Rekisterinpitäjän tietosuojaseloste
Sisältö (16)
1. Rekisterinpitäjä
Gosoft Oy on tässä selosteessa kuvatun käsittelyn rekisterinpitäjä ja vastaa siitä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.
Gosoft Oy (Y-tunnus: 3454099-6) Punavuorenkatu 7 B 38, 00120 Helsinki
Tämä seloste koskee henkilötietoja, joita Gosoft käsittelee omiin tarkoituksiinsa: Gosoft Connect -portaalin käyttäjät sekä asiakkaidemme ja kumppaneidemme yhteyshenkilöt, meihin yhteyttä ottavat ja uutiskirjeemme tilaajat, oman gosoft.fi-verkkosivustomme kävijät sekä tekoälytekstin tarkistuksemme käyttäjät.
Kun asiakas käyttää Gosoft Connectia omalla verkkosivustollaan tai julkaisee gosoft.fi-sivustolla isännöidyn lomakkeen (Q-lomake), asiakas on sen kävijöiden ja vastaajien antamien tietojen rekisterinpitäjä, ja Gosoft käsittelee tietoja asiakkaan puolesta. Tätä käsittelyä kuvaa henkilötietojen käsittelijän tietosuojaseloste. Tekoälyn vastauksista säilytettävien sormenjälkien rekisterinpitäjä on kuitenkin Gosoft, myös silloin, kun vastaukset on annettu asiakkaan verkkosivustolla (kohta 3).
2. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa
privacy@gosoft.fi tai postitse yllä olevaan osoitteeseen. Gosoft ei ole nimittänyt tietosuojavastaavaa.
3. Käsittelyn tarkoitukset, oikeusperusteet ja säilytysajat
| Tarkoitus | Henkilötiedot | Oikeusperuste | Oikeutettu etumme | Säilytysaika |
|---|---|---|---|---|
| Portaalin käyttäjätilit ja palvelu: käyttäjätilisi luominen ja ylläpito, kirjautuminen, organisaatiosi työtilat ja asetukset sekä käyttöön ottamasi ilmoitukset | Nimi, sähköpostiosoite, titteli ja kuva, jos lisäät ne, salasana (tallennetaan vain argon2id-tiivisteenä), rooli ja organisaatiot, kieli- ja näyttöasetukset, kirjautumisajat, kirjautumisistunnot, push-ilmoitusten tilaukset, kutsut portaaliin (sähköpostiosoite, rooli ja kutsun lähettäjä), esikatselut, jotka aloitat organisaatiosi julkaisemattomista widgeteistä sen omalla sivustolla (sivuston osoite, mitkä widgetit, kyseisen selaimen välilehden kävijätunniste sekä alkamis- ja päättymisaika) | Sopimus (6 artiklan 1 kohdan b alakohta), kun olet itse asiakas; muuten oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | Organisaatiosi tilaaman palvelun tarjoaminen niille henkilöille, joille organisaatio antaa pääsyn | Niin kauan kuin sinulla on pääsy johonkin organisaatioon portaalissa. Kirjautumisistunto päättyy viimeistään 30 päivän kuluttua tai, jos se alkoi Google- tai Microsoft-kirjautumisella, viimeistään 7 päivän kuluttua siitä, kun palveluntarjoaja viimeksi vahvisti sen, ja se poistetaan 7 päivää päättymisensä jälkeen. Jokainen onnistunut päivittäinen tarkistus (kohta 4) on palveluntarjoajan uusi vahvistus, joten Google- tai Microsoft-istunnolla ei ole kiinteää päättymisaikaa niin kauan kuin käytät sitä. Kutsu, jota ei hyväksytä, poistetaan 30 päivää sen vanhenemisen jälkeen. Julkaisemattomien widgetien esikatselu päättyy viimeistään 2 tunnin kuluttua tai kun lopetat sen, ja sen tiedot poistetaan päivää myöhemmin. Poistettu organisaatio poistetaan lopullisesti 30 päivän kuluttua yhdessä niiden käyttäjätilien kanssa, jotka eivät kuulu muuhun organisaatioon, tai myöhemmin, kun sen yhä voimassa oleva korttitilaus on päättynyt tai sen avoin laskutusasia on selvitetty. Maksuton organisaatio, jossa ei ole ollut toimintaa 6 kuukauteen, saa varoituksen, ja se poistetaan 60 päivää myöhemmin, jos toimintaa ei edelleenkään ole. Voit milloin tahansa pyytää meitä poistamaan käyttäjätilisi. |
| Tilaukset, laskutus ja kirjanpito | Organisaatiosi laskutustiedot (virallinen nimi, Y-tunnus, ALV-tunniste, osoite, laskutussähköposti, verkkolaskuosoite), tilauksen tehneen henkilön nimi, tilaukset, laskut ja maksut. Korttimaksut tehdään Stripen maksusivulla; emme näe emmekä tallenna korttinumeroita. | Sopimus (6 artiklan 1 kohdan b alakohta); kirjanpitolakiin (1336/1997) perustuva lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta) | - | Kirjanpitoaineisto kirjanpitolain määräajat (2 luvun 10 §): kirjanpito ja tilinpäätös 10 vuotta, tositteet 6 vuotta tilikauden päättymisestä |
| Sopimukset ja näyttö: sen osoittaminen, minkä käyttöehtojen ja tietojenkäsittelysopimuksen kukin organisaatio on hyväksynyt | Hyväksyjän nimi, rooli ja käyttäjätili, ajankohta, IP-osoite, kieli, jolla sopimus näytettiin, sekä hyväksytty versio | Oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | Mahdollisuus osoittaa, mitä on sovittu, sekä oikeusvaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen | Sopimuksen voimassaolon ajan ja 10 vuotta sen päättymisen jälkeen, mikä kattaa velan vanhentumisesta annetun lain (728/2003) mukaiset vanhentumisajat. Tiedot säilytetään myös organisaation poistamisen jälkeen. |
| Tietoturva ja auditointi: palvelun suojaaminen, väärinkäytösten estäminen, virheiden selvittäminen ja sen kirjaaminen, kuka on käsitellyt asiakkaiden henkilötietoja portaalissa | Portaalin käyttäjät: auditointiloki (kuka, millaisia tietoja, missä työtilassa, milloin, IP-osoite), salasanan palautuspyynnöt (IP-osoitteineen), sähköpostiosoitteen vahvistuspyynnöt, virheraportit (sivun polku, käyttäjätili, selaintyyppi). gosoft.fi-sivuston kävijät ja portaalin käyttäjät: IP-osoite, jota pidetään muistissa pyyntöjen määrän rajoittamiseksi; verkkopalvelimen virheloki, johon IP-osoite voi tallentua, kun pyyntö epäonnistuu | Oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | Palvelun ja asiakkaidemme tietojen turvaaminen sekä mahdollisuus osoittaa asiakkaille ja viranomaisille, kuka on käsitellyt niiden tietoja | Salasanan palautus- ja vahvistuspyynnöt: 7 päivää. Verkkopalvelimen virheloki: 14 päivää. Virheraportit: enintään 90 päivää siitä, kun virhe viimeksi esiintyi. Auditointiloki: 3 vuotta käsittelystä, myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen, jotta käsittely voidaan edelleen osoittaa. |
| Asiakastuki ja palveluviestit | Viestisi meille (sähköposti, chat, puhelinmuistiinpanot); kysymyksesi portaalin apurille Kollegalle ja sen vastaukset; sähköpostit, jotka lähetämme käyttäjätilistäsi, tilauksista, laskuista ja palvelun muutoksista | Sopimus (6 artiklan 1 kohdan b alakohta) tai oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | Kysymyksiin vastaaminen ja palvelun käyttäjille tiedottaminen palvelua koskevista asioista | Kollega-keskustelut: kunnes tyhjennät ne tai käyttäjätilisi tai työtila poistetaan. Tukisähköpostit: niin kauan kuin niitä tarvitaan asiakassuhteessa ja mahdollisten vaatimusten käsittelyssä. |
| Uutiskirje ja sähköpostimarkkinointi | Sähköpostiosoite, nimi, jos annat sen, kieli, listat, joilla olet, milloin ja miten annoit tai peruit suostumuksen, lähetys- ja palautustiedot | Suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta) uutiskirjeen ja markkinointilistan osalta. Tuoteuutiset asiakkaidemme portaalikäyttäjille: oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | Palvelumme käyttäjille kertominen palvelun uusista ominaisuuksista ja merkittävistä muutoksista | Kunnes perut tilauksen. Vahvistamaton tilaus poistetaan 7 päivää sen jälkeen, kun sen 48 tunnin vahvistuslinkki on vanhentunut. Tilauksen peruutuksen tai palautuneen viestin jälkeen osoite jää estolistallemme, jotta emme lähetä siihen enää viestejä. |
| Yhteydenotot ja myynti: yhteydenotto-, esittely- ja kumppanuuspyyntöihin vastaaminen ja tarjousten tekeminen | Se, mitä kirjoitat gosoft.fi-sivuston lomakkeeseen tai chatiin tai meille lähettämääsi sähköpostiin: nimi, sähköposti, puhelin, organisaatio, viesti ja sivu, jolta pyyntö lähetettiin | Pyynnöstäsi tehtävät toimenpiteet ennen sopimuksen tekemistä (6 artiklan 1 kohdan b alakohta) tai oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | Pyyntöihin vastaaminen ja palveluidemme tarjoaminen organisaatioille, jotka ovat osoittaneet kiinnostusta | gosoft.fi-sivustolla kohdan 12 mukaisesti. Sähköpostissamme niin kauan kuin pyyntö tai asiakassuhde sitä edellyttää. |
| Ilmoitukset laittomasta sisällöstä ja väärinkäytöksistä | Ilmoittajan nimi ja sähköpostiosoite, ilmoitus ja sitä koskeva kirjeenvaihtomme | Digipalvelusäädökseen (EU) 2022/2065 perustuva lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta); muuten oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | Palvelun pitäminen vapaana laittomasta sisällöstä ja väärinkäytöksistä | Niin kauan kuin ilmoituksen ja päätöstämme koskevan mahdollisen riidan käsittely sitä edellyttää |
| Tekoälyn tuottaman tekstin merkitseminen: sormenjälkien säilyttäminen tekoälychatin vastauksista gosoft.fi-sivustolla ja asiakkaidemme verkkosivustoilla sekä Kollegan vastauksista, Rakenna sivustostasi -toiminnon ehdotuksista ja UKK-luonnoksista, jotta kuka tahansa voi tarkistaa osoitteessa https://connect.gosoft.fi/api/ai-check, vastaako teksti jotakin niistä; tarkistusten määrän rajoittaminen | Tekoälyn vastausten sormenjäljet: kunkin vastauksen tai luonnoksen virkkeistä lasketut koodit, eivät tekstiä (kohta 4), sekä työtila, tekstin kirjoittanut toiminto, ajankohta ja chatin tai Kollegan vastauksen osalta vastauksen tunnus. Tarkistuksen käyttäjät: IP-osoite, jota pidetään muistissa tarkistusten määrän rajoittamiseksi, ja verkkopalvelimen virheloki, johon se voi tallentua, kun pyyntö epäonnistuu; tarkistettavaa tekstiä ei koskaan tallenneta eikä kirjata lokiin | Oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | Tekoälyn vastausten ja luonnosten tekeminen tunnistettaviksi tekoälyn tuottamiksi, kuten tekoälysäädöksen (EU) 2024/1689 50 artiklan 2 kohta edellyttää meiltä tarjoajana, kaikille avoimen maksuttoman tarkistuksen avulla, sekä tarkistuksen väärinkäytön estäminen | Sormenjäljet poistetaan sen mukana, mitä ne merkitsevät: chatin vastauksen sormenjäljet keskustelun mukana (gosoft.fi-sivustolla 90 päivää viimeisestä toiminnasta tai kun poistat tietosi chatissa, kohta 12; asiakkaan verkkosivustolla, kun keskustelu poistetaan asiakkaan säilytysasetusten mukaan tai pyynnöstä), Kollegan vastauksen sormenjäljet Kollega-keskustelun mukana ja Rakenna sivustostasi -toiminnon ehdotusten ja UKK-luonnosten sormenjäljet työtilan mukana. IP-osoite: muistissa enintään muutaman minuutin viimeisen tarkistuksen jälkeen; verkkopalvelimen virhelokissa 14 päivää. |
| gosoft.fi-sivuston kävijät: verkkosivustomme chat, lomakkeet ja analytiikka | Ks. kohta 12 | Ks. kohta 12 | Ks. kohta 12 | Ks. kohta 12 |
| Maksuttomien etujen väärinkäytön estäminen | Suolattu tiiviste niiden verkkosivustojen osoitteista ja sähköpostiosoitteista, jotka ovat jo käyttäneet maksuttoman edun | Oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) | Sen estäminen, että sama organisaatio käyttää maksutonta etua toistuvasti | 12 kuukautta |
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Tiedot on lueteltu käyttötarkoituksittain kohdassa 3 ja gosoft.fi-sivuston kävijöiden osalta kohdassa 12. Emme pyydä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja emmekä henkilötunnuksia.
Jos kirjaudut Gosoft Connect -portaaliin Google- tai Microsoft-tililläsi, saamme palveluntarjoajalta nimesi, sähköpostiosoitteesi, tiedon siitä, onko palveluntarjoaja vahvistanut osoitteen, sekä tilin tunnisteen; Microsoftilta lisäksi organisaatiosi hakemiston tunnisteen ja Googlelta Google Workspace -tilin osalta organisaatiosi verkkotunnuksen. Palveluntarjoaja lähettää myös tietoja, joita käytämme vain kirjautumisen tarkistamiseen emmekä säilytä, kuten kirjautumisajan, tiedon siitä, onko Microsoft-tili vieras- tai henkilökohtainen tili, sekä Googlen linkin profiilikuvaasi. Tallennamme tilin tunnisteen, Microsoftin hakemiston tunnisteen, Google Workspace -verkkotunnuksen, osoitteen, jonka palveluntarjoaja antoi kirjautumistapaa liitettäessä, ja osoitteen, jonka se antoi viimeksi, sekä sen, miten ja milloin liitos tehtiin ja milloin sitä viimeksi käytettiin, jotta tunnistamme sinut kirjautuessasi, ja jokaisesta istunnosta sen, että se alkoi Google- tai Microsoft-kirjautumisella, ja milloin palveluntarjoaja viimeksi vahvisti sen. Gosoftin henkilökunta voi kirjautua Googlella vain Gosoftin omalla Google Workspace -tilillä ja omalla vahvistetulla henkilökunnan sähköpostiosoitteellaan: henkilökunnan istunnosta tallennamme myös sen, että se täytti nämä ehdot, ja kun henkilökunnan jäsen liittää Google-tilin kirjoittamalla salasanansa, säilytämme tilin tunnisteen, osoitteen ja verkkotunnuksen, kunnes oikea salasana on kirjoitettu. Jos sitä ei kirjoiteta 10 minuutin kuluessa, mitään ei liitetä ja nämä tiedot poistetaan seuraavassa tunnin välein tehtävässä siivouksessa. Jos hyväksyt kutsun tai työtilan luovutuksen Google- tai Microsoft-tililläsi eikä sinulla vielä ole tiliä, palveluntarjoajalta saatu nimi tulee tilisi nimeksi. Jos tilisi osoite vahvistuu palveluntarjoajan vahvistuksella (näin luotu tili tai vahvistamaton tili, jonka osoitteen haltija ottaa haltuunsa), tiliin merkitään, mikä palveluntarjoaja sen vahvisti. Kirjautumiseen liittyvät tapahtumat (kirjautumistavan liittäminen tai poistaminen, vahvistamattoman tilin siirtyminen osoitteen haltijalle, Google- tai Microsoft-istunto, jonka päivittäinen tarkistus päätti tai joka päätettiin, koska tili kuuluu Gosoftin henkilökunnalle) säilytetään auditointilokissamme enintään 12 kuukautta, ja ne poistetaan tilisi mukana. Emme saa salasanaasi emmekä pääsyä sähköpostiisi, tiedostoihisi tai kalenteriisi.
Palveluntarjoaja saa tiedon siitä, että kirjauduit Gosoft Connectiin, ja käsittelee sitä omien tietosuojaehtojensa mukaisesti. Kun hyväksyt kutsun tai työtilan luovutuksen Google- tai Microsoft-tililläsi, lähetämme palveluntarjoajalle kutsutun osoitteen kirjautumisvihjeenä, jotta se voi ehdottaa oikeaa tiliä. Kun pysyt kirjautuneena, tarkistamme palveluntarjoajalta noin kerran päivässä, että tilisi on yhä käytössä; tarkistuksen yhteydessä lähetämme kirjautumisvihjeenä Googlelle tilisi tunnisteen ja Microsoftille osoitteen, jonka se antoi viimeksi. Voit poistaa liitoksen profiilisivultasi; sen jälkeen säilytämme vain tilin tunnisteen (Microsoftin osalta myös hakemiston tunnisteen) ja poistamisen ajankohdan tilisi poistamiseen asti, jotta sitä ei liitetä automaattisesti uudelleen.
Tekoälyn vastauksen sormenjälki (kohta 3) on koodi eikä tekstiä. Sormenjälki lasketaan jokaisesta vähintään kuuden sanan virkkeestä, joka on tekoälychatin tai Kollegan vastauksessa, Rakenna sivustostasi -toiminnon ehdotuksessa tai UKK-luonnoksessa: se on SHA-256-tiivisteen kahdeksan ensimmäistä tavua virkkeen sanoista. Koko teksti saa vielä yhden koodin, ja chatin tai Kollegan vastaus yhden, joka lasketaan sen tunnuksesta. Sormenjälki ei sisällä virkettä: virkkeen voi yhdistää sormenjälkeen vain laskemalla koodin uudelleen samoista sanoista, ja niin tarkistus tekee. Pois jätetään virkkeet, joissa on sähköpostiosoite, puhelinnumero, verkko-osoite, vähintään viisinumeroinen luku tai nimi, jonka henkilö on kertonut keskustelussa, tai jotka toistavat vähintään kuusi peräkkäistä sanaa henkilön omista viesteistä; jos virke jätetään pois jostakin näistä syistä, myöskään koko teksti ei saa koodia. Pois jätetään myös virkkeet, jotka lainaavat yrityksen omia tekstejä, sekä Kollegan, Rakenna sivustostasi -toiminnon ja UKK-luonnosten osalta virkkeet, jotka lainaavat aineistoa, josta teksti kirjoitettiin. Nämä tiedot tunnistetaan automaattisesti, joten osa voi jäädä tunnistamatta: esimerkiksi harvinaisella tavalla kirjoitettu nimi tai nimi, jota myös yrityksen omat tekstit käyttävät, verkko-osoite ilman https://- tai www-alkua ja polkua tai ryhmiin jaettu luku, kuten 123 456. Tarkistukseen lähettämääsi tekstiä tai vastauksen tunnusta käytetään vain sen etsimiseen sormenjälkien joukosta; tunnuksen perusteella tarkistus kertoo myös päivän, jona vastaus annettiin. Lähettämääsi tietoa tai tarkistuksen tulosta ei koskaan tallenneta eikä kirjata lokiin.
Säilytämme sormenjälkiä ja tarjoamme tarkistuksen oikeutetun etumme perusteella (kohta 3), ja olemme punninneet sitä oikeuksiasi vasten. Sormenjäljet ovat vähiten yksityisyyteen puuttuva keino, jolla voimme tehdä vastaukset tunnistettaviksi: sormenjälki on lyhyt koodi, josta tekstiä ei voi päätellä, edellä mainittuja tietoja sisältävät virkkeet jätetään pois, sormenjäljet poistetaan sen mukana, mitä ne merkitsevät, ja tarkistus kertoo, vastaako teksti sormenjälkeä, mikä toiminto tekstin kirjoitti ja vastauksen tunnuksen perusteella päivän, mutta ei koskaan näytä tekstiä, työtilaa eikä keskustelua. Voit vastustaa tätä käsittelyä osoitteessa privacy@gosoft.fi (kohta 11); punnitsemme silloin vastustuksesi tekoälysäädöksen 50 artiklan 2 kohdan mukaista velvollisuuttamme vasten.
Nimesi, sähköpostiosoitteesi ja organisaatiosi tarvitaan käyttäjätilin luomiseen ja sopimuksen tekemiseen, ja laskutustiedot tarvitaan maksulliseen pakettiin. Kaikkien muiden tietojen antaminen on vapaaehtoista.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Saamme henkilötiedot pääasiassa sinulta itseltäsi: kun rekisteröidyt, käytät portaalia, teet tilauksen, täytät verkkosivustomme lomakkeen tai keskustelet chatissa, tilaat uutiskirjeemme tai otat meihin yhteyttä. Saamme tietoja myös organisaatioltasi, esimerkiksi kun työtoverisi kutsuu sinut portaaliin tai organisaatiosi tilaa palvelun, sekä kumppanitoimistolta, joka hallinnoi organisaatiosi työtilaa. Jos kirjaudut Gosoft Connect -portaaliin Google- tai Microsoft-tililläsi, saamme lisäksi kohdassa 4 kuvatut tiedot kyseiseltä palveluntarjoajalta. Voimme tarkistaa yritystietoja julkisista lähteistä, kuten kaupparekisteristä ja organisaatiosi verkkosivustolta. Tietoturva- ja virhetiedot syntyvät omissa järjestelmissämme. Tekoälyn vastausten sormenjäljet lasketaan omissa järjestelmissämme niistä vastauksista ja luonnoksista, joita ne merkitsevät (kohta 4).
6. Tietojen vastaanottajat
| Vastaanottaja | Tarkoitus | Missä tietoja käsitellään |
|---|---|---|
| Organisaatiosi muut käyttäjät sekä kumppanitoimiston käyttäjien osalta se asiakasorganisaatio, jonka tietoja he avaavat | Organisaatiosi jäsenet näkevät nimesi, sähköpostiosoitteesi ja roolisi. Organisaation ylläpitäjät voivat hakea lokin sen tietojen käsittelystä: kuka avasi mitä, milloin ja mistä IP-osoitteesta | EU/ETA |
| Hetzner Online GmbH (Saksa) | Palvelimet, tietokanta, tiedostojen tallennus ja varmuuskopiot gosoft.fi-sivustoa ja Gosoft Connectia varten | Suomi (Helsinki); varmuuskopiot Saksassa (Falkenstein) |
| OpenAI Ireland Ltd (Irlanti) | gosoft.fi-sivuston tekoälychat ja sen viestien moderointi, yhteenveto chat-keskustelusta, jossa lähetit lomakkeen tai yhteystietosi, sekä portaalin tekoälytoiminnot (Kollega, käännökset ja luonnokset) | Myös ETA-alueen ulkopuolella, Yhdysvallat mukaan lukien (kohta 7) |
| Googlen Google Workspace (Irlanti) | Sähköpostimme: viestit osoitteisiimme ja osoitteistamme, meille toimitetut yhteydenottopyynnöt sekä palautuneet viestit, joita ei voitu toimittaa | Myös ETA-alueen ulkopuolella, Yhdysvallat mukaan lukien (kohta 7) |
| Stripe Payments Europe, Limited (Irlanti) | Korttimaksut, kun maksat kortilla | Myös ETA-alueen ulkopuolella, Yhdysvallat mukaan lukien (kohta 7) |
| Procountor | Laskutus ja kirjanpito | EU/ETA |
| Applen, Googlen, Microsoftin ja Mozillan selainten push-palvelut | Ilmoitukset portaalin käyttäjille, jotka ottavat ne käyttöön | Sisältö on päästä päähän salattu; palvelut näkevät vain toimitusosoitteen ja ajankohdan |
| Perintätoimistot | Vain, jos lasku jää maksamatta | Suomi |
| Viranomaiset | Vain, kun laki velvoittaa luovuttamaan tietoja | Suomi |
Jos kirjaudut Gosoft Connect -portaaliin Google- tai Microsoft-tililläsi, lähetämme kyseiselle palveluntarjoajalle kohdassa 4 kuvatut kirjautumisvihjeet.
Tekoälytekstin tarkistuksen käyttäjä saa tietää, vastaako teksti sormenjälkeä ja mikä toiminto vastaavan tekstin kirjoitti, sekä vastauksen tunnuksen perusteella päivän, jona vastaus annettiin (kohta 4).
Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä muiden markkinointiin.
7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Hetzner säilyttää tietojamme Suomessa ja Saksassa. OpenAI, Google ja Stripe ovat sijoittautuneet Irlantiin, mutta ne, niiden konserniyhtiöt ja niiden omat alikäsittelijät voivat käsitellä tietoja Yhdysvalloissa ja muissa ETA-alueen ulkopuolisissa maissa. Kunkin kanssa sovitut tietojenkäsittelyehdot edellyttävät, että jokainen tällainen siirto perustuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin tai komission tietosuojan riittävyyspäätökseen, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (Data Privacy Framework) koskevaan päätökseen silloin, kun vastaanottaja Yhdysvalloissa on sertifioitu sen mukaisesti. Voit pyytää kopion suojatoimista osoitteesta privacy@gosoft.fi.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Suojaamme henkilötiedot teknisin ja organisatorisin toimenpitein: pääsy on rajattu nimetyille henkilöille, salasanat tallennetaan argon2id-tiivisteinä, verkkoyhteydet suojataan TLS-salauksella, varmuuskopiot salataan, ja asiakkaiden tietojen käsittelystä portaalissa pidetään auditointilokia. Tietoturvasivumme kuvaa toimenpiteet ja niiden rajat tarkemmin. Henkilötietoja käsittelevät Gosoftin työntekijät ovat vaitiolovelvollisia.
9. Tietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vain kohdissa 3 ja 12 mainitut ajat. Jos laki edellyttää pidempää säilytystä, kuten kirjanpitolaki kirjanpitoaineiston osalta, säilytämme tiedot sen ajan. Aktiivisesta palvelusta poistetut tiedot säilyvät salatuissa varmuuskopioissamme, kunnes varmuuskopiot kierrätetään pois, yleensä noin 30 päivän kuluttua.
10. Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tietojen oikaisemiseen
Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö henkilötietojasi, saada niistä jäljennös ja vaatia virheellisten tietojen oikaisemista. Portaalin käyttäjät voivat korjata useimmat omat tietonsa itse portaalissa.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista ja niiden käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme. Voit milloin tahansa kieltää tietojesi käytön suoramarkkinointiin, jolloin lopetamme sen. Kun käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa; peruuttaminen ei vaikuta sitä ennen tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Kun käsittely perustuu suostumukseesi tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti, sinulla on oikeus saada tietosi koneluettavassa muodossa (oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen).
Lähetä pyynnöt osoitteeseen privacy@gosoft.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa, kuten tietosuoja-asetus edellyttää. Voimme pyytää sinua ensin vahvistamaan henkilöllisyytesi.
12. Verkkosivustomme chatia ja widgetejä käyttävät kävijät
Oma verkkosivustomme (gosoft.fi) käyttää Gosoft Connectia, samaa chatia, tekoälyavustajaa ja lomakkeita, joita tarjoamme asiakkaillemme. Kun käytät niitä täällä, Gosoft Oy on rekisterinpitäjä. Poikkeus ovat gosoft.fi-sivustolla isännöidyt Q-lomakesivut: ne kuuluvat lomakkeen julkaisseelle asiakkaalle (kohta 1).
- Mitä tallennamme. Jos keskustelet kanssamme chatissa tai lähetät lomakkeen, tallennamme keskustelun ja sen viestit, lomakkeella lähettämäsi tiedot (myös ladatut tiedostot) sekä yhteystiedot, jotka jätät, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä, ja sivun, jolta ne lähetettiin. Kun lähetät chatissa lomakkeen tai yhteystietosi, niiden yhteyteen voidaan tallentaa tekoälyn kirjoittama yhteenveto keskustelusta myyntitiimiämme varten. Yhteenvedossa kerrotaan, mitä pyysit, mitä yksityiskohtia ja huolenaiheita mainitsit sekä ehdotettu seuraava askel tiimillemme. Tämä tarpeidesi arviointi on oikeutettuun etuumme perustuvaa profilointia, ja voit vastustaa sitä milloin tahansa osoitteessa privacy@gosoft.fi. Yhteydenottopyynnöt toimitetaan myös sähköpostiimme. Oikeusperuste: pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä tehtävät toimenpiteet tai oikeutettu etumme vastata meihin yhteyttä ottaville ja palvella heitä (6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta).
- Analytiikka. Laskemme sivunäytöt, klikkaukset, sivulla vietetyn ajan ja konversiot nähdäksemme, miten verkkosivustoamme käytetään (oikeutettu etu, 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). gosoft.fi ei pyydä suostumusta analytiikkaan, eikä analytiikkamme tallenna laitteellesi mitään. Palvelimemme muodostaa päivittäisen tunnisteen verkkosivustosta, IP-osoitteestasi ja selaimesi tunnistemerkkijonosta (user-agent) avaimella, joka vaihdetaan ja poistetaan joka päivä. Saman päivän käynnit voidaan yhdistää toisiinsa, eri päivien käyntejä ei. Tämän tunnisteen alle tallennamme sivun osoitteen (ilman kyselyosaa, kampanjatunnisteita lukuun ottamatta), viittaavan sivuston, kielen, laitetyypin ja klikkauksen osalta sen, mitä painiketta tai vaihtoehtoa klikattiin. Tiedot ovat pseudonymisoituja, eivät anonyymejä. IP-osoitettasi ja selaimen tunnistemerkkijonoa ei tallenneta.
- IP-osoitteesi. Emme tallenna sitä chat-, lomake- tai analytiikkatietojesi yhteyteen. Sitä käytetään muistissa väärinkäytösten rajoittamiseen ja edellä kuvatun päivittäisen tunnisteen muodostamiseen. Epäonnistunut pyyntö voi jättää sen verkkopalvelimen virhelokiin, jota säilytetään 14 päivää.
- Tekoälyn vastaukset. Vastatakseen sinulle tekoälychat lähettää viestisi, viimeaikaisen keskustelun ja tietopankkimme asiaankuuluvan sisällön henkilötietojen käsittelijällemme OpenAI Ireland Ltd:lle, ja viestit ja vastaukset OpenAI:n moderointipalveluun, joka seuloo haitallista sisältöä. OpenAI voi käsitellä tietoja ETA-alueen ulkopuolella (kohta 7). OpenAI:n rajapintaehtojen mukaan se ei käytä tietoja mallien kouluttamiseen ja voi säilyttää niitä enintään 30 päivää väärinkäytösten havaitsemiseksi. Chat merkitsee avustajan tekoälyksi. Tietopankkimme haku tapahtuu omilla palvelimillamme. Emme käytä kolmansien osapuolten mainonta- tai analytiikkaseuraimia, ja automaattinen kävijäprofilointi on pois päältä.
- Tekoälymerkinnät. Tekoälyavustajan vastaukset merkitään koneluettavasti tekoälyn tuottamiksi, ja säilytämme niiden virkkeistä sormenjälkiä (kohdat 3 ja 4). Kuka tahansa voi tarkistaa osoitteessa https://connect.gosoft.fi/api/ai-check, vastaako teksti avustajan antamaa vastausta; chatin tietosuojavalikossa on linkki sinne ("Tarkista, onko teksti tekoälyn tuottama"). Sormenjäljet eivät sisällä tekstiä, ja ne poistetaan keskustelun mukana.
- Livechat. Jos pyydät ihmistä, henkilöstömme vastaa sinulle portaalissa. He voivat saada ilmoituksen, jossa on viestisi alku, selaimensa push-palvelun (Apple, Google, Microsoft tai Mozilla) kautta päästä päähän salattuna, joten palvelu ei voi lukea sitä.
- Säilytysajat. Keskustelut ja viestit: 90 päivää viimeisestä toiminnasta. Lomakevastaukset ja ladatut tiedostot: 90 päivää niiden lähettämisestä. Tekoälychatissa jättämäsi yhteystiedot ja analytiikkatapahtumat: 365 päivää. Sähköpostiimme toimitettu yhteydenottopyyntö: kuten kohdassa 3 (yhteydenotot ja myynti). Tekoälyn käyttötietueet (malli, tokenmäärät ja kustannus, ei viestien sisältöä) menettävät yhteytensä keskusteluusi, kun keskustelu poistetaan.
- Oikeutesi. Chatin tietosuojavalikosta voit ladata ("Lataa tietoni") tai poistaa ("Poista kaikki tietoni") tiedot, jotka on liitetty selaimesi nykyiseen tunnisteeseen; pyyntö todennetaan selaimessasi säilytettävällä salaisuudella. Tekoälyn vastausten sormenjäljet (koodit, kohta 4) eivät sisälly ladattaviin tietoihin; ne poistetaan keskustelun mukana. Poisto ei ulotu aiempaan käyntiin, joka tehtiin sittemmin vanhentuneella tunnisteella, sähköpostissamme olevaan yhteydenottopyynnön kopioon eikä kopioihin, joita OpenAI säilyttää väärinkäytösten havaitsemiseksi. Näissä tapauksissa, ja jos olet tyhjentänyt selaimesi, lähetä sähköpostia osoitteeseen privacy@gosoft.fi, niin käsittelemme pyyntösi manuaalisesti. Kohtien 10 ja 11 oikeudet ovat voimassa.
13. Evästeet ja muu tallennus selaimeesi
Tietojen tallentamista selaimeesi ja niiden lukemista koskevat säännöt (Suomessa sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 917/2014 205 §) koskevat evästeitä ja kaikkia muitakin tekniikoita, kuten paikallista tallennustilaa (local storage) ja istuntokohtaista tallennustilaa (session storage). gosoft.fi ja portaalimme tallentavat seuraavat tiedot:
| Missä | Mitä tallennetaan | Miksi | Milloin se kirjoitetaan | Kuinka kauan se säilyy |
|---|---|---|---|---|
| gosoft.fi | gc_banner_dismissed (istuntokohtainen tallennustila) |
Tieto siitä, että suljit uudesta blogikirjoituksesta kertovan palkin | Kun suljet palkin | Kunnes suljet välilehden |
| gosoft.fi, chat | Kävijätietue __gc_visitor_… (paikallinen tallennustila): satunnainen kävijätunniste, suojaustunnus ja salaisuus, jolla omat tietopyyntösi todennetaan |
Jotta keskustelusi ja lomakevastauksesi pysyvät sinun | Kun lähetät ensimmäisen chat-viestin, pyydät ihmistä tai lähetät lomakkeen | Vanhenee 30 minuutin kuluttua siitä, kun poistuit sivustolta; poistetaan seuraavalla käynnilläsi tai heti, kun poistat tietosi |
| gosoft.fi, chat | Avoin keskustelusi (paikallinen tallennustila) | Jotta keskustelu säilyy sivun uudelleenlatauksen yli | Kun avaat chatin; sivulla, jolle chat on upotettu, kuten Meistä-sivullamme, kun sivu latautuu | Kuten kävijätietue |
| gosoft.fi, chat | Merkinnät (paikallinen tallennustila) siitä, että suljit tervehdyksen tai avasit chatin. Niissä ei ole tunnistetta. | Jotta sulkemaasi tervehdystä tai avaamasi chatin tervehdyksiä ei näytetä uudelleen | Kun suljet tervehdyksen tai avaat chatin | Poistetaan, kun kävijätietue luodaan tai sen todetaan vanhentuneen, tai kun poistat tietosi; muuten kunnes tyhjennät selaimesi tallennustilan |
| Portaali (connect.gosoft.fi) | portal_session-eväste (HttpOnly, Secure) |
Pitää sinut kirjautuneena | Kun kirjaudut sisään; Google- tai Microsoft-kirjautumisen jälkeen myös jokaisessa onnistuneessa päivittäisessä tarkistuksessa | Enintään 30 päivää tai kunnes kirjaudut ulos. Google- tai Microsoft-kirjautumisen jälkeen enimmäisaika on 7 päivää siitä, kun palveluntarjoaja viimeksi vahvisti istuntosi, ja jokainen onnistunut päivittäinen tarkistus aloittaa nämä 7 päivää alusta (kohta 3) |
| Portaali (connect.gosoft.fi) | __Host-gc_sso-eväste (HttpOnly, Secure): satunnainen arvo, kielesi ja, jos tulit kutsulinkistä, työtilan luovutuslinkistä tai sähköpostiosoitteen vahvistuslinkistä, linkin koodi |
Jotta vain selain, joka aloitti Google- tai Microsoft-kirjautumisen, voi viedä sen loppuun ja portaali voi vastata kielelläsi ja ohjata sinut takaisin linkkiin | Kun portaali ohjaa sinut Googleen tai Microsoftiin: kirjautumaan, liittämään kirjautumistavan profiilisivullasi, hyväksymään kutsun tai työtilan luovutuksen sekä päivittäistä tarkistusta varten; Gosoftin henkilökunnalle myös, kun Google ohjaa sinut takaisin ja portaali kysyy salasanaasi Google-tilin liittämiseksi | Kunnes palveluntarjoaja ohjaa sinut takaisin portaaliin tai, Gosoftin henkilökunnan salasanavaiheessa, kunnes olet kirjoittanut salasanan, enintään 10 minuuttia |
| Portaali (connect.gosoft.fi) | __gc_portal_sso_recheck_lock ja __gc_portal_sso_recheck_last (paikallinen tallennustila): lukko sen ajan, kun yksi välilehti tekee päivittäistä tarkistusta, ja milloin tarkistus viimeksi alkoi. __gc_portal_sso_recheck_tab (istuntokohtainen tallennustila): milloin tämä välilehti viimeksi aloitti sen. Vain ajankohtia ja satunnaisarvoja |
Jotta Google- tai Microsoft-tilin päivittäinen tarkistus (kohta 4) tehdään yhdellä välilehdellä kerrallaan eikä useammin kuin on tarpeen | Kun päivittäinen tarkistus alkaa | Lukko: kunnes tarkistus on valmis. Viimeisimmän tarkistuksen ajankohta: kunnes tyhjennät selaimesi tallennustilan. Istuntokohtainen tallennustila: kunnes suljet välilehden |
| Portaali (connect.gosoft.fi) | __gc_portal_signin_notice ja __gc_portal_sso_logout (istuntokohtainen tallennustila): miksi Google- tai Microsoft-istuntosi päätettiin tai että kirjauduit ulos sellaisesta. __gc_portal_sso_drift_… (paikallinen tallennustila): tieto siitä, että profiilisivusi on jo kertonut osoitteesi Googlessa tai Microsoftissa eroavan osoitteestasi portaalissa; se koostuu tiivisteistä eikä sisällä osoitettasi |
Jotta kirjautumissivu voi kertoa, miksi istuntosi päättyi tai että olet yhä kirjautuneena Google- tai Microsoft-tilillesi tällä laitteella, ja jotta profiilisivusi kertoo muuttuneesta osoitteesta vain kerran | Kun Google- tai Microsoft-istuntosi päätetään tai kirjaudut ulos siitä; kun profiilisivusi kertoo muuttuneesta osoitteesta | Istuntokohtainen tallennustila: kunnes kirjautumissivu on näyttänyt ne, viimeistään kunnes suljet välilehden. Paikallinen tallennustila: kunnes sinut on kirjattu ulos portaalista tässä selaimessa |
| Portaali (connect.gosoft.fi) | Teema-, kieli-, sivupalkki-, ohje- ja ääniasetukset sekä tieto siitä, milloin livechatin äänimerkki viimeksi soi (paikallinen tallennustila); merkinnät siitä, että sinut on jo ohjattu aloitussivullesi tai että olet juuri suorittanut korttimaksun, sekä tallentamattomat esikatseluluonnokset (istuntokohtainen tallennustila); service worker | Portaalin asetuksesi sekä push-ilmoitukset, jos otat ne käyttöön | Kun käytät näitä toimintoja | Kunnes muutat niitä tai tyhjennät selaimesi tallennustilan |
| Organisaatiosi sivusto, portaalista aloittamassasi esikatselussa | __gc_<wid>_preview (istuntokohtainen tallennustila): esikatselun avain |
Jotta tämä selaimen välilehti näyttää organisaatiosi julkaisemattomat widgetit | Kun esikatselu alkaa | Kunnes suljet välilehden; esikatselu itse päättyy viimeistään 2 tunnin kuluttua |
Emme pyydä suostumusta tähän tallennukseen: se palvelee käyttämääsi chatia, lomakkeita ja portaalia, ja merkinnät kertovat vain, että suljit tervehdyksen tai avasit chatin. Mikään niistä ei seuraa sinua muille verkkosivustoille, eikä niiden sisältöä luovuteta kolmansille osapuolille. Se, mitä gosoft.fi-sivuston Q-lomakesivu tallentaa, riippuu lomakkeen julkaisseen asiakkaan asetuksista; ks. henkilötietojen käsittelijän tietosuojaseloste.
14. Automaattiset päätökset
Emme tee pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttavat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi (tietosuoja-asetuksen 22 artikla). Tekoälytoiminnot kirjoittavat vastauksia ja yhteenvetoja; Gosoftin henkilöstö päättää, miten niiden perusteella toimitaan.
15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuoja-asetusta, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle erityisesti siinä EU-maassa, jossa asut tai työskentelet tai jossa väitetty rikkominen tapahtui. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).
16. Muutokset tähän selosteeseen
Päivitämme tätä selostetta, kun käsittelymme muuttuu. Viimeisimmän päivityksen päivämäärä näkyy sivun alussa. Kerromme asiakkaillemme etukäteen muutoksesta, joka heikentää heidän tietojensa suojaa, käyttöehtojemme mukaisesti.