Rekisterinpitäjän tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Gosoft Oy on rekisterinpitäjä ja valvoo antamiasi tietoja sekä on vastuussa henkilötiedoista tietosuojalain mukaisesti.

Gosoft Oy (Y-tunnus: 3454099-6) Punavuorenkatu 7 B 38, 00150 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

privacy@gosoft.fi

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• Gosoft Oy:n tarjoamien palveluiden tuottaminen
• Asiakasviestintä ja toimenpiteet asiakassuhteen ylläpitämiseksi, kuten asiakastyytyväisyysmittaukset ja tutkimukset sekä viestintä asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa
• Lakisääteisten vaatimusten täyttäminen, riskien hallinta ja toimenpiteet väärinkäytösten estämiseksi
• Palvelujen hallinnointi, parantaminen ja laadun varmistaminen
• Asiakastapahtumien ja muiden vastaavien tilaisuuksien suunnittelu ja toteutus yhteistyössä kumppaneidemme kanssa
• Markkinointitoimenpiteet, mukaan lukien suoramarkkinointi ja kohdennetut kampanjat nykyisille ja potentiaalisille asiakkaille sekä markkinointistrategioiden kehittäminen
• Liiketoiminnan strateginen suunnittelu, palvelujen kehitys sekä tiedonkeruu ja analysointi

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilötiedot viittaavat kaikkiin tietoihin, jotka koskevat tunnistettavissa olevaa yksilöä, kuten tietosuojalainsäädännössä yksityiskohtaisemmin määritellään. Keräämme ainoastaan niitä henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä dokumentissa kuvattuihin tarkoituksiin. Lisäksi saatamme käsitellä muita tietoja, joita palveluidemme käyttäjä on itse toimittanut.

Palveluidemme käytön yhteydessä keräämme seuraavat käyttäjien henkilötiedot:

• Käyttäjän nimi ja yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Käyttäjän y-tunnus ja yrityksen nimi sekä yritysedustajan tai yrittäjänä toimivan henkilön syntymäaika
• Rekisteröitymiseen liittyvät tiedot, kuten käyttäjänimi, salasana ja muut yksilöivät tiedot
• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot
• Asiakasviestintään ja markkinointiin liittyvät tiedot
• Asiakaspalautteet ja yhteydenottotiedot
• Käyttäjän itse antamat profiilitiedot
• Annetut luvat ja suostumukset
• Kyselyihin ja tutkimuksiin annetut vastaukset
• Seurantatekniikoiden keräämät tiedot, kuten IP-osoite, tunnistamistiedot elektronisessa viestinnässä, selaimen ja käyttöjärjestelmän tiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Ensisijaisesti henkilötietoja hankitaan suoraan niiltä, jotka käyttävät palvelujamme, markkinointitoimenpiteiden yhteydessä, käyttämällä Gosoft Oy:n tuottamia lomakkeita tai interaktiivisia työkaluja sekä otettaessa yhteyttä meihin pyynnöillä. Lisäksi on mahdollista saada henkilötietoja edustamansa yhteisön kautta, kyseisen yhteisön verkkosivustolta tai muista avoimista lähteistä. Oikeudellisesti sallituissa tapauksissa henkilötietoja voidaan myös hankkia ja päivittää kolmannen osapuolen hallinnoimista rekistereistä, kuten kaupparekisteristä, Suomen Asiakastiedosta, yritystietokannoista ja luottotietoja ylläpitävien yhtiöiden rekistereistä tai muista samankaltaisista julkisista tai yksityisistä rekistereistä, sekä yhteistyökumppaneilta.

6. Henkilötietojen luovutus

Viranomaisille voidaan toimittaa henkilötietoja, kun laki niin edellyttää. Hätätilanteissa tai muissa poikkeuksellisissa olosuhteissa henkilötietoja saatetaan tarpeen vaatiessa jakaa kolmannelle osapuolelle. Henkilötietoja saatetaan myös välittää perintätoimistoille, luottotietoyhtiöille ja muille samankaltaisille organisaatioille liittyen laskutukseen ja velkojen perimiseen.

Henkilötietojen käsittelyssä voimme hyödyntää eri palveluntarjoajien ja kolmansien osapuolien, kuten IT-alan toimittajien, kirjanpidon ja taloushallinnon asiantuntijoiden sekä muiden kumppaneiden palveluita.

Tarvittaessa annamme tietoja henkilötietojesi käsittelystä vastaavista tahoista ja tietojen vastaanottajista.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei se ole palvelun toteuttamisen tai lain salliman poikkeuksen vuoksi tarpeellista.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen käsittelyssä noudatamme toimenpiteitä, jotka tähtäävät henkilötietojen turvallisuuden ja yksityisyyden suojaamiseen. Tämä sisältää suojauksen luvattomia toimia vastaan sekä tietojen tahattoman menettämisen, tuhoamisen tai vahingoittumisen estämisen. Käytössämme on erilaisia teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja, kuten tietoturvaohjelmistot, salausmenetelmät, pääsynrajoitukset sekä koulutamme henkilökuntaamme näiden toimenpiteiden noudattamisessa.

Henkilötietoja käsittelevät työntekijämme ja yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan henkilötietojen käsittelyä koskevia luottamuksellisuussäännöksiä sekä lakiin että sopimuksiin perustuen, mikä takaa tietojen käsittelyn luottamuksellisuuden.

9. Tietojen säilytysaika

Pidämme henkilötietoja tallessa niin kauan kuin se on välttämätöntä tietosuojaselosteessamme ilmoitettujen käyttötarkoitusten saavuttamiseksi, paitsi jos laki edellyttää Gosoft Oy:ltä tietojen pidempiaikaista säilyttämistä.

Henkilötiedot, joita ei enää tarvita, hävitetään rekisteristämme asianmukaisesti ja kohtuullisen ajan kuluessa.

Sähköisen suoramarkkinoinnin yhteydessä käyttämämme henkilötiedot säilytämme niin kauan kuin on tarpeen, ellei henkilö ole peruuttanut suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta tai kieltänyt meitä käyttämästä hänen tietojaan tähän tarkoitukseen.

Annetut suostumukset ja mahdolliset markkinoinnin kiellot säilytämme niiden voimassaolon ajan, yleensä määräämättömän ajan.

Henkilötietojen säilyttämiseen liittyen toimitamme lisätietoa palveluidemme käyttäjille heidän niin pyytäessään.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot rekisteristä ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

12. Verkkosivustomme chatia ja widgettejä käyttävät kävijät

Oma verkkosivustomme (gosoft.fi) käyttää Gosoft Connectia — samaa tekoälykeskustelua ja samoja widgettejä, jotka tarjoamme asiakkaillemme. Kun käytät niitä täällä, Gosoft Oy on rekisterinpitäjä. Tässä roolissa:

• Ei evästeitä. Widget ei aseta lainkaan evästeitä. Toimiakseen se säilyttää ehdottoman välttämättömiä tietoja selaimesi paikallismuistissa — satunnaisen kävijätunnisteen (ei nimesi), suojaustunnuksen, poistamissalaisuuden sekä avoimen keskustelusi — tähän sivustoon eroteltuna ja poistettuna, kun istunto vanhenee tai kun valitset "Poista tietoni". Emme tallenna kielievästettä.
• Mitä tallennamme. Jos chattailet kanssamme, tallennamme keskustelun ja viestit, kaiken minkä lähetät lomakkeen kautta (mukaan lukien ladatut tiedostot) sekä kaikki yhteystiedot, jotka annat meille liidinä. Tallennamme myös pseudonyymiä analytiikkaa (sivunäytöt, klikkaukset, sivulla vietetty aika, konversiot), joka on sidottu selaimessasi olevaan kävijätunnisteeseen. Emme tallenna IP-osoitettasi (sitä käytetään vain hetkellisesti väärinkäytösten rajoittamiseen).
• Tekoälyvastaukset. Vastatakseen sinulle tekoälykeskustelu lähettää viestisi ja tietämyskantamme asiaankuuluvan sisällön alihankkijallemme OpenAI, L.L.C. (Yhdysvallat) asianmukaisin suojatoimin (vakiosopimuslausekkeet ja OpenAI:n tietojenkäsittelyliite); API:n kautta välitettyjä tietoja ei käytetä OpenAI:n mallien kouluttamiseen. Tietämyskannan haku tapahtuu paikallisesti omassa infrastruktuurissamme, emmekä käytä lainkaan kolmansien osapuolten mainonta- tai analytiikkaseuraimia. Automaattinen kävijäprofilointi on tällä verkkosivustolla pois päältä.
• Säilytysajat. Keskustelut, viestit, lähetykset ja mahdollinen profiili säilytetään 90 päivää viimeisestä toiminnasta; analytiikkatapahtumat ja liidit enintään 365 päivää; tekoälyn käyttötietueet (ei viestien sisältöä) säilytetään pidempään kirjanpitoaineistona.
• Oikeutesi. Voit ladata tai poistaa chat-tietosi suoraan widgetistä ("Lataa tietoni" / "Poista tietoni"), todennettuna selaimessasi säilytettävällä salaisuudella. Jos kyseinen salaisuus katoaa (tyhjensit selaimesi tai istunto vanheni), lähetä sähköpostia osoitteeseen privacy@gosoft.fi, niin toimimme pyyntösi mukaisesti manuaalisesti. Kohtien 10–11 mukaiset oikeudet ovat voimassa.