Personuppgiftsbiträdes integritetspolicy

1. Inledning

Gosoft Oy ("vi", "Gosoft") tillhandahåller Gosoft Connect: en knappbaserad chatt, en AI-assistent, livechatt, formulär och popupar samt konverteringsanalys som våra kunder ("Kunden") bäddar in på sina egna webbplatser och erbjuder till sina besökare ("du"). Kunderna kan också publicera formulär som Gosoft driftar på gosoft.fi (Q-formulär). När du använder dessa verktyg på en Kunds webbplats eller svarar på en Kunds Q-formulär agerar Gosoft som personuppgiftsbiträde och Kunden är personuppgiftsansvarig och bestämmer varför dina uppgifter samlas in. Denna policy beskriver vad vi behandlar på Kundens vägnar. Kundens egen integritetspolicy, som oftast finns länkad på dess webbplats, berättar vem Kunden är, varför dina uppgifter behandlas och på vilken rättslig grund.

För uppgifter som Gosoft samlar in som personuppgiftsansvarig, till exempel om besökare på vår egen webbplats gosoft.fi eller om våra kundrelationer, se vår separata Personuppgiftsansvarigs integritetspolicy. Gosoft är också själv personuppgiftsansvarig för de fingeravtryck av AI-chattens svar som Gosoft sparar enligt artikel 50.2 i AI-förordningen (EU) 2024/1689, även av svar som har getts på en Kunds webbplats, så att vem som helst kan kontrollera om en text är AI-genererad: se avsnitt 3 i den policyn.

2. Cookies och lagring i webbläsaren

Gosoft Connect sätter inga cookies. I stället sparar den vissa uppgifter i din webbläsares lokala lagring (local storage) och sessionslagring (session storage) (avsnitt 3). Reglerna om att lagra uppgifter på din enhet (i Finland 205 § i lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation) gäller för den lagringen på samma sätt som för cookies.

En del av lagringen behövs för en chatt eller ett formulär som du använder. En del behövs inte för det: besöksidentifieraren när den används för analys, och markeringar som hindrar att en popup eller ett meddelande visas igen. Om Kundens webbplats ber om ditt samtycke, och till vad, är Kundens beslut som personuppgiftsansvarig. Gosoft Connect har en inställning för detta, som är påslagen som standard i nya arbetsytor: när den är på sparas ingenting i din webbläsare för analys förrän du godkänner analys i Kundens samtyckesbanner, och fram till dess räknas besöken under en daglig identifierare (avsnitt 4). När den är av sparas en besöksidentifierare i din webbläsare när sidan laddas.

3. Uppgifter som lagras i din webbläsare

Widgeten lagrar följande i din webbläsare, separat för varje Kundwebbplats (uppgifterna från samma webbläsare på två olika Kundwebbplatser kopplas inte samman):

• En besökarpost i lokal lagring: en slumpmässig besöksidentifierare (inte ditt namn), en säkerhetstoken och en hemlighet som används för att autentisera dina egna begäranden om dina uppgifter (avsnitt 7). Den skrivs när du skickar ditt första chattmeddelande, ber om en människa eller skickar ett formulär; när du godkänner analys; eller, om Kunden inte väntar på samtycke, när sidan laddas.
• Din aktuella konversation i lokal lagring: meddelandena i din öppna chatt och det du skrivit i formulär i chatten, så att konversationen finns kvar när sidan laddas om. Den skrivs när du öppnar chatten eller, för en chatt som är inbyggd i sidan, när sidan laddas.
• Små markeringar i lokal lagring eller sessionslagring: att du stängde ett meddelande eller öppnade chatten, eller att en popup, en inglidande ruta eller ett chattmeddelande som ska visas en gång redan har visats. En markering om att något visats skrivs när det visas, även om du inte gör något. Markeringarna innehåller ingen identifierare.
• En uppgift om ditt samtycke till analys i lokal lagring, endast om Kunden ber om samtycke; den skrivs när du godkänner.
• I sessionslagringen den första sidan i den webbläsarfliken där widgeten laddades, så att Kunden kan se varifrån en kontaktförfrågan kom. Om Kunden ber om samtycke skrivs den först efter att du har godkänt analys.
• I sessionslagringen en förhandsvisningsnyckel (__gc_<wid>_preview), bara i en webbläsarflik där en inloggad användare i Kundens portal har startat en förhandsvisning av Kundens opublicerade widgetar. Den skrivs när förhandsvisningen startar och försvinner när fliken stängs; själva förhandsvisningen upphör senast efter 2 timmar. Vanliga besökare får den aldrig.

Besökarposten och konversationen räknas som utgångna 30 minuter (som standard; Kunden kan välja från 1 minut till 24 timmar) efter att du lämnat webbplatsen, och de raderas nästa gång du besöker den, eller genast när du väljer "Radera alla mina uppgifter" i chatten. Så länge du håller en flik med webbplatsen öppen löper tiden inte. Markeringarna raderas tillsammans med en utgången besökarpost, eller när du raderar dina uppgifter; om ingen besökarpost någonsin skapas finns de kvar tills du rensar webbläsarens lagrade data. Uppgiften om samtycke finns kvar tills du återkallar samtycket, raderar dina uppgifter eller rensar webbläsarens lagrade data. Sessionslagringen töms när du stänger fliken. Du kan när som helst rensa allt i webbläsarens inställningar.

Widgeten läser också, men skriver aldrig, det val som Kundens eget samtyckesverktyg har sparat (till exempel Cookiebot, OneTrust, Complianz eller Google Consent Mode), för att följa det, och, om Kunden har ställt in det så, en språkinställning som Kundens egen webbplats sparar.

4. Uppgifter vi lagrar på våra servrar

På Kundens vägnar kan vi lagra:

• Konversationer och meddelanden: den text du utbyter med chatten, AI-assistenten eller Kundens personal i livechatten. Detta är fritext och kan innehålla vad du än väljer att skriva, även kontaktuppgifter eller andra personuppgifter.
• Formulärsvar: det du fyller i i formulär, inklusive filer du laddar upp (lagras på våra servrar, separat från databasen), den sida och hänvisande webbplats som du skickade dem från, den första sidan där widgeten laddades i den fliken (avsnitt 3), de svar du valde i chatten före formuläret och webbläsarens identifieringssträng. Svaren kan också skickas per e-post, med eventuella filer, till adresser som Kunden har bekräftat; e-posten krypteras under överföringen endast om den mottagande e-postservern stöder det. I gratispaketet skickas svaren på ett Q-formulär per e-post och sparas inte i vår databas (användarvillkoren, bilaga 1).
• Leads: kontaktuppgifter (namn, e-post, telefon, meddelande) som du lämnar i AI-chatten så att Kunden kan följa upp.
• Bokningar: om ett formulär bokar en tid i Kundens kalender, tidpunkten och en rubrik med ditt namn eller din e-postadress, som också kan skrivas till Kundens egen kalender.
• AI-skrivna sammanfattningar: en löpande sammanfattning av en lång konversation; en sammanfattning av konversationen när du skickar ett formulär eller dina kontaktuppgifter i chatten (påslagen om inte Kunden stänger av den); och, endast om Kunden slår på dem, en klassificering av konversationen och rapporter som sammanfattar många konversationer (rapporten om luckor i kunskapsbasen och konversationssammanställningen), som kan citera eller återge vad besökare har frågat.
• En besökarprofil: endast om den har slagits på (den är avstängd); se avsnitt 8.
• Analyshändelser: sidvisningar, klick, tid på sidan och konverteringar, med sidans adress (utan frågedel, utom kampanjtaggar), den hänvisande webbplatsen, språket, enhetstypen och, för ett klick, vilken knapp eller vilket alternativ som klickades. De är kopplade antingen till besöksidentifieraren i din webbläsare eller, om Kunden ber om samtycke och du inte har gett det, till en daglig identifierare som vår server bildar av webbplatsen, din IP-adress och webbläsarens identifieringssträng (user-agent) med en nyckel som byts ut och raderas varje dag. Den dagliga identifieraren kopplar ihop dina besök samma dag, inte besök olika dagar. Båda slagen är pseudonymiserade, inte anonyma.
• Poster över AI-användning: för varje AI-svar modell, antal tokens och kostnad. De innehåller inget meddelandeinnehåll (avsnitt 6).
• Tekniska felrapporter: om widgeten inte kan laddas, webbplatsens värdnamn och webbläsarens identifieringssträng, utan identifierare; sparas i 90 dagar.

Vi lagrar inte din IP-adress med dina konversationer, formulärsvar eller analysuppgifter. Den används i minnet för att begränsa missbruk och, på webbplatser som väntar på ditt samtycke, för att bilda den dagliga identifieraren ovan. Själva adressen skrivs aldrig till våra analys- eller konversationsposter. En förfrågan som misslyckas kan lämna den i webbserverns fellogg, som sparas i 14 dagar.

5. AI-behandling och underbiträden

När du använder AI-chatten skickas ditt meddelande, den senaste konversationen och relevant innehåll från Kundens egen kunskapsbas till vårt underbiträde OpenAI Ireland Ltd för att skriva svaret och, i en lång konversation, en löpande sammanfattning. Dina meddelanden och assistentens svar granskas också av OpenAI:s modereringstjänst för att upptäcka skadligt eller otillåtet innehåll, om inte modereringen har stängts av för Kundens webbplats. När följande funktioner används får OpenAI också det konversationsinnehåll som de behöver: sammanfattningen som görs när du skickar ett formulär eller dina kontaktuppgifter i chatten, och, endast om Kunden slår på dem, klassificeringen av konversationer med rapporten om luckor i kunskapsbasen som byggs på den, konversationssammanställningen, AI-steg i Kundens automationer (som kan innehålla formulärsvar) och besökarprofiler (avsnitt 8). Gosoft väljer modellen. Chatten märker AI-assistenten som ett AI-system.

OpenAI är etablerat i Irland, men kan överföra uppgifterna till sina koncernbolag och sina egna underbiträden i USA och andra länder utanför EES. Det personuppgiftsbiträdesavtal vi har ingått med OpenAI kräver att varje sådan överföring grundar sig på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler eller på ett beslut av kommissionen om adekvat skyddsnivå. Enligt OpenAI:s API-villkor används uppgifterna inte för att träna OpenAI:s modeller, och OpenAI kan spara dem i upp till 30 dagar för att upptäcka missbruk.

Sökning och rangordning i Kundens kunskapsbas sker på våra egna servrar; ingen tredje part är inblandad i det steget. Vi lägger inte till några spårningsverktyg för annonsering eller analys från tredje part (inga annonspixlar, ingen session replay). Ett typsnitt som Kunden väljer kan laddas från typsnittsleverantörens server, som då ser din IP-adress. Vår primära datalagring finns inom EU/EES, hos vår driftleverantör i Finland och Tyskland. Den aktuella förteckningen över våra underbiträden finns i vårt personuppgiftsbiträdesavtal och på vår säkerhetssida. Vår e-post finns hos Googles tjänst Google Workspace: ett meddelande som du skickar till privacy@gosoft.fi, och en rapport om att e-post som tjänsten skickat, till exempel ett formulärsvar, inte kunde levereras, som kan innehålla en del av det meddelandet, når Google. Google kan överföra dem utanför EES, och dess villkor för personuppgiftsbehandling med oss kräver på samma sätt att varje sådan överföring grundar sig på standardavtalsklausulerna eller på ett beslut av kommissionen om adekvat skyddsnivå, till exempel beslutet om ramverket för dataskydd mellan EU och USA (Data Privacy Framework) när mottagaren är certifierad enligt det.

Tjänster som Kunden kopplar in. Om Kunden kopplar Gosoft Connect till tjänster som den själv väljer, till exempel Slack, Microsoft Teams, HubSpot, Pipedrive, en webhook, en CalDAV-kalender eller sin egen Google Analytics, skickar vi de uppgifter som Kunden har valt dit enligt Kundens instruktion. De är Kundens mottagare, inte våra underbiträden. Även e-postaviseringar och push-aviseringar till Kundens personal kan innehålla delar av det du skickade; en push-avisering går via personalens webbläsares push-tjänst (Apple, Google, Microsoft eller Mozilla), end-to-end-krypterad så att tjänsten inte kan läsa den.

6. Lagringstid

Lagringstiderna fastställs av Kunden (den personuppgiftsansvarige) med tre inställningar, var och en 1-365 dagar: en för konversationer, meddelanden, besökarprofiler, formulärsvar och uppladdade filer, en för leads och namnet eller e-postadressen i en boknings rubrik och en för analyshändelser. Som standard:

• Konversationer, meddelanden och besökarprofiler: 90 dagar från din senaste aktivitet. Formulärsvar och uppladdade filer: 90 dagar från när du skickade dem.
• Leads: 365 dagar. Namnet eller e-postadressen i en boknings rubrik tas bort 365 dagar efter den bokade tiden, enligt samma inställning.
• Analyshändelser: 365 dagar.
• Testposter: leads och konversationer som uppstår när en användare i Kundens portal förhandsvisar opublicerade widgetar på Kundens webbplats markeras som tester och raderas efter 14 dagar, oavsett inställningarna ovan. De når aldrig Kundens aviseringar, automatiseringar eller rapporter.

Efter dessa perioder raderas uppgifterna automatiskt, en gång per dygn. Poster över AI-användning (modell, antal tokens och kostnad, inget meddelandeinnehåll) förlorar sin koppling till din konversation när konversationen raderas, och sparas därefter som bokföringsunderlag som inte längre gäller dig. Om Kunden använder dem ersätts rapporten om luckor i kunskapsbasen varje gång den byggs om och sparas annars, liksom konversationssammanställningarna, tills Kundens arbetsyta raderas; Kunden kan också när som helst begära att en rapport eller sammanställning raderas. En rapport om att e-post som tjänsten skickat inte kunde levereras raderas från vår brevlåda hos Google senast 30 dagar efter att den kommit in. Raderade uppgifter finns kvar i våra krypterade säkerhetskopior tills de roteras bort, normalt cirka 30 dagar senare.

7. Dina rättigheter: tillgång och radering

Du kan utöva de viktigaste rättigheterna direkt i chattens integritetsmeny:

• Tillgång (artikel 15): "Ladda ner mina uppgifter" returnerar det som är kopplat till den besöksidentifierare som din webbläsare har nu på den Kundens webbplats: dina konversationer och meddelanden, formulärsvar, leads, bokningar, profil (om någon) och de senaste 500 analyshändelserna (äldre på begäran via Kunden).
• Radering (artikel 17): "Radera alla mina uppgifter" raderar, för den Kundens webbplats, de konversationer och meddelanden, formulärsvar och uppladdade filer, leads, den besökarprofil, den analys och det namn i bokningar som är kopplade till den identifieraren, och rensar det som widgeten sparar i din webbläsare, uppgiften om samtycke inräknad.

Båda begärandena autentiseras med en hemlighet som finns i din webbläsare, så att en annan besökare inte kan göra dem i ditt namn. Hemligheten är inte skyddad mot skript som körs på Kundens egen webbplats (avsnitt 9). Integritetsmenyn finns i chatten; ett formulär ensamt har ingen sådan meny.

Det som chattens integritetsmeny inte når: uppgifter från ett tidigare besök som sparats under en identifierare som gick ut medan du var borta (30 minuter som standard) eller som du tog bort genom att rensa webbläsarens lagrade data; kopior som redan skickats till Kunden, till exempel e-postaviseringar eller poster i Kundens egna system; rapporter som redan byggts av många konversationer (avsnitt 4); och de kopior som OpenAI sparar för att upptäcka missbruk. I de fallen, kontakta Kunden, det vill säga företaget som driver webbplatsen där du använde chatten. Kunden är personuppgiftsansvarig och beslutar om din begäran; Gosoft agerar som personuppgiftsbiträde enligt Kundens instruktioner. Du kan även skriva till privacy@gosoft.fi, så vidarebefordrar vi din begäran till Kunden. Uppgifter som för oss endast är pseudonymiserade, till exempel analys kopplad till en identifierare, kan ofta bara hittas med den identifieraren; utan den kan vi vara oförmögna att avgöra vilka uppgifter som är dina.

Du har även rätt till rättelse och begränsning av behandling och, när villkoren i GDPR är uppfyllda, rätt att invända mot behandling och till dataportabilitet. Rikta dessa begäranden till Kunden (den personuppgiftsansvarige); när du kontaktar Gosoft (privacy@gosoft.fi) vidarebefordrar vi din begäran till Kunden och agerar enligt Kundens instruktioner.

8. Automatiserad besökarprofilering (valfri, avstängd)

Gosoft Connect har en funktion som bygger en automatiserad profil av en besökare utifrån chattkonversationen. Den använder en modell från OpenAI för att härleda uppgifter såsom namn, kontaktuppgifter, företag, roll, intressen, språk och sannolik avsikt, och skriver en kort sammanfattning för Kundens sälj- eller supportteam. Detta är profilering. Funktionen är avstängd för alla webbplatser, och Kunderna kan inte slå på den i portalen. Om den någon gång slås på för en webbplats sker det på Kundens instruktion: Kunden beslutar om och varför den ska användas och ansvarar för den som personuppgiftsansvarig, även för att bedöma om artiklarna 22 och 35 i GDPR är tillämpliga. En profil sparas under samma standardperiod på 90 dagar som konversationer och raderas med "Radera alla mina uppgifter".

9. Informationssäkerhet

Vi skyddar personuppgifter med tekniska och organisatoriska åtgärder; vår säkerhetssida beskriver dem. Observera att uppgifter som sparas i din webbläsares lokala lagring kan läsas av vilket skript som helst som körs på Kundens egen webbplats (det är inte ett skyddat lager); den besöksspecifika raderingshemligheten lagras på våra servrar endast som en envägs-hash, aldrig i klartext.

10. Tillsynsmyndighet

Du har rätt att lämna in ett klagomål till dataskyddsmyndigheten i det EU-land där du bor eller arbetar eller där du anser att dina rättigheter har kränkts. I Finland är det Dataombudsmannens byrå (tietosuoja.fi). Vid behov samarbetar vi med dataskyddsmyndigheterna.

11. Ändringar i denna policy

Vi kan uppdatera denna policy, till exempel efter rättsliga eller produktrelaterade ändringar. Den aktuella versionen publiceras alltid här, tillsammans med datumet för den senaste uppdateringen.

12. Kontaktuppgifter

Gosoft Oy, Punavuorenkatu 7 B 38, 00120 Helsingfors, Finland - privacy@gosoft.fi