhtä verkkosivustoa tai käyttötarkoitusta varten ja "ylläpitäjällä" asiakkaan organisaation jäsentä, jonka rooli portaalissa antaa hänelle oikeuden hallinnoida organisaatiota (nykyisin ylläpitäjän rooli).

2. Palvelun käyttö

2.1 Palvelu on tarkoitettu laillisiin tarkoituksiin. Asiakas vastaa antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja siihen sovellettavan lainsäädännön noudattamisesta.

2.2 Pakettiin sisältyvät käyttömäärät, kuten tekoälykeskustelujen määrä kuukaudessa, määräytyvät tilaushetken hinnaston mukaan sellaisina kuin niitä on myöhemmin muutettu kohdan 7.2 tai 9.7 mukaisesti. Tekoälykeskustelulla tarkoitetaan kävijän chat-istuntoa, jossa tekoäly on vastannut vähintään kerran. Jos kävijä lähettää keskustelussa yli 25 viestiä, keskustelu lasketaan kävijän 26. viestistä alkaen uudeksi keskusteluksi. Painikepohjaista chattia, lomakkeita ja livechattia ei lasketa keskusteluiksi.

2.3 Asiakas käyttää Palvelua lainmukaisesti ja näiden ehtojen mukaisesti. Erityisesti asiakas ei saa itse eikä saa sallia muiden:

• julkaista tai kerätä Palvelun kautta sisältöä, joka on lainvastaista, loukkaa muiden oikeuksia tai johtaa ihmisiä harhaan siitä, kuka heidän tietojaan kerää;
• käyttää lomakkeita tai chattia salasanojen, maksukorttitietojen tai verkkopankkitunnusten keräämiseen tai esiintyä Gosoftina tai muuna organisaationa;
• kerätä Palvelun kautta henkilötunnuksia, erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä tietoja, ellei Gosoft ole hyväksynyt sitä molempien osapuolten allekirjoittamassa sopimuksessa, jossa määritellään lisätoimenpiteet;
• lähettää Palvelun kautta roskapostia tai muuta ei-toivottua suoramarkkinointia;
• ladata Palveluun haittaohjelmia tai yrittää murtautua Palveluun, ylikuormittaa sitä, etsiä sen haavoittuvuuksia tai kiertää sen tietoturvaa, rajoituksia tai kiintiöitä;
• antaa pääsyä Palveluun muille kuin omalle henkilöstölleen ja kohdan 3.3 mukaisesti valtuuttamalleen kumppanitoimistolle;
• käyttää tekoälytoimintoja lainvastaisen sisällön tuottamiseen tai salata kävijöiltä, että he keskustelevat tekoälyjärjestelmän kanssa (kohta 12).

2.4 Asiakas vastaa siitä, mitä se julkaisee ja kerää Palvelun kautta, sekä omista velvollisuuksistaan rekisterinpitäjänä, mukaan lukien oman verkkosivustonsa tarvitsemat tietosuojaselosteet ja suostumukset.

2.5 Kun asiakas yhdistää Palvelun muihin käyttämiinsä palveluihin, kuten Slackiin, Microsoft Teamsiin, HubSpotiin, Pipedriveen, webhookiin, kalenteriin tai Google Analyticsiin, Palvelu välittää asiakkaan valitsemat tiedot näihin palveluihin asiakkaan ohjeesta. Ne ovat asiakkaan omia palveluja: ne eivät ole Gosoftin alikäsittelijöitä, ja niihin sovelletaan niiden omia ehtoja. Gosoft vastaa siitä, että tiedot välitetään asiakkaan määrittämällä tavalla, mutta ei näistä palveluista eikä siitä, miten ne käsittelevät tietoja.

3. Rekisteröinti ja tiedot

3.1 Palvelun käyttö edellyttää käyttäjätiliä, ja käyttäjän tulee antaa paikkansapitävät tiedot. Asiakkaan käyttäjät eivät luovuta salasanojaan tai kirjautumislinkkejään muille. Asiakas vastaa siitä, mitä sen käyttäjien tileillä tehdään, ja ilmoittaa Gosoftille viipymättä, jos se epäilee tilin väärinkäyttöä.

3.2 Asiakkaan ylläpitäjät päättävät, ketkä kuuluvat asiakkaan organisaatioon portaalissa ja mikä rooli kullakin jäsenellä on.

3.3 Asiakas voi valtuuttaa kumppanitoimiston hallinnoimaan työtilojaan. Toimiston käyttäjät toimivat asiakkaan puolesta, ja asiakas vastaa edelleen Palvelun käytöstä. Toimisto, joka tilaa paketin hallinnoimalleen asiakkaalle ja jolle paketti laskutetaan, hyväksyy tilatessaan nämä ehdot oman organisaationsa puolesta ja vastaa kyseisen paketin maksamisesta. Tietojenkäsittelysopimus tehdään asiakkaan kanssa myös silloin, kun toimisto tilaa paketin ja maksaa sen. Toimiston käyttäjä, joka hyväksyy tietojenkäsittelysopimuksen asiakkaan organisaation ylläpitäjänä, vahvistaa, että asiakas on valtuuttanut toimiston tekemään niin.

3.4 Gosoftin henkilöstöllä voi olla pääsy asiakkaan työtiloihin tuen antamiseksi ja Palvelun ylläpitämiseksi. Heidän pääsynsä henkilötietoihin portaalin kautta kirjataan tietojenkäsittelysopimuksen kohdassa 6.3 kuvatulla tavalla siinä mainituin poikkeuksin; Gosoftin nimettyjen järjestelmänvalvojien suoraa pääsyä tietokantaan ei kirjata.

4. Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja

4.1 Kun Gosoft käsittelee henkilötietoja asiakkaan lukuun, sovelletaan tietojenkäsittelysopimusta (Data Processing Agreement, "DPA"). Asiakkaan organisaation ylläpitäjä hyväksyy tietojenkäsittelysopimuksen portaalissa yhdessä näiden ehtojen kanssa. Tietojenkäsittelysopimus on osa sopimusta. Kun se on hyväksytty, sitä sovelletaan myös henkilötietoihin, joita Gosoft on käsitellyt asiakkaan lukuun ennen hyväksymistä. Jollei kohdasta 4.2 muuta johdu, sen määräyksiä sovelletaan osana näitä ehtoja kaikkiin henkilötietoihin, joita Gosoft käsittelee asiakkaan lukuun, kunnes ylläpitäjä on hyväksynyt tietojenkäsittelysopimuksen.

4.2 Ilmaisen paketin työtilaan sovelletaan tietojenkäsittelysopimuksen sijasta liitteen 1 tietojenkäsittelyehtoja, ellei asiakkaan organisaation ylläpitäjä ole hyväksynyt tietojenkäsittelysopimusta.

4.3 Gosoftin oma asiakkaan käyttäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittely esimerkiksi käyttäjätilejä, laskutusta ja tukea varten on kuvattu Gosoftin rekisterinpitäjän tietosuojaselosteessa. Sitä, miten Palvelu käsittelee asiakkaan verkkosivuston kävijöiden tietoja ja mitä oikeuksia kävijöillä on, kuvataan henkilötietojen käsittelijän tietosuojaselosteessa. Kohdan 12.2 tarkistusta varten Gosoft säilyttää rekisterinpitäjänä tekoälyn vastausten sormenjälkiä, myös asiakkaan verkkosivuston kävijöille annetuista vastauksista; tätä käsittelyä kuvataan Gosoftin rekisterinpitäjän tietosuojaselosteessa.

5. Immateriaalioikeudet

5.1 Gosoftin ohjelmistot, logot ja muu Palvelussa oleva sisältö ovat tekijänoikeuden suojaamia. Palvelun sisältöä ei saa kopioida, jakaa tai hyödyntää kaupallisesti ilman Gosoftin kirjallista lupaa.

5.2 Sopimuksen voimassa ollessa asiakkaalla on ei-yksinomainen ja ei-siirrettävä oikeus käyttää Palvelua omassa liiketoiminnassaan tai toiminnassaan pakettinsa rajoissa.

5.3 Asiakas säilyttää kaikki oikeudet omaan sisältöönsä: teksteihin, kuviin, lomakkeisiin, tietopankin asiakirjoihin, tuotesyötteisiin ja muuhun aineistoon, jonka se lisää Palveluun (jäljempänä "asiakkaan sisältö"). Asiakas antaa Gosoftille oikeuden tallentaa, kopioida, käsitellä ja näyttää asiakkaan sisältöä ainoastaan siinä laajuudessa kuin Palvelun tarjoaminen edellyttää. Kun asiakas lisää verkkosivuston tai syötteen tietopankkiinsa, Gosoft lukee sen julkiset sivut asiakkaan ohjeesta.

5.4 Asiakas vakuuttaa, että sillä on asiakkaan sisältöä varten tarvittavat oikeudet. Se lisää tietopankkiinsa ainoastaan omia verkkosivustojaan ja syötteitään tai sellaisia, joita sillä on oikeus käyttää. Asiakas pitää Gosoftin vahingottomana kolmansien osapuolten vaatimuksista, hallinnollisista sakoista ja seuraamusmaksuista siltä osin kuin laki sen sallii sekä kohtuullisista oikeudenkäyntikuluista, jotka johtuvat asiakkaan sisällöstä, asiakkaan kohdan 2.3 tai 13.1 rikkomisesta tai asiakkaan antamista lainvastaisista henkilötietojen käsittelyä koskevista ohjeista, edellyttäen että Gosoft ilmoittaa asiakkaalle vaatimuksesta viipymättä ja antaa sen osallistua puolustukseen.

5.5 Gosoft voi käyttää tietoja Palvelun käytöstä muodossa, josta ei voi tunnistaa asiakasta eikä ketään henkilöä, Palvelun ylläpitämiseen, suojaamiseen ja kehittämiseen.

6. Vastuunrajoitus

6.1 Muutoin kuin näissä ehdoissa nimenomaisesti todetaan, Gosoft ei anna Palvelusta takuita, esimerkiksi siitä, että se toimii keskeytyksettä tai virheettä tai soveltuu tiettyyn tarkoitukseen.

6.2 Kummankin osapuolen yhteenlaskettu vastuu kaikista sopimukseen perustuvista tai siihen liittyvistä vaatimuksista, jotka syntyvät minkä tahansa 12 kuukauden jakson aikana, perustuivatpa ne sopimukseen, sopimuksen ulkopuoliseen vahingonkorvausvastuuseen tai muuhun perusteeseen, rajoittuu määrään, jonka asiakas tai sen puolesta kumppanitoimisto on maksanut tai on velvollinen maksamaan asiakkaan työtiloista kyseisen jakson ensimmäisen vaatimuksen perusteena olevaa tapahtumaa edeltäneiltä 12 kuukaudelta tai, jos sopimus oli tuolloin ollut voimassa alle 12 kuukautta, asiakkaan pakettien maksuihin niiden ensimmäisiltä 12 kuukaudelta. Jos rajan määräävältä ajalta ei ole maksettu eikä ole maksettava maksuja, esimerkiksi ilmaisessa paketissa, vastuun enimmäismäärä on 100 euroa.

6.3 Kumpikaan osapuoli ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten saamatta jääneestä voitosta, menetetystä liikevaihdosta tai liiketoiminnan menetyksestä. Tietojen menettämisestä tai vahingoittumisesta Gosoft vastaa kohdan 6.2 rajoissa ainoastaan kohtuullisista kustannuksista, jotka aiheutuvat tietojen palauttamisesta sen varmuuskopioista tai, jos se ei ole mahdollista Gosoftin sopimusrikkomuksen vuoksi, tietojen syöttämisestä uudelleen.

6.4 Kohtien 6.2 ja 6.3 rajoituksia ei sovelleta vahinkoon, joka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, asiakkaan velvollisuuteen maksaa maksut, asiakkaan kohdan 5.4 mukaiseen vastuuseen eikä vastuuseen, jota ei voida lain mukaan rajoittaa. Ne eivät rajoita rekisteröidyn oikeutta saada korvausta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 82 artiklan nojalla. Osapuolten välisiin vaatimuksiin sovelletaan kohtia 6.2 ja 6.3; tämä koskee myös GDPR:n 82 artiklan 5 kohdan mukaista vaatimusta siitä osasta rekisteröidylle maksettua korvausta, joka vastaa toisen osapuolen vastuuta, sekä vaatimuksia tietojenkäsittelysopimuksen rikkomisesta aiheutuneista sakoista, seuraamusmaksuista tai muista kustannuksista.

7. Ehtojen muutokset

7.1 Gosoft voi muuttaa näitä ehtoja perustellusta syystä, kuten lainsäädännön tai viranomaisohjeiden muuttuessa, tietoturvan vuoksi tai Palvelun, sen kustannusten tai sen palveluntarjoajien muuttuessa, tässä kohdassa kuvatulla tavalla.

7.2 Asiakkaalle epäedullisesta muutoksesta, kuten uusista velvollisuuksista, paketin sisällön supistamisesta tai uudesta rajoituksesta, Gosoft ilmoittaa asiakkaalle vähintään 30 päivää ennen muutoksen voimaantuloa sähköpostilla asiakkaan organisaation ylläpitäjille sekä kertoo, mikä muuttuu ja mistä alkaen. Asiakas, joka ei hyväksy muutosta, voi irtisanoa tilauksensa ennen muutoksen voimaantuloa (kohta 10.1); siihen sovelletaan tällöin aiempia ehtoja jo maksetun laskutuskauden loppuun.

7.3 Kohdan 7.2 mukaisessa muutoksessa Gosoft voi pyytää asiakkaan organisaation ylläpitäjää hyväksymään muutetut ehdot portaalissa. Kunnes ehdot on hyväksytty, asiakkaan käytössä olevat työtilat toimivat edelleen, mutta uuden työtilan tai sellaisen palautetun työtilan, joka ei ollut käytössä poistohetkellä, verkkosivuston widgetit eivät tule käyttöön. Jos asiakas ei ole irtisanonut tilaustaan ennen muutoksen voimaantuloa, muutettuja ehtoja sovelletaan siihen tuosta päivästä alkaen riippumatta siitä, onko ylläpitäjä hyväksynyt ne portaalissa.

7.4 Muut muutokset, jotka eivät ole asiakkaalle epäedullisia, kuten täsmennykset, korjaukset, uudet ominaisuudet tai päivitetyt yhteystiedot, tulevat voimaan, kun ne julkaistaan. Jos tällainen muutos osoittautuu asiakkaalle epäedulliseksi, siihen sovelletaan kohtaa 7.2.

7.5 Lain tai viranomaisen edellyttämä muutos tai muutos, joka tarvitaan vakavan tietoturvariskin poistamiseksi, voi tulla voimaan aiemmin, ja siitä ilmoitetaan mahdollisimman aikaisin.

7.6 Hintojen muutoksiin sovelletaan kohtaa 9.7. Tietojenkäsittelysopimuksen muutoksiin sovelletaan tietojenkäsittelysopimusta.

7.7 Näiden ehtojen voimassa oleva versio ja sen päivämäärä ovat aina nähtävillä gosoft.fi-sivustolla. Aiemmat versiot saa pyynnöstä.

7.8 Gosoft pitää tietosuojaselosteensa ja tietoturvasivunsa ajan tasalla. Tietoturvatoimenpiteet, joihin Gosoft sitoutuu, ovat tietojenkäsittelysopimuksessa kuvatut toimenpiteet; jos tietoturvasivu tai tietosuojaseloste kuvaa niitä toisin, tietojenkäsittelysopimus on ensisijainen. Gosoft ilmoittaa asiakkaille muutoksesta, joka heikentää heidän tietojensa suojaa, samalla tavalla ja samassa ajassa kuin kohdassa 7.2. Alikäsittelijän vaihtamiseen sovelletaan tietojenkäsittelysopimuksen kohtaa 7.

7.9 Tämä ehtojen versio tulee voimaan päivänä, jona se julkaistaan gosoft.fi-sivustolla. Asiakkaan osalta, joka on hyväksynyt aiemman version, se tulee voimaan 30 päivän kuluttua julkaisemisesta tai sinä päivänä, jona asiakkaan organisaation ylläpitäjä hyväksyy sen portaalissa, jos tämä on aikaisemmin.

8. Sovellettava laki ja riidanratkaisu

8.1 Näihin ehtoihin sovelletaan Suomen lakia lukuun ottamatta sen lainvalintasääntöjä. Riidat ratkaistaan yksinomaan Helsingin käräjäoikeudessa ensimmäisenä oikeusasteena. Gosoft voi lisäksi nostaa maksamattomia maksuja koskevan kanteen asiakkaan kotipaikan tuomioistuimessa.

8.2 Nämä ehdot julkaistaan englanniksi, suomeksi ja ruotsiksi. Englanninkielinen teksti on sitova; jos kieliversiot poikkeavat toisistaan, englanninkielinen teksti on ensisijainen.

9. Paketit, hinnat ja maksaminen

9.1 Pakettien sisältö ja hinnat määräytyvät tilaushetkellä voimassa olevan Gosoftin hinnaston ja portaalin mukaan, ellei muusta hinnasta ole sovittu kirjallisesti. Hinnat ilmoitetaan euroina ilman arvonlisäveroa (ALV). Arvonlisävero lisätään lain edellyttämän verokannan mukaan; toisen Euroopan unionin jäsenvaltion yritysasiakkaaseen, jolla on voimassa oleva arvonlisäverotunniste, sovelletaan käännettyä verovelvollisuutta.

9.2 Paketit laskutetaan etukäteen kultakin laskutuskaudelta, kuukausittain tai vuosittain tilauksessa valitun mukaan. Paketti on käytössä, kun tilaus on vahvistettu portaalissa: korttitilaus, kun ensimmäinen maksu on mennyt läpi, ja laskutilaus heti.

9.3 Maksu suoritetaan kortilla Gosoftin maksupalveluntarjoajan Stripen kautta, joka veloittaa kortilta kunkin laskutuskauden alussa. Korttitiedot syötetään Stripen maksusivulla; Gosoft ei vastaanota eikä tallenna niitä.

9.4 Jos Gosoft on ottanut asiakkaan organisaatiolle käyttöön laskulla tilaamisen, asiakas voi tilata laskulla. Laskutuskausi alkaa tällöin laskun päivämäärästä, ja lasku on maksettava 14 päivän kuluessa sen päivämäärästä.

9.5 Tilaus uusiutuu automaattisesti kunkin laskutuskauden päättyessä samanpituiseksi kaudeksi kulloinkin voimassa olevalla hinnalla (kohta 9.7), kunnes se irtisanotaan (kohta 10.1). Ennen vuositilauksen uusiutumista Gosoft lähettää muistutuksen sähköpostilla vähintään 30 päivää etukäteen. Jos Gosoft ei ole lähettänyt muistutusta, asiakas voi irtisanoa uusiutuneen vuosikauden 30 päivän kuluessa uusiutumisesta, ja sille palautetaan kauden jäljellä olevaa osaa vastaavat maksut.

9.6 Jo maksettuja maksuja ei palauteta kokonaan eikä osittain, kun tilaus irtisanotaan tai vaihdetaan pienempään pakettiin kesken laskutuskauden, paitsi jos näissä ehdoissa tai tietojenkäsittelysopimuksessa määrätään toisin (näiden ehtojen kohdat 9.5, 14.4, 15.3 ja 16.3 sekä tietojenkäsittelysopimuksen kohta 7), laki sitä edellyttää tai Gosoft on rikkonut näitä ehtoja olennaisesti eikä ole korjannut rikkomusta.

9.7 Gosoft voi muuttaa hintojaan. Uutta hintaa sovelletaan voimassa olevaan tilaukseen sen ensimmäisestä uusiutumisesta alkaen, joka on vähintään 30 päivän kuluttua siitä, kun Gosoft on ilmoittanut muutoksesta sähköpostilla sen organisaation ylläpitäjille, jolle paketti laskutetaan, ja, jos kyse on eri organisaatiosta, myös asiakkaan organisaation ylläpitäjille. Asiakas, joka ei hyväksy uutta hintaa, voi irtisanoa tilauksensa ennen kuin uutta hintaa sovelletaan (kohta 10.1).

9.8 Jos korttimaksu epäonnistuu tai laskua ei makseta eräpäivään mennessä, Gosoft ilmoittaa asiakkaalle sähköpostilla, ja korttimaksua yritetään uudelleen. Jos määrä on edelleen maksamatta 14 päivää eräpäivän jälkeen, Gosoft voi keskeyttää maksullisen paketin: työtila siirtyy ilmaiseen pakettiin, ja sen verkkosivuston widgetit lakkaavat näkymästä, kunnes asiakas maksaa tai tekee uuden tilauksen. Keskeyttäminen ei poista tietoja; tiedot säilytetään ja poistetaan tavanomaisten säilytysaikojen mukaisesti (kohta 10.2). Gosoft voi periä viivästyneestä maksusta korkolain (633/1982) mukaista viivästyskorkoa sekä sen vakiokorvauksen perintäkustannuksista, jonka Suomen laki sallii elinkeinonharjoittajien välillä.

9.9 Kuhunkin pakettiin sisältyy hinnastossa määritelty kuukausittainen tekoälykeskustelujen kiintiö. Kiintiö alkaa alusta kunkin kalenterikuukauden alussa työtilan aikavyöhykkeen mukaan, eikä käyttämättömiä keskusteluja siirretä seuraavalle kuukaudelle. Kun kiintiö on käytetty, tekoälychat ei aloita uusia keskusteluja ennen seuraavaa kuukautta tai ennen kuin asiakas tilaa Gosoftilta lisäkeskusteluja; Palvelun muut osat toimivat edelleen. Gosoft ilmoittaa sen organisaation ylläpitäjille, jolle paketti laskutetaan, kun kiintiöstä on käytetty 80 % ja kun siitä on käytetty 100 %.

10. Irtisanominen, palveluntarjoajan vaihtaminen ja sopimuksen päättyminen

10.1 Asiakas voi irtisanoa tilauksen milloin tahansa. Korttitilauksen voi irtisanoa portaalissa; minkä tahansa tilauksen voi irtisanoa sähköpostilla osoitteeseen support@gosoft.fi. Irtisanominen tulee voimaan jo maksetun laskutuskauden päättyessä, ja Palvelu jatkuu siihen asti.

10.2 Kun maksullinen paketti päättyy, työtila siirtyy ilmaiseen pakettiin (kohta 11). Sen verkkosivuston widgetit arkistoidaan, eivätkä ne enää näy; ne saa takaisin käyttöön tilaamalla paketin uudelleen. Työtilan tiedot säilyvät, ja ne poistetaan työtilaan sovellettavien säilytysaikojen ja kohdan 11.4 käyttämättömyyttä koskevan säännön mukaisesti.

10.3 Niin kauan kuin työtila on olemassa, myös sen maksullisen paketin päätyttyä (kohta 10.2), asiakkaan käyttäjät voivat viedä sen tiedot portaalista: lomakkeiden ja chatin kautta tulleet lähetykset CSV-tiedostona (uusimmat 5 000 vientiä kohden, kaikista lomakkeista tai yhdestä lomakkeesta), kunkin lähetyksen mukana ladatun tiedoston alkuperäisessä muodossaan tiedosto kerrallaan, kunkin keskustelun viesteineen JSON- tai CSV-tiedostona keskustelu kerrallaan sekä kunkin Q-lomakkeen QR-koodin PNG- tai SVG-kuvana. Muut asiakkaan tiedot Gosoft vie pyynnöstä kohdan 10.8 mukaisesti.

10.4 Kun asiakas poistaa työtilan tai organisaationsa, työtila lakkaa toimimasta heti ja sitä säilytetään 30 päivää, joiden aikana asiakas voi palauttaa sen ja sen jälkeen viedä sen tiedot; tämän jälkeen se poistetaan pysyvästi. Jos työtilan korttitilaus on vielä voimassa, pysyvä poistaminen odottaa, kunnes tilaus päättyy maksetun kauden lopussa. Organisaatiota, jolla on maksamaton lasku tai vielä laskuttamaton tilaus tai joka maksaa toisen organisaation pakettia, ei voi poistaa portaalissa ennen kuin asia on selvitetty. Avoin laskutusasia ei koskaan viivästytä niiden henkilötietojen pysyvää poistamista, joita Gosoft käsittelee asiakkaan lukuun: pyynnöstä tai sopimuksen päättyessä Gosoft poistaa ne edellä kuvatulla tavalla, ja vain organisaatio itse ja Gosoftin omat laskutustiedot säilytetään, kunnes laskutusasia on selvitetty. Asiakas voi myös poistaa poistetun työtilan pysyvästi heti portaalissa, jolloin sen voimassa oleva korttitilaus päättyy heti ilman hyvitystä. Poistetut tiedot säilyvät Gosoftin salatuissa varmuuskopioissa, kunnes varmuuskopiot poistuvat kierrosta, tavallisesti noin 30 päivää myöhemmin.

10.5 Asiakas voi päättää koko sopimuksen milloin tahansa sähköpostilla osoitteeseen support@gosoft.fi viestissä mainitusta päivästä alkaen tai, jos päivää ei mainita, siitä päivästä alkaen, jona Gosoft vastaanottaa viestin, tai poistamalla organisaationsa portaalissa (kohta 10.4), jolloin sen työtilat lakkaavat toimimasta heti. Sen maksullisia tilauksia ei uusita, eikä jo maksettuja maksuja palauteta (kohta 9.6). Kun sopimus päättyy mistä syystä tahansa, asiakkaan organisaatio poistetaan ja sen tiedot poistetaan pysyvästi kohdan 10.4 mukaisesti, jollei kohdasta 10.9 muuta johdu.

10.6 Asiakas voi milloin tahansa pyytää Gosoftia sähköpostilla osoitteeseen support@gosoft.fi siirtämään Palvelun tai osan sen työtiloista toiselle palveluntarjoajalle tai asiakkaan omiin järjestelmiin tai poistamaan asiakkaan tiedot. Pyynnössä yksilöidään kyseiset työtilat ja, jos asiakas haluaa Gosoftin toimivan yhteistyössä uuden palveluntarjoajan kanssa, kyseinen palveluntarjoaja. Vaihtoprosessi alkaa asiakkaan valitsemana päivänä, viimeistään kahden kuukauden kuluttua pyynnöstä, ja heti, jos asiakas ei ilmoita päivää.

10.7 Gosoft suorittaa oman osuutensa vaihdosta ilman aiheetonta viivytystä ja 30 päivän kuluessa vaihtoprosessin alkamisesta (siirtymäaika). Siirtymäajan aikana asiakkaan paketti jatkuu ja laskutetaan tavalliseen tapaan, ellei asiakas pyydä sen päättämistä aiemmin, ja Gosoft avustaa asiakasta ja sen valtuuttamaa palveluntarjoajaa vaihdossa, kertoo asiakkaalle Palvelun jatkuvuuteen kohdistuvista tiedossa olevista riskeistä ja pitää tiedot turvassa tietojenkäsittelysopimuksessa kuvatulla tavalla. Jos vaihtoa ei ole teknisesti mahdollista suorittaa 30 päivässä, Gosoft ilmoittaa siitä asiakkaalle 14 työpäivän kuluessa pyynnöstä, perustelee sen ja ilmoittaa pidemmän, enintään 7 kuukauden siirtymäajan; asiakas voi pidentää siirtymäaikaa kerran. Gosoft antaa asiakkaalle pyynnöstä tiedot, joita tämä tarvitsee irtautumissuunnitelmaansa varten.

10.8 Siirrettäviä tietoja ("siirrettävät tiedot") ovat: (a) lomakkeiden ja chatin kautta tulleet lähetykset vastauksineen, taustatietoineen ja yhteenvetoineen sekä niiden mukana ladatut tiedostot; (b) keskustelut viesteineen, livechat mukaan lukien; (c) liidit, varaukset, kävijätietueet ja -profiilit sekä analytiikkatapahtumat; (d) asiakkaan organisaation ja työtilojen asetukset, kuten widgetit, Q-lomakkeet, automaatiot, teemat ja tekstit; (e) tietopankin asiakirjat ja niiden lähteet, tuotesyötteet sekä asiakkaan lataamat kuvat ja muut tiedostot; (f) organisaation jäsenet ja heidän roolinsa sekä organisaation auditointiloki henkilötietoihin kohdistuneesta pääsystä; ja (g) kaikki muut tiedot, joita Palvelu säilyttää asiakkaan Palvelun käytöstä. Siirrettäviä tietoja eivät ole Gosoftin ohjelmistot ja oma sisältö, sen ohjeet tekoälymalleille, kohdassa 5.5 tarkoitetut tiedot, salasanat, avaimet ja muut tunnistautumistiedot eivätkä muiden asiakkaiden tiedot. Kohdan 10.3 portaaliviennit asiakas tekee itse. Muut tiedot Gosoft vie pyynnöstä siirtymäajan kuluessa tai, kun kyse ei ole vaihdosta, 30 päivän kuluessa pyynnöstä JSON- tai CSV-tiedostoina yhdessä tallennettujen tiedostojen kanssa: lähetysten mukana ladatut tiedostot alkuperäisessä muodossaan ja kuvat niinä WebP-tiedostoina, jotka Palvelu säilyttää. Tietopankin asiakirjat viedään tekstinä, jonka Palvelu on poiminut niistä, koska ladattua alkuperäistä tiedostoa ei säilytetä. Gosoftin vientimuotojen rekisterissä, jota Gosoft pitää ajan tasalla, luetellaan kaikkien siirrettävien tietojen muodot ja tietorakenteet sekä standardit, joita ne noudattavat. Portaalista keskustelut ja tiedostot viedään yksi kerrallaan ja lähetyksiä enintään 5 000 tiedostoa kohden; pyynnöstä Gosoft vie ne kaikki kerralla. Widgetien, Q-lomakkeiden ja automaatioiden asetukset ovat Gosoftin omassa muodossa, jota toinen palvelu ei välttämättä pysty käyttämään sellaisenaan.

10.9 Siirtymäajan jälkeen asiakas voi vielä noutaa tietonsa vähintään 30 päivän ajan (noutoaika). Sopimus niiden työtilojen osalta, joita vaihto koskee, päättyy, kun vaihto on suoritettu, tai, jos asiakas on pyytänyt vain tietojensa poistamista, kun vaihtoprosessi alkaa; Gosoft vahvistaa päättymisen sähköpostilla. Noutoajan päätyttyä Gosoft poistaa kyseiset työtilat tai, jos vaihto koski niitä kaikkia, koko organisaation, ja ne poistetaan pysyvästi kohdan 10.4 mukaisesti, ellei asiakas pyydä Gosoftia säilyttämään niitä pidempään. Gosoft ei peri maksua palveluntarjoajan vaihtamisesta eikä tietojen noutamisesta. Asiakkaan paketti laskutetaan tavalliseen tapaan niin kauan kuin se jatkuu (kohta 10.7), eikä jo maksettuja maksuja palauteta (kohta 9.6).

10.10 Palvelu toimii palvelimilla Helsingissä, ja sen varmuuskopiot ovat Falkensteinissa Saksassa, joten niillä oleviin tietoihin sovelletaan Suomen ja Saksan lakia. Tietojenkäsittelysopimuksessa luetellaan alikäsittelijät, jotka vastaanottavat tietoja, niiden joukossa yhdysvaltalaisiin konserneihin kuuluvat tekoälypalvelun tarjoaja ja Google, ja kerrotaan, missä ne käsittelevät tietoja. Gosoft luovuttaa asiakkaan tietoja viranomaiselle vain, jos unionin tai Suomen laki sitä edellyttää, ja kertoo pyynnöstä asiakkaalle, ellei laki sitä kiellä. Toimenpiteinä sitä vastaan, että unionin ulkopuolisten valtioiden viranomaiset pääsisivät unionissa säilytettäviin muihin kuin henkilötietoihin, Gosoft ylläpitää Palvelua unioniin sijoittautuneen palveluntarjoajan palvelimilla, salaa varmuuskopionsa ja luovuttaa tietoja viranomaiselle vain edellä kuvatulla tavalla.

11. Ilmainen paketti

11.1 Ilmaiseen pakettiin kuuluu yksi gosoft.fi-sivustolla julkaistava Q-lomake, johon voi tulla enintään 100 vastausta kuukaudessa. Siihen ei kuulu verkkosivuston widgetejä, tekoälytoimintoja eikä verkkosivuston skannausta.

11.2 Vastaukset lähetetään sähköpostilla lomakkeeseen asetettuun osoitteeseen, jonka on oltava asiakkaan organisaation jäsenen vahvistettu osoite tai vastaanottajaosoite, jonka omistaja on vahvistanut. Gosoft ei säilytä vastauksia Palvelun tietokannassa eikä tiedostotallennuksessa; liitteessä 1 kuvataan tietueet, jotka se säilyttää, ja milloin kopio vastauksesta voi jäädä sen sähköpostiin.

11.3 Gosoft voi muuttaa ilmaista pakettia tai lopettaa sen ilmoittamalla siitä vähintään 30 päivää etukäteen.

11.4 Jos ilmaisen paketin organisaatiossa, myös sellaisessa, jonka maksullinen paketti on päättynyt, ei ole ollut toimintaa kuuteen kuukauteen, sen ylläpitäjille lähetetään varoitus sähköpostilla, ja organisaatio poistetaan kohdan 10.4 mukaisesti, jos toimintaa ei ole vieläkään 60 päivän kuluttua varoituksesta. Toiminnalla tarkoitetaan jäsenen kirjautumista, lomakevastausta, keskustelua tai asiakkaan widgetien analytiikkatapahtumia.

11.5 Ilmaiseen pakettiin ei liity palvelutasositoumusta, ja sen tuki annetaan ainoastaan sähköpostitse.

12. Tekoälytoiminnot

12.1 Tekoälyavustajan vastaukset tuotetaan automaattisesti asiakkaan sisällön ja keskustelun perusteella, ja ne voivat olla virheellisiä tai puutteellisia. Asiakas pitää tietopankkinsa oikeana ja ajan tasalla, seuraa keskusteluja eikä esitä avustajan vastauksia sitovina tarjouksina tai ammatillisena neuvontana. Gosoft ei takaa, että yksittäinen vastaus on oikea.

12.2 Gosoft varustaa tekoälyavustajan tiedolla siitä, että kävijä keskustelee tekoälyjärjestelmän kanssa: avustajan nimen vieressä on AI-merkintä, ja tekoälykeskustelun ensimmäinen rivi kertoo asiasta vakiotekstillä. Asiakas ei voi poistaa niitä käytöstä portaalissa, eikä se saa piilottaa, peittää tai poistaa niitä muulla tavoin, esittää avustajaa ihmisenä tai ohjeistaa avustajaa väittämään olevansa ihminen. Asiakas vastaa muusta läpinäkyvyydestä, jota sen oma tekoälytoimintojen käyttö edellyttää. Gosoft merkitsee lisäksi avustajan vastaukset sekä portaalissa Kollegan vastaukset, Rakenna sivustostasi -toiminnon ehdotukset ja UKK-luonnokset koneluettavasti tekoälyn tuottamiksi ja tarjoaa maksuttoman tarkistuksen osoitteessa https://connect.gosoft.fi/api/ai-check, josta näkee, vastaako teksti jotakin näistä teksteistä, joita Gosoft vielä säilyttää. Jos vastaavuutta ei löydy, se ei osoita, että tekstin on kirjoittanut ihminen. Asiakas ei saa poistaa tai muuttaa näitä merkintöjä tai estää niitä välittymästä kävijöille. Tekstin muokkaaminen portaalissa ei riko tätä.

12.3 Palvelua ei ole suunniteltu käyttötarkoituksiin, jotka EU:n tekoälysäädöksessä luokitellaan suuririskisiksi, kuten työnhakijoiden seulontaan tai paremmuusjärjestykseen asettamiseen, luottokelpoisuuden arviointiin tai koulutukseen tai välttämättömiin palveluihin pääsystä päättämiseen. Asiakas ei saa käyttää tekoälytoimintoja, mukaan lukien automaatioiden tekoälyvaiheita, tällaisiin tarkoituksiin.

12.4 Tekoälychattia ei ole tarkoitettu lapsille. Asiakas ei saa käyttää sitä verkkosivustolla tai palvelussa, joka on suunnattu alle 18-vuotiaille.

12.5 Gosoft voi vaihtaa käyttämiään tekoälymalleja ja tekoälypalvelujen tarjoajia. Henkilötietoja käsittelevän tekoälypalvelun tarjoajan vaihtamiseen sovelletaan tietojenkäsittelysopimuksen kohtaa 7.

12.6 Palvelun tekoälytoimintojen, mukaan lukien tekoälyavustajan, osalta Gosoft on EU:n tekoälysäädöksessä (asetus (EU) 2024/1689) tarkoitettu tarjoaja ja asiakas käyttöönottaja.

13. Q-lomakkeet ja lainvastaisesta sisällöstä ilmoittaminen

13.1 Q-lomake julkaistaan omalla sivullaan gosoft.fi-sivustolla. Kunkin julkaistun Q-lomakkeen osalta asiakas:

• kertoo lomakkeessa, mikä organisaatio vastaukset kerää;
• antaa vastaajille lomakkeessa tietosuoja-asetuksen 13 artiklan edellyttämät tiedot tai linkin omaan tietosuojaselosteeseensa, jossa ne ovat;
• ei jäljittele toisen organisaation tai Gosoftin nimeä, ulkoasua tai logoa;
• ei kysy tietoja, joiden kerääminen on kohdan 2.3 mukaan kielletty;
• käyttää tiedostonlatauskenttiä ainoastaan lomakkeen tarvitsemiin tiedostoihin (Palvelu hyväksyy vastausta kohden enintään 6 tiedostoa, kunkin enintään 10 Mt);
• pitää lomakkeen kysymykset ja tekstit lainmukaisina ja paikkansapitävinä.

13.2 Gosoft voi tarkastaa Q-lomakkeen milloin tahansa. Se voi poistaa Q-lomakkeen käytöstä tai poistaa sen, jos se lomakkeen arvioituaan katsoo, että lomake on lainvastainen tai rikkoo näitä ehtoja. Jos kohdan 13.3 mukainen ilmoitus tekee lainvastaisuuden todennäköiseksi ja haitta voi olla vakava, esimerkiksi kun lomake jäljittelee pankkia, Gosoft voi poistaa lomakkeen käytöstä heti arvioinnin ajaksi.

13.3 Kuka tahansa voi ilmoittaa Palvelussa olevasta sisällöstä, jota pitää lainvastaisena, kuten Q-lomakkeesta, Q-lomakkeen sivulla olevan ilmoituslinkin kautta, Gosoftin ilmoitussivulla tai sähköpostilla osoitteeseen abuse@gosoft.fi. Ilmoituksessa tulisi perustella, miksi sisältöä pidetään lainvastaisena, antaa sisällön tarkka osoite (URL) sekä ilmoittajan nimi ja sähköpostiosoite (ei tarvita, jos ilmoitus koskee lasten seksuaalista hyväksikäyttöä tai seksuaalista riistoa) ja vahvistaa, että ilmoittaja uskoo vilpittömässä mielessä ilmoituksen tietojen ja väitteiden olevan paikkansapitäviä ja täydellisiä.

13.4 Gosoft vahvistaa vastaanottaneensa ilmoituksen, käsittelee sen ilman aiheetonta viivytystä ja puolueettomasti sekä kertoo ilmoittajalle päätöksestään ja siitä, miten päätöksen voi riitauttaa. Jos Gosoft poistaa sisältöä tai estää pääsyn siihen, se kertoo asiakkaalle perustelut ja sen, miten päätöksen voi riitauttaa, ellei laki sitä estä.

13.5 Viranomaiset ja Palvelun käyttäjät voivat ottaa Gosoftiin yhteyttä näissä asioissa osoitteessa abuse@gosoft.fi suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi.

13.6 Gosoftin henkilöstöön kuuluva henkilö tarkastaa Q-lomakkeet ja muun asiakkaan julkaiseman sisällön kohdan 13.3 mukaisen ilmoituksen, viranomaisen määräyksen tai Gosoftin oman aloitteen perusteella ja päättää kustakin rajoituksesta; mikään automaattinen työkalu ei poista asiakkaan sisältöä eikä rajoita tiliä sisällön perusteella. Tekoälychat tarkistaa kävijöiden viestit ja avustajan vastaukset automaattisesti sisällönvalvontapalvelulla, ellei tätä ole kytketty pois päältä asiakkaan työtilassa (tietojenkäsittelysopimuksen kohta 7): avustaja ei vastaa viestiin, joka kuuluu vakavimpiin luokkiin, ja merkityt viestit näytetään asiakkaalle portaalissa. Asiakas tai ilmoittaja voi pyytää Gosoftia arvioimaan päätöksen uudelleen vastaamalla sähköpostiin, jossa päätöksestä kerrottiin, ja voi myös viedä asian tuomioistuimeen (asiakas kohdassa 8.1 mainittuun tuomioistuimeen).

13.7 Jos Gosoft saa tietoonsa tietoja, jotka antavat aihetta epäillä, että on tapahtunut, tapahtumassa tai todennäköisesti tapahtumassa rikos, johon liittyy uhka henkilön hengelle tai turvallisuudelle, se ilmoittaa asiasta viipymättä poliisille.

14. Keskeyttäminen ja sopimuksen päättäminen

14.1 Gosoft voi keskeyttää käyttäjätilin, työtilan tai yksittäisen Q-lomakkeen käytön tai poistaa sisältöä, jos asiakas rikkoo vakavasti kohtaa 2.3, 12 tai 13, jos käyttö vaarantaa Palvelun tietoturvan tai toiminnan tai jos viranomainen sitä määrää. Jos rajoitus koskee sisältöä tai käyttöä, jota Gosoft pitää lainvastaisena tai näiden ehtojen vastaisena, Gosoft kertoo asiakkaalle viimeistään rajoituksen tullessa voimaan, mitä se on rajoittanut ja kuinka pitkäksi aikaa, mihin tosiseikkoihin ja mahdolliseen ilmoitukseen se on perustanut päätöksensä, onko käytetty automaattisia keinoja, mihin lain tai näiden ehtojen määräykseen se on perustanut päätöksensä ja miksi sekä miten asiakas voi riitauttaa päätöksen. Muissa tapauksissa Gosoft kertoo asiakkaalle syyn etukäteen, jos se on mahdollista, ja muussa tapauksessa viipymättä. Gosoft palauttaa Palvelun käyttöön, kun syytä ei enää ole.

14.2 Kumpikin osapuoli voi purkaa sopimuksen päättymään välittömästi, jos toinen osapuoli rikkoo sitä olennaisesti eikä korjaa rikkomusta 14 päivän kuluessa kirjallisesta huomautuksesta, jos rikkomus on korjattavissa. Gosoft voi purkaa sopimuksen myös, jos asiakkaan kohtien 2.3, 12 tai 13 rikkomukset ovat vakavia tai toistuvia.

14.3 Maksun viivästymisestä johtuvasta keskeyttämisestä määrätään kohdassa 9.8. Sopimuksen päättyessä asiakkaan organisaatiota ja tietoja käsitellään kohtien 10.5 ja 10.9 mukaisesti.

14.4 Gosoft voi lopettaa Palvelun tai maksullisen paketin kaikilta asiakkailta ilmoittamalla siitä ylläpitäjille sähköpostilla vähintään kolme kuukautta etukäteen, ja se palauttaa lopettamisen jälkeiseltä ajalta maksetut maksut.

15. Tuki ja saatavuus

15.1 Gosoft antaa tukea sähköpostitse osoitteessa support@gosoft.fi Suomen työpäivinä (maanantaista perjantaihin, pyhäpäiviä lukuun ottamatta).

15.2 Gosoft pyrkii pitämään Palvelun jatkuvasti saatavilla, mutta ei anna palvelutasositoumusta, ellei siitä ole sovittu kirjallisesti. Gosoft voi keskeyttää Palvelun huoltoa, päivityksiä tai tietoturvaa varten. Se pyrkii tekemään tämän vähäisen käytön aikaan ja ilmoittaa asiakkaille etukäteen suunnitelluista huoltokatkoista, jotka keskeyttävät Palvelun käyttäjille havaittavalla tavalla.

15.3 Gosoft kehittää Palvelua ja voi muuttaa sitä. Jos muutos poistaa ominaisuuden, joka kuuluu asiakkaan maksulliseen pakettiin, sovelletaan kohtaa 7.2, ja asiakas, joka irtisanoo tilauksensa muutoksen vuoksi ennen sen voimaantuloa, saa takaisin maksut, jotka se on maksanut muutoksen voimaantulon jälkeiseltä ajalta.

15.4 Ominaisuudet, jotka hinnastossa tai portaalissa on merkitty beetaversioiksi, toimivat, mutta niitä voidaan vielä muuttaa tai ne voidaan poistaa ilman kohdan 7.2 mukaista ilmoitusta, eikä niihin sovelleta palvelutasositoumusta.

16. Yleiset määräykset

16.1 Kumpikin osapuoli pitää luottamuksellisina toisen osapuolen liikesalaisuudet ja muut luottamukselliseksi merkityt tai ilmeisen luottamukselliset tiedot, jotka se saa Palvelun yhteydessä, ja käyttää niitä ainoastaan sopimuksen tarkoituksiin. Tämä ei koske tietoja, jotka ovat julkisia, jotka osapuolella jo oli tai jotka se on saanut laillisesti kolmannelta osapuolelta tai jotka sen on luovutettava lain tai viranomaisen määräyksen perusteella. Velvollisuus on voimassa kolme vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen. Henkilötietojen luottamuksellisuudesta määrätään tietojenkäsittelysopimuksessa tai ilmaisen paketin osalta liitteessä 1.

16.2 Kumpikaan osapuoli ei vastaa viivästyksestä tai laiminlyönnistä, joka johtuu sen kohtuullisen vaikutusmahdollisuuden ulkopuolella olevasta tapahtumasta, jota se ei ole kohtuudella voinut ennakoida eikä välttää, kuten luonnonkatastrofista, sodasta, lakosta, viranomaisen toimenpiteestä tai yleisestä sähkönjakelun tai tietoliikenteen häiriöstä, tai tällaisen tapahtuman aiheuttamasta häiriöstä Gosoftin alihankkijan toiminnassa. Osapuoli, jota tapahtuma koskee, ilmoittaa siitä toiselle osapuolelle viipymättä.

16.3 Gosoft voi käyttää alihankkijoita Palvelun tuottamisessa ja vastaa niiden työstä kuin omastaan; henkilötietojen alikäsittelijöihin sovelletaan tietojenkäsittelysopimusta. Gosoft voi siirtää sopimuksen yhtiölle, joka ottaa hoitaakseen Palvelun tai Gosoftin liiketoiminnan. Se ilmoittaa siitä asiakkaalle etukäteen, ja asiakas, joka ei hyväksy siirtoa, voi irtisanoa sopimuksen päättymään siirron voimaantulopäivänä ja saa takaisin siirron jälkeiseltä ajalta maksetut maksut. Asiakas voi siirtää sopimuksen ainoastaan Gosoftin kirjallisella suostumuksella.

16.4 Gosoft lähettää näiden ehtojen mukaiset ilmoitukset sähköpostilla asiakkaan organisaation ylläpitäjille ja voi näyttää ne myös portaalissa. Asiakas lähettää ilmoitukset Gosoftille sähköpostilla osoitteeseen support@gosoft.fi ja henkilötietoja koskevat ilmoitukset osoitteeseen privacy@gosoft.fi.

16.5 Jos jokin näiden ehtojen määräys todetaan pätemättömäksi, muut määräykset pysyvät voimassa.

16.6 Kohtia 5.4, 6, 8, 9, 10.4, 10.8, 10.9 ja 16.1 sekä liitettä 1 sovelletaan sopimuksen päättymisen jälkeenkin siltä osin kuin ne ovat merkityksellisiä.

17. Yhteystiedot

Gosoft Oy Y-tunnus: 3454099-6 Punavuorenkatu 7 B 38, 00120 Helsinki Puhelin: +358 50 385 4095 Sähköposti: info@gosoft.fi

• Tuki: support@gosoft.fi
• Tietosuoja: privacy@gosoft.fi
• Ilmoitukset lainvastaisesta sisällöstä: abuse@gosoft.fi

Liite 1. Ilmaisen paketin tietojenkäsittelyehdot

Näitä ehtoja sovelletaan kohdan 4.2 mukaisesti vastauksiin, joita vastaajat lähettävät asiakkaan ilmaisen paketin Q-lomakkeen kautta.

1. Roolit. Näiden vastausten osalta asiakas on rekisterinpitäjä, ja Gosoft käsittelee vastauksia asiakkaan lukuun sen käsittelijänä.

2. Käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus. Gosoft julkaisee Q-lomakkeen sivun, vastaanottaa kunkin vastauksen, mukaan lukien vastaajan lataamat tiedostot, ja lähettää sen sähköpostilla lomakkeeseen asetettuun osoitteeseen (asiakkaan organisaation jäsenen vahvistettu osoite tai vastaanottajaosoite, jonka omistaja on vahvistanut). Gosoft laskee vastaukset kuukausirajan soveltamiseksi ja kirjaa asiakkaalle kohdassa 5 kuvatun analytiikan.

3. Kesto. Niin kauan kuin Q-lomake on julkaistuna; kunkin vastauksen osalta vain niin kauan kuin sen lähettäminen kestää, lukuun ottamatta kohdan 5 mukaista palautusilmoitusta, joka säilyy palautuneen postin postilaatikossa, kunnes Gosoft poistaa sen, viimeistään 30 päivän kuluttua sen saapumisesta.

4. Tiedot ja rekisteröidyt. Mitä tahansa asiakkaan lomake kysyy, mahdolliset ladatut tiedostot sekä kohdassa 5 kuvatut tunnisteet ja tietueet. Rekisteröityjä ovat henkilöt, jotka avaavat lomakkeen tai vastaavat siihen.

5. Tallentaminen. Gosoft ei tallenna vastauksia eikä ladattuja tiedostoja tietokantaansa eikä tiedostotallennukseensa. Kustakin vastauksesta se kirjaa vain nämä neljä tietoa:

   • (a) työtilan ja ajankohdan ilman sisältöä, jotta vastaukset voidaan laskea kuukausirajaa vasten;
   • (b) asiakkaan analytiikkaan tietueen vastauksesta laitetyyppeineen (mobiili, tabletti tai tietokone); tietue liitetään vastaajan satunnaiseen kävijätunnisteeseen tai, jos asiakas edellyttää analytiikalle suostumusta, päiväkohtaiseen tunnisteeseen, joka lasketaan työtilasta, IP-osoitteesta ja selaimen tunnistetiedoista (user-agent) joka päivä vaihtuvalla avaimella;
   • (c) vastaajan satunnaisen kävijätunnisteen ja tiivisteen vastaajan selaimeen tallennetusta salaisuudesta; Palvelu tarkistaa sen avulla, että myöhempi pyyntö saada kävijän tiedot tai poistaa ne tulee kyseisestä selaimesta. Q-lomakkeen sivulla ei itsessään voi tehdä tällaisia pyyntöjä; vastaaja voi esittää ne asiakkaalle tai Gosoftille osoitteeseen privacy@gosoft.fi;
   • (d) toimitustietueen, jossa on lomake, ajankohta ja niiden postilaatikoiden määrä, joihin vastaus lähetettiin, ilman sisältöä.

   Vastaajan selain säilyttää tunnisteen ja salaisuuden paikallisessa tallennustilassaan. Q-lomakkeen sivun katselut kirjataan asiakkaan analytiikkaan samalla suostumussäännöllä kuin verkkosivuston widgeteissä.

   Sähköposti kulkee Gosoftin oman, samalla palvelimella toimivan postipalvelimen kautta. Viesti, jota vastaanottava palvelin ei hyväksy heti, odottaa postipalvelimen jonossa ja poistetaan, kun se on toimitettu tai lopullisesti hylätty. Postipalvelimen lokiin kirjataan osoitteet ja toimitusaika, ei viestin sisältöä; lokilla ei ole kiinteää säilytysaikaa, ja se poistuu, kun palvelimen järjestelmäloki kiertää. Viesti, jota ei voida toimittaa, palautuu palautusilmoituksena Gosoftin palautuneen postin postilaatikkoon, jonka tarjoaa Google (kohta 8); tällainen ilmoitus voi sisältää osan vastauksesta.

6. Ohjeet. Asiakkaan määrittämä lomake ja nämä ehdot ovat asiakkaan dokumentoidut ohjeet, myös tietojen siirroista. Asiakas antaa Gosoftille myös ohjeen muodostaa koostettuja tilastoja, joista ei voi tunnistaa asiakasta eikä ketään henkilöä, Palvelun ylläpitämiseen, suojaamiseen ja kehittämiseen (kohta 5.5). Gosoft käsittelee vastauksia ainoastaan näiden ohjeiden mukaisesti, jollei unionin tai Suomen laki muuta edellytä; tällöin se ilmoittaa asiakkaalle ennen käsittelyä, ellei laki sitä kiellä.

7. Luottamuksellisuus ja tietoturva. Gosoftin henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus. Web-yhteydet salataan TLS:llä. Vastauksen sisältävä sähköposti salataan siirron aikana TLS:llä vain, jos vastaanottava postipalvelin tukee sitä, eikä palvelimen varmennetta tarkisteta. Pääsy Palveluun on rajattu käyttäjätileihin organisaatio- ja työtilakohtaisesti, ja se tarkistetaan jokaisen pyynnön yhteydessä. Gosoft soveltaa vastauksiin ja kohdan 5 tietueisiin tietojenkäsittelysopimuksen kohdan 6.3 tietoturvatoimenpiteitä siltä osin kuin ne ovat merkityksellisiä.

8. Alikäsittelijät. Hetzner Online GmbH, palvelimet Helsingissä ja varmuuskopiot Falkensteinissa Saksassa; sekä Google, joka tarjoaa Gosoftin sähköpostipalvelun (Google Workspace), palautuneen postin postilaatikkoa varten (kohta 5). Google voi käsitellä tätä postia ETA-alueen ulkopuolella tietojenkäsittelyehtojensa siirtoja koskevien suojatoimien nojalla. Ilmaisessa paketissa ei käytetä tekoälypalvelun tarjoajaa. Asiakas antaa Gosoftille yleisen luvan käyttää alikäsittelijöitä; Gosoft ilmoittaa asiakkaalle alikäsittelijän suunnitellusta lisäämisestä tai vaihtamisesta etukäteen, ja asiakas voi vastustaa muutosta ja irtisanoa sopimuksen tietojenkäsittelysopimuksen kohdassa 7 kuvatulla tavalla. Gosoft asettaa kullekin alikäsittelijälle sopimuksella tietosuojavelvoitteet, jotka antavat vähintään saman suojan tason kuin nämä ehdot, ja vastaa asiakkaalle alikäsittelijöistään.

9. Avustaminen, tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen ja tarkastukset. Gosoft ilmoittaa asiakkaalle vastauksiin kohdistuvasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, myös alikäsittelijän luona tapahtuneesta, ilman aiheetonta viivytystä ja nimeää Gosoftin yhteyspisteen, josta saa lisätietoja (privacy@gosoft.fi); avustaa asiakasta rekisteröityjen pyyntöihin vastaamisessa ja tietosuoja-asetuksen 32-36 artiklan mukaisten velvollisuuksien täyttämisessä siinä määrin kuin se kohtuudella voi, kun otetaan huomioon, että se säilyttää vain vähän tietoja; ilmoittaa asiakkaalle välittömästi, jos ohje on Gosoftin käsityksen mukaan tietosuojalainsäädännön vastainen; ja antaa saataville tiedot, jotka tarvitaan tietosuoja-asetuksen 28 artiklan noudattamisen osoittamiseksi. Tarkastuksiin sovelletaan tietojenkäsittelysopimuksen kohtaa 9.

10. Poistaminen. Kun vastaus on lähetetty, jäljelle jäävät vain kohdan 5 tietueet. Laskuri poistetaan 62 päivän kuluttua; analytiikkatietue asiakkaan analytiikan säilytysajan jälkeen (365 päivää, ellei sitä muuteta); kävijätietue, kun se on vanhempi kuin työtilan säilytysaika (90 päivää, ellei sitä muuteta) eikä kävijästä ole jäljellä muita tietoja; toimitustietue, kun työtila poistetaan. Kun asiakas poistaa Q-lomakkeen tai tilinsä, tietueet poistetaan samojen sääntöjen ja näiden ehtojen kohdan 10.4 mukaisesti. Asiakas voi pyytää nämä tietueet vietäviksi näiden ehtojen kohdan 10.8 mukaisesti ennen niiden poistamista.

11. Tiedot vastaajille. Asiakas informoi vastaajia käsittelystä (kohta 13.1). Gosoftin henkilötietojen käsittelijän tietosuojaselosteessa kuvataan Gosoftin rooli.