Henkilötietojen käsittelijän tietosuojaseloste

1. Johdanto

Gosoft Oy (jäljempänä "me" tai "Gosoft") tarjoaa Gosoft Connectin: painikepohjaisen chatin, tekoälyavustajan, livechatin, lomakkeet ja ponnahdusikkunat sekä konversioanalytiikan, jotka asiakkaamme ("Asiakas") upottavat omille verkkosivustoilleen ja tarjoavat kävijöilleen ("sinä"). Asiakkaat voivat myös julkaista gosoft.fi-sivustolla isännöityjä lomakkeita (Q-lomakkeita). Kun käytät näitä työkaluja Asiakkaan verkkosivustolla tai vastaat Asiakkaan Q-lomakkeeseen, Gosoft toimii henkilötietojen käsittelijänä ja Asiakas on rekisterinpitäjä, joka päättää, miksi tietojasi kerätään. Tämä seloste kuvaa, mitä käsittelemme Asiakkaan puolesta. Asiakkaan oma tietosuojaseloste, johon on yleensä linkki sen verkkosivustolla, kertoo, kuka Asiakas on, miksi tietojasi käsitellään ja millä oikeusperusteella.

Niiden tietojen osalta, jotka Gosoft kerää rekisterinpitäjänä, esimerkiksi omalla sivustollamme gosoft.fi käyvien kävijöiden tai asiakassuhteidemme tiedot, katso erillinen rekisterinpitäjän tietosuojaseloste. Gosoft on itse myös niiden sormenjälkien rekisterinpitäjä, joita se säilyttää tekoälychatin vastauksista tekoälysäädöksen (EU) 2024/1689 50 artiklan 2 kohdan nojalla, myös Asiakkaan verkkosivustolla annetuista vastauksista, jotta kuka tahansa voi tarkistaa, onko teksti tekoälyn tuottama: katso kyseisen selosteen kohta 3.

2. Evästeet ja selaimen tallennustila

Gosoft Connect ei aseta evästeitä. Sen sijaan se säilyttää joitakin tietoja selaimesi paikallisessa tallennustilassa (local storage) ja istuntokohtaisessa tallennustilassa (session storage) (kohta 3). Tietojen tallentamista laitteellesi koskevat säännöt (Suomessa sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 205 §) koskevat tätä tallennusta samalla tavalla kuin evästeitä.

Osa tallennuksesta tarvitaan käyttämääsi chatia tai lomaketta varten. Osa ei ole välttämätöntä: kävijätunniste silloin, kun sitä käytetään analytiikkaan, sekä merkinnät, jotka estävät ponnahdusikkunan tai viestin näyttämisen uudelleen. Se, pyytääkö Asiakkaan sivusto suostumustasi ja mihin, on Asiakkaan päätös rekisterinpitäjänä. Gosoft Connectissa on tätä varten asetus, joka on uusissa työtiloissa oletuksena päällä: kun se on päällä, analytiikkaa varten ei tallenneta selaimeesi mitään ennen kuin hyväksyt analytiikan Asiakkaan suostumusbannerissa, ja siihen asti käynnit lasketaan päivittäisen tunnisteen avulla (kohta 4). Kun asetus on pois päältä, kävijätunniste tallennetaan selaimeesi sivun latautuessa.

3. Selaimessasi säilytettävät tiedot

Widget tallentaa selaimeesi seuraavat tiedot kunkin Asiakkaan sivuston osalta erikseen (saman selaimen tietoja kahdella eri Asiakkaan sivustolla ei yhdistetä toisiinsa):

• Kävijätietue paikallisessa tallennustilassa: satunnainen kävijätunniste (ei nimesi), suojaustunnus ja salaisuus, jolla omat tietopyyntösi todennetaan (kohta 7). Se kirjoitetaan, kun lähetät ensimmäisen chat-viestin, pyydät ihmistä tai lähetät lomakkeen; kun hyväksyt analytiikan; tai, jos Asiakas ei odota suostumusta, sivun latautuessa.
• Käynnissä oleva keskustelusi paikallisessa tallennustilassa: avoimen chatin viestit ja kaikki, mitä olet kirjoittanut chatin lomakkeisiin, jotta keskustelu säilyy sivun uudelleenlatauksen yli. Se kirjoitetaan, kun avaat chatin, tai sivulle upotetun chatin osalta, kun sivu latautuu.
• Pieniä merkintöjä paikallisessa tai istuntokohtaisessa tallennustilassa: että suljit viestin tai avasit chatin, tai että kerran näytettäväksi asetettu ponnahdusikkuna, liukuviesti tai chat-viesti on jo näytetty. "Näytetty"-merkintä kirjoitetaan, kun kohde näytetään, vaikka et tekisi mitään. Merkinnöissä ei ole tunnistetta.
• Tieto analytiikkasuostumuksestasi paikallisessa tallennustilassa, vain jos Asiakas pyytää suostumusta; se kirjoitetaan, kun hyväksyt.
• Istuntokohtaisessa tallennustilassa ensimmäinen sivu, jolla widget latautui kyseisessä selaimen välilehdessä, jotta Asiakas näkee, mistä yhteydenotto tuli. Jos Asiakas pyytää suostumusta, se kirjoitetaan vasta, kun olet hyväksynyt analytiikan.
• Istuntokohtaisessa tallennustilassa esikatseluavain (__gc_<wid>_preview) vain siinä selaimen välilehdessä, jossa Asiakkaan portaaliin kirjautunut käyttäjä on aloittanut Asiakkaan julkaisemattomien widgetien esikatselun. Se kirjoitetaan esikatselun alkaessa ja häviää, kun välilehti suljetaan; esikatselu itse päättyy viimeistään 2 tunnin kuluttua. Tavalliset kävijät eivät koskaan saa sitä.

Kävijätietue ja keskustelu vanhenevat 30 minuutin kuluttua (oletus; Asiakas voi asettaa ajaksi 1 minuutista 24 tuntiin) siitä, kun poistuit sivustolta, ja ne poistetaan seuraavalla käynnilläsi tai heti, kun valitset chatissa "Poista kaikki tietoni". Niin kauan kuin pidät sivuston välilehden auki, aika ei kulu. Merkinnät poistetaan vanhentuneen kävijätietueen mukana tai kun poistat tietosi; jos kävijätietuetta ei koskaan luoda, ne säilyvät, kunnes tyhjennät selaimesi tallennustilan. Suostumustieto säilyy, kunnes peruutat suostumuksen, poistat tietosi tai tyhjennät selaimesi tallennustilan. Istuntokohtainen tallennustila tyhjenee, kun suljet välilehden. Voit tyhjentää kaiken milloin tahansa selaimesi asetuksista.

Widget myös lukee, mutta ei koskaan kirjoita, Asiakkaan oman suostumustyökalun (esimerkiksi Cookiebot, OneTrust, Complianz tai Google Consent Mode) tallentaman valinnan noudattaakseen sitä, sekä, jos Asiakas on niin määrittänyt, Asiakkaan oman sivuston säilyttämän kieliasetuksen.

4. Palvelimillemme tallentamamme tiedot

Asiakkaan puolesta saatamme tallentaa:

• Keskustelut ja viestit: tekstin, jota vaihdat chatin, tekoälyavustajan tai livechatissa Asiakkaan henkilöstön kanssa. Tämä on vapaata tekstiä ja voi sisältää mitä tahansa kirjoittamaasi, myös yhteystietoja tai muita henkilötietoja.
• Lomakevastaukset: lomakkeisiin syöttämäsi tiedot, myös lataamasi tiedostot (säilytetään palvelimillamme erillään tietokannasta), sivu ja viittaava sivusto, joilta lähetit ne, ensimmäinen sivu, jolla widget latautui kyseisessä välilehdessä (kohta 3), chatissa ennen lomaketta valitsemasi vastaukset sekä selaimesi tunnistemerkkijono. Vastaukset voidaan myös lähettää tiedostoineen sähköpostilla osoitteisiin, jotka Asiakas on vahvistanut; sähköposti salataan siirron aikana vain, jos vastaanottava postipalvelin tukee sitä. Ilmaisessa paketissa Q-lomakkeen vastaukset lähetetään sähköpostilla, eikä niitä säilytetä tietokannassamme (palveluehtojen liite 1).
• Yhteydenotot: yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelin, viesti), jotka annat tekoälychatissa, jotta Asiakas voi ottaa sinuun yhteyttä.
• Varaukset: jos lomakkeella varataan aika Asiakkaan kalenteriin, ajankohta ja otsikko, jossa on nimesi tai sähköpostiosoitteesi ja joka voidaan kirjoittaa myös Asiakkaan omaan kalenteriin.
• Tekoälyn kirjoittamat yhteenvedot: pitkän keskustelun juokseva yhteenveto; yhteenveto keskustelusta, kun lähetät chatissa lomakkeen tai yhteystietosi (päällä, ellei Asiakas kytke sitä pois); sekä vain, jos Asiakas ottaa ne käyttöön, keskustelun luokittelu ja raportit, jotka tiivistävät monia keskusteluja (tietopankin puuteraportti ja keskustelukooste) ja voivat lainata tai mukailla kävijöiden kysymyksiä.
• Kävijäprofiili: vain jos se on otettu käyttöön (se on pois päältä); ks. kohta 8.
• Analytiikkatapahtumat: sivunäytöt, klikkaukset, sivulla vietetty aika ja konversiot sekä sivun osoite (ilman kyselyosaa, kampanjatunnisteita lukuun ottamatta), viittaava sivusto, kieli, laitetyyppi ja klikkauksen osalta klikattu painike tai vaihtoehto. Ne on liitetty joko selaimessasi olevaan kävijätunnisteeseen tai, jos Asiakas pyytää suostumusta etkä ole antanut sitä, päivittäiseen tunnisteeseen, jonka palvelimemme muodostaa sivustosta, IP-osoitteestasi ja selaimesi tunnistemerkkijonosta (user-agent) avaimella, joka vaihdetaan ja poistetaan joka päivä. Päivittäinen tunniste yhdistää saman päivän käyntisi, ei eri päivien käyntejä. Molemmat ovat pseudonymisoituja, eivät anonyymejä.
• Tekoälyn käyttötietueet: kunkin tekoälyvastauksen malli, tokenmäärät ja kustannus. Niissä ei ole lainkaan viestien sisältöä (kohta 6).
• Tekniset virheraportit: jos widgetin lataus epäonnistuu, verkkosivuston palvelinnimi ja selaimesi tunnistemerkkijono ilman tunnistetta; säilytetään 90 päivää.

Emme tallenna IP-osoitettasi keskustelujesi, lomakevastaustesi tai analytiikkatietojesi yhteyteen. Sitä käytetään muistissa väärinkäytösten rajoittamiseen ja, suostumusta odottavilla sivustoilla, edellä kuvatun päivittäisen tunnisteen muodostamiseen. Itse osoitetta ei koskaan kirjata analytiikka- tai keskustelutietueisiimme. Epäonnistunut pyyntö voi jättää sen verkkopalvelimen virhelokiin, jota säilytetään 14 päivää.

5. Tekoälykäsittely ja alikäsittelijät

Kun käytät tekoälychatia, viestisi, viimeaikainen keskustelu ja Asiakkaan oman tietopankin asiaankuuluva sisältö lähetetään alikäsittelijällemme OpenAI Ireland Ltd:lle vastauksen ja pitkässä keskustelussa juoksevan yhteenvedon kirjoittamiseksi. OpenAI:n moderointipalvelu tarkistaa myös viestisi ja avustajan vastaukset haitallisen sisällön varalta, ellei moderointia ole kytketty pois Asiakkaan sivustolta. Kun seuraavat toiminnot ovat käytössä, OpenAI saa myös niiden tarvitseman keskustelusisällön: yhteenvedon, joka tehdään, kun lähetät chatissa lomakkeen tai yhteystietosi, sekä vain, jos Asiakas ottaa ne käyttöön, keskustelujen luokittelun ja siitä koostetun tietopankin puuteraportin, keskustelukoosteen, Asiakkaan automaatioiden tekoälyvaiheet (joissa voi olla lomakevastauksia) ja kävijäprofiilit (kohta 8). Gosoft valitsee käytettävän mallin. Chat merkitsee tekoälyavustajan tekoälyjärjestelmäksi.

OpenAI on sijoittautunut Irlantiin, mutta se voi siirtää tietoja konserniyhtiöilleen ja omille alikäsittelijöilleen Yhdysvaltoihin ja muihin ETA-alueen ulkopuolisiin maihin. OpenAI:n kanssa tekemämme tietojenkäsittelyliite edellyttää, että jokainen tällainen siirto perustuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin tai komission tietosuojan riittävyyspäätökseen. OpenAI:n rajapintaehtojen mukaan tietoja ei käytetä OpenAI:n mallien kouluttamiseen, ja OpenAI voi säilyttää niitä enintään 30 päivää väärinkäytösten havaitsemiseksi.

Asiakkaan tietopankin haku ja järjestäminen tapahtuu omilla palvelimillamme; tähän vaiheeseen ei osallistu kolmansia osapuolia. Emme lisää kolmansien osapuolten mainonta- tai analytiikkaseuraimia (ei mainospikseleitä eikä istuntotallenteita). Asiakkaan valitsema fontti voidaan ladata fonttipalvelun palvelimelta, joka näkee silloin IP-osoitteesi. Ensisijainen tietovarastomme on EU/ETA-alueella: palvelininfrastruktuurin tarjoajamme konesalit ovat Suomessa ja Saksassa. Alikäsittelijöidemme ajantasainen luettelo on tietojenkäsittelysopimuksessamme ja tietoturvasivullamme. Sähköpostimme toimii Googlen Google Workspace -palvelussa: osoitteeseen privacy@gosoft.fi lähettämäsi viesti sekä ilmoitus siitä, että palvelun lähettämää sähköpostia, kuten lomakevastausta, ei voitu toimittaa, ja jossa voi olla osa kyseisestä viestistä, päätyvät Googlelle. Google voi siirtää niitä ETA-alueen ulkopuolelle, ja sen kanssa sovitut tietojenkäsittelyehdot edellyttävät samoin, että jokainen tällainen siirto perustuu vakiosopimuslausekkeisiin tai komission tietosuojan riittävyyspäätökseen, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (Data Privacy Framework) koskevaan päätökseen silloin, kun vastaanottaja on sertifioitu sen mukaisesti.

Asiakkaan liittämät palvelut. Jos Asiakas liittää Gosoft Connectin valitsemiinsa palveluihin, esimerkiksi Slackiin, Microsoft Teamsiin, HubSpotiin, Pipedriveen, webhookiin, CalDAV-kalenteriin tai omaan Google Analyticsiinsa, lähetämme niihin Asiakkaan valitsemat tiedot Asiakkaan ohjeen mukaisesti. Ne ovat Asiakkaan vastaanottajia, eivät alikäsittelijöitämme. Myös Asiakkaan henkilöstölle lähetettävissä sähköposti- ja push-ilmoituksissa voi olla osia siitä, mitä lähetit; push-ilmoitus kulkee henkilöstön jäsenen selaimen push-palvelun (Apple, Google, Microsoft tai Mozilla) kautta päästä päähän salattuna, joten palvelu ei voi lukea sitä.

6. Säilytysajat

Säilytysajat määrittää Asiakas (rekisterinpitäjä) kolmella asetuksella, joista kukin voi olla 1-365 päivää: yksi koskee keskusteluja, viestejä, kävijäprofiileja, lomakevastauksia ja ladattuja tiedostoja, toinen yhteydenottoja ja varauksen otsikossa olevaa nimeä tai sähköpostiosoitetta ja kolmas analytiikkatapahtumia. Oletuksena:

• Keskustelut, viestit ja kävijäprofiilit: 90 päivää viimeisestä toiminnastasi. Lomakevastaukset ja ladatut tiedostot: 90 päivää niiden lähettämisestä.
• Yhteydenotot: 365 päivää. Varauksen otsikossa oleva nimi tai sähköpostiosoite poistetaan 365 päivän kuluttua varatusta ajasta saman asetuksen mukaan.
• Analytiikkatapahtumat: 365 päivää.
• Testimerkinnät: yhteydenotot ja keskustelut, jotka syntyvät, kun Asiakkaan portaalin käyttäjä esikatselee julkaisemattomia widgetejä Asiakkaan sivustolla, merkitään testeiksi ja poistetaan 14 päivän kuluttua yllä olevista asetuksista riippumatta. Ne eivät koskaan päädy Asiakkaan ilmoituksiin, automaatioihin tai raportteihin.

Näiden ajanjaksojen jälkeen tiedot poistetaan automaattisesti kerran vuorokaudessa. Tekoälyn käyttötietueet (malli, tokenmäärät ja kustannus, ei viestien sisältöä) menettävät yhteytensä keskusteluusi, kun keskustelu poistetaan, ja ne säilytetään sen jälkeen kirjanpitoaineistona, joka ei enää koske sinua. Jos Asiakas käyttää niitä, tietopankin puuteraportti korvataan uudella aina, kun se laaditaan uudelleen, ja muuten sitä säilytetään keskustelukoosteiden tavoin, kunnes Asiakkaan työtila poistetaan; Asiakas voi myös milloin tahansa pyytää poistamaan raportin tai koosteen. Ilmoitus siitä, että palvelun lähettämää sähköpostia ei voitu toimittaa, poistetaan Googlella olevasta postilaatikostamme viimeistään 30 päivän kuluttua sen saapumisesta. Poistetut tiedot säilyvät salatuissa varmuuskopioissamme, kunnes varmuuskopiot kierrätetään pois, yleensä noin 30 päivän kuluttua.

7. Oikeutesi: pääsy tietoihin ja tietojen poistaminen

Voit käyttää keskeisiä oikeuksiasi suoraan chatin tietosuojavalikosta:

• Pääsy tietoihin (15 artikla): "Lataa tietoni" palauttaa ne tiedot, jotka on liitetty selaimesi nykyiseen kävijätunnisteeseen kyseisellä Asiakkaan sivustolla: keskustelusi ja viestisi, lomakevastaukset, yhteydenotot, varaukset, profiilin (jos sellainen on) sekä 500 viimeisintä analytiikkatapahtumaa (vanhemmat pyynnöstä Asiakkaan kautta).
• Poistaminen (17 artikla): "Poista kaikki tietoni" poistaa kyseiseltä Asiakkaan sivustolta tunnisteeseen liitetyt keskustelut ja viestit, lomakevastaukset ja ladatut tiedostot, yhteydenotot, kävijäprofiilin, analytiikan ja varausten nimitiedot sekä tyhjentää sen, mitä widget säilyttää selaimessasi, suostumustieto mukaan lukien.

Molemmat pyynnöt todennetaan selaimessasi säilytettävällä salaisuudella, joten toinen kävijä ei voi tehdä niitä nimissäsi. Salaisuus ei ole suojassa Asiakkaan omalla verkkosivustolla suoritettavilta skripteiltä (kohta 9). Tietosuojavalikko on chatissa; pelkässä lomakkeessa sitä ei ole.

Mihin chatin tietosuojavalikko ei ulotu: aiemman käynnin tietoihin, jotka on tallennettu tunnisteella, joka vanheni poissaolosi aikana (oletuksena 30 minuuttia) tai jonka poistit tyhjentämällä selaimesi tallennustilan; kopioihin, jotka on jo lähetetty Asiakkaalle, esimerkiksi ilmoitussähköposteihin tai Asiakkaan omiin järjestelmiin; raportteihin, jotka on jo laadittu useista keskusteluista (kohta 4); eikä kopioihin, joita OpenAI säilyttää väärinkäytösten havaitsemiseksi. Ota näissä tapauksissa yhteyttä Asiakkaaseen eli yritykseen, joka ylläpitää verkkosivustoa, jolla käytit chatia. Asiakas on rekisterinpitäjä ja päättää pyynnöstäsi; Gosoft toimii käsittelijänä Asiakkaan ohjeiden mukaisesti. Voit myös kirjoittaa osoitteeseen privacy@gosoft.fi, jolloin välitämme pyyntösi Asiakkaalle. Tiedot, jotka ovat meille vain pseudonymisoituja, kuten tunnisteeseen sidottu analytiikka, voidaan usein löytää vain kyseisen tunnisteen avulla; ilman sitä emme välttämättä pysty tunnistamaan, mitkä tiedot ovat sinun.

Sinulla on myös oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen sekä, kun tietosuoja-asetuksen edellytykset täyttyvät, oikeus vastustaa käsittelyä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Osoita nämä pyynnöt Asiakkaalle (rekisterinpitäjälle); kun otat yhteyttä Gosoftiin (privacy@gosoft.fi), välitämme pyyntösi Asiakkaalle ja toimimme sen ohjeiden mukaisesti.

8. Automaattinen kävijäprofilointi (valinnainen, pois päältä)

Gosoft Connectissa on toiminto, joka rakentaa chat-keskustelusta kävijästä automaattisen profiilin. Se käyttää OpenAI:n mallia päätelläkseen tietoja, kuten nimen, yhteystiedot, yrityksen, roolin, kiinnostuksen kohteet, kielen ja todennäköisen tarkoituksen, ja kirjoittaa lyhyen yhteenvedon Asiakkaan myynti- tai tukitiimille. Tämä on profilointia. Toiminto on pois päältä kaikilla sivustoilla, eivätkä Asiakkaat voi ottaa sitä käyttöön portaalissa. Jos se joskus otetaan käyttöön jollakin sivustolla, se tehdään Asiakkaan ohjeesta: Asiakas päättää, käytetäänkö sitä ja mihin, ja vastaa siitä rekisterinpitäjänä, myös sen arvioimisesta, sovelletaanko tietosuoja-asetuksen 22 ja 35 artiklaa. Profiilia säilytetään samat oletusarvoiset 90 päivää kuin keskusteluja, ja se poistetaan toiminnolla "Poista kaikki tietoni".

9. Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja teknisin ja organisatorisin toimenpitein; tietoturvasivumme kuvaa ne. Huomaa, että selaimesi paikallisessa tallennustilassa säilytettävät tiedot ovat luettavissa millä tahansa Asiakkaan omalla verkkosivustolla suoritettavalla skriptillä (kyseessä ei ole suojattu tallennustila); kävijäkohtainen poistamissalaisuus tallennetaan palvelimillemme ainoastaan yksisuuntaisena tiivisteenä, ei koskaan selkokielisenä.

10. Valvontaviranomainen

Sinulla on oikeus tehdä valitus sen EU-maan tietosuojaviranomaiselle, jossa asut tai työskentelet tai jossa katsot oikeuksiasi loukatun. Suomessa se on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi). Toimimme tarvittaessa yhteistyössä tietosuojaviranomaisten kanssa.

11. Muutokset tähän selosteeseen

Saatamme päivittää tätä selostetta esimerkiksi laki- tai tuotemuutosten yhteydessä. Voimassa oleva versio ja sen viimeisimmän päivityksen päivämäärä julkaistaan aina täällä.

12. Yhteystiedot

Gosoft Oy, Punavuorenkatu 7 B 38, 00120 Helsinki - privacy@gosoft.fi