Personuppgiftsansvarigs integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

Gosoft Oy är personuppgiftsansvarig och ansvarar för de uppgifter du lämnar i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

Gosoft Oy (FO-nummer: 3454099-6) Punavuorenkatu 7 B 38, 00150 Helsingfors

2. Kontaktperson i registerärenden

privacy@gosoft.fi

3. Rättslig grund och syfte med behandlingen

• Att producera de tjänster Gosoft Oy erbjuder
• Kundkommunikation och åtgärder för att upprätthålla kundrelationen, såsom kundnöjdhetsmätningar och undersökningar, samt kommunikation med kunder och intressenter
• Att uppfylla lagstadgade krav, riskhantering och åtgärder för att förhindra missbruk
• Förvaltning, förbättring och kvalitetssäkring av tjänsterna
• Planering och genomförande av kundevenemang och andra liknande tillställningar i samarbete med våra partners
• Marknadsföring, inklusive direktmarknadsföring och riktade kampanjer till nuvarande och potentiella kunder, samt utveckling av marknadsföringsstrategier
• Strategisk affärsplanering, tjänsteutveckling samt informationsinsamling och analys

4. Behandlade personuppgifter

Personuppgifter avser all information som rör en identifierbar individ, enligt vad som närmare definieras i dataskyddslagstiftningen. Vi samlar endast in personuppgifter som är nödvändiga för de syften som beskrivs i detta dokument. Dessutom kan vi behandla annan information som användaren själv har lämnat.

I samband med användningen av våra tjänster samlar vi in följande personuppgifter om användarna:

• Användarens namn och kontaktuppgifter, såsom adress, telefonnummer och e-postadress
• Användarens FO-nummer och företagsnamn samt företagsrepresentantens eller företagarens födelsedatum
• Registreringsuppgifter, såsom användarnamn, lösenord och andra identifierande uppgifter
• Uppgifter som rör kundrelationen, såsom fakturerings- och betalningsuppgifter
• Information som rör kundkommunikation och marknadsföring
• Kundåterkoppling och kontaktuppgifter
• Profiluppgifter som användaren själv har lämnat
• Givna tillstånd och samtycken
• Svar på enkäter och undersökningar
• Uppgifter som samlas in av spårningsteknik, såsom IP-adress, identifieringsuppgifter i elektronisk kommunikation samt information om webbläsare och operativsystem

5. Regelmässiga informationskällor

I första hand inhämtas personuppgifter direkt från dem som använder våra tjänster, i samband med marknadsföringsåtgärder, genom användning av formulär eller interaktiva verktyg som Gosoft Oy tillhandahåller, samt när du kontaktar oss med förfrågningar. Det är även möjligt att inhämta personuppgifter via den organisation personen representerar, från organisationens webbplats eller andra öppna källor. När det är rättsligt tillåtet kan personuppgifter även inhämtas och uppdateras från register som administreras av tredje part, såsom handelsregistret, Suomen Asiakastieto, företagsdatabaser och kreditupplysningsföretagens register eller andra liknande offentliga eller privata register, samt från samarbetspartners.

6. Utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter kan lämnas till myndigheter när lagen kräver det. I nödsituationer eller andra exceptionella omständigheter kan personuppgifter vid behov delas med tredje part. Personuppgifter kan även lämnas till inkassoföretag, kreditupplysningsföretag och andra liknande organisationer i samband med fakturering och indrivning av fordringar.

Vid behandling av personuppgifter kan vi använda tjänster från olika tjänsteleverantörer och tredje parter, såsom IT-leverantörer, bokförings- och ekonomispecialister samt andra partners.

Vid behov tillhandahåller vi information om vilka parter som ansvarar för behandlingen av dina personuppgifter och om mottagare av uppgifterna.

7. Regelmässiga utlämningar och överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES, om det inte är nödvändigt för att utföra tjänsten eller på grund av ett lagstadgat undantag.

8. Principer för skydd av registret

Vid behandling av personuppgifter följer vi åtgärder som syftar till att skydda personuppgifternas säkerhet och integritet. Detta inkluderar skydd mot obehöriga åtgärder samt förhindrande av oavsiktlig förlust, förstöring eller skada av uppgifter. Vi har olika tekniska och administrativa skyddsåtgärder, såsom säkerhetsprogramvara, krypteringsmetoder och åtkomstbegränsningar, och vi utbildar vår personal i att följa dessa åtgärder.

Våra anställda och samarbetspartners som hanterar personuppgifter har förbundit sig att följa konfidentialitetsbestämmelser om behandling av personuppgifter, både baserat på lag och avtal, vilket säkerställer konfidentiell hantering av uppgifterna.

9. Lagringstid

Vi sparar personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppnå de syften som anges i vår integritetspolicy, om inte lagen kräver att Gosoft Oy lagrar uppgifterna under en längre tid.

Personuppgifter som inte längre behövs raderas från vårt register på lämpligt sätt och inom rimlig tid.

De personuppgifter vi använder för elektronisk direktmarknadsföring sparar vi så länge det är nödvändigt, om inte personen har återkallat sitt samtycke till direktmarknadsföring eller förbjudit oss att använda uppgifterna för detta syfte.

Givna samtycken och eventuella marknadsföringsförbud sparar vi så länge de är giltiga, vanligtvis under obestämd tid.

Ytterligare information om lagring av personuppgifter tillhandahålls våra tjänstanvändare på begäran.

10. Rätt till åtkomst och rätt att kräva rättelse

Var och en har rätt att granska sina egna uppgifter i registret och kräva att eventuella felaktiga uppgifter rättas.

11. Övriga rättigheter i samband med behandling av personuppgifter

Den registrerade har rätt att kräva radering av sina personuppgifter, begränsning av behandlingen samt invända mot behandlingen. Den registrerade har även rätt att överföra uppgifterna från ett system till ett annat.

12. Besökare som använder chatten och widgetarna på vår webbplats

Vår egen webbplats (gosoft.fi) använder Gosoft Connect — samma AI-chatt och widgetar som vi tillhandahåller till kunder. När du använder dem här är Gosoft Oy personuppgiftsansvarig. I den egenskapen:

• Inga cookies. Widgeten sätter inga cookies. För att fungera lagrar den strikt nödvändiga uppgifter i din webbläsares lokala lagring — en slumpmässig besökaridentifierare (inte ditt namn), en säkerhetstoken, en raderingshemlighet och din öppna konversation — separerat till denna webbplats och raderat när sessionen upphör att gälla eller när du väljer "Radera mina uppgifter". Vi lagrar ingen språk-cookie.
• Vad vi lagrar. Om du chattar med oss lagrar vi konversationen och meddelandena, allt du skickar in via ett formulär (inklusive uppladdade filer) och eventuella kontaktuppgifter du ger oss som en lead. Vi registrerar även pseudonym analys (sidvisningar, klick, vistelsetid, konverteringar) knuten till besökaridentifieraren i webbläsaren. Vi lagrar inte din IP-adress (den används endast tillfälligt för att hastighetsbegränsa missbruk).
• AI-svar. För att svara dig skickar AI-chatten ditt meddelande och relevant innehåll från vår kunskapsbas till vårt underbiträde OpenAI, L.L.C. (USA) under lämpliga skyddsåtgärder (standardavtalsklausuler och OpenAI:s personuppgiftsbiträdesavtal); API-data används inte för att träna OpenAI:s modeller. Sökning i kunskapsbasen sker lokalt på vår egen infrastruktur, och vi använder inga spårningsverktyg för annonsering eller analys från tredje part. Automatiserad besökarprofilering är avstängd för denna webbplats.
• Lagringstid. Konversationer, meddelanden, inlämningar och eventuell profil sparas i 90 dagar från senaste aktivitet; analyshändelser och leads i upp till 365 dagar; poster över AI-användning (inget meddelandeinnehåll) sparas längre som bokföringsunderlag.
• Dina rättigheter. Du kan ladda ner eller radera dina chattuppgifter direkt från widgeten ("Ladda ner mina uppgifter" / "Radera mina uppgifter"), autentiserat av en hemlighet som finns i din webbläsare. Om den hemligheten går förlorad (du raderade din webbläsare eller sessionen upphörde att gälla), mejla privacy@gosoft.fi så agerar vi på din förfrågan manuellt. Rättigheterna i avsnitt 10–11 gäller.