Tietoturva ja tietosuoja

Gosoft Connectia käytetään toisten yritysten verkkosivustoilla, joten lähes kaikki sen käsittelemä tieto on jonkun toisen dataa. Tällä sivulla kerromme, mitä teemme sen suojaamiseksi - riittävän tarkasti, jotta asiat voi tarkistaa eikä niitä tarvitse uskoa.

Kun toimimme asiakkaan puolesta, olemme henkilötietojen käsittelijä ja asiakas on rekisterinpitäjä. Käsittelijän tietosuojaseloste ja tietojenkäsittelysopimuksemme kuvaavat tämän suhteen kokonaisuudessaan. Tämä sivu kuvaa toimenpiteemme sellaisina kuin ne ovat nyt, ja ne muuttuvat palvelun kehittyessä. Meitä sitovat tietoturvasitoumukset ovat tietojenkäsittelysopimuksen kohdassa 6.3; jos tämä sivu ja sopimus poikkeavat toisistaan, sopimus on ensisijainen.

Sisäänrakennettu tietosuoja

Ei evästeitä. Gosoft Connect ei aseta niitä millään asiakassivustolla. Widgetin toiminnan kannalta välttämättömät tiedot säilytetään selaimen paikallisessa ja istuntokohtaisessa tallennustilassa kyseiseen sivustoon rajattuina. Ne vanhenevat oletuksena 30 minuutin kuluttua siitä, kun kävijä poistui, ja poistetaan hänen seuraavalla käynnillään tai heti chatin tietosuojavalikosta. Kerran näytettävän tai suljetun ponnahdusikkunan tai tervehdyksen merkintä sekä tallennettu suostumusvalinta voivat säilyä, kunnes kävijä tyhjentää selaimensa tallennustilan. Laitteelle tallentamista koskevat säännöt koskevat tätä tallennusta samoin kuin evästeitä, joten se, pyytääkö sivusto suostumusta, on asiakkaan päätös rekisterinpitäjänä. Kun analytiikkasuostumuksen asetus on päällä (uusien työtilojen oletus), analytiikkaa varten ei tallenneta kävijän laitteelle mitään ennen hänen suostumustaan; siihen asti käynnit lasketaan saman päivän laskenta-avaimella (ks. alla).

Kävijöiden IP-osoitteita ei tallenneta kävijätietojen yhteyteen. IP-osoitetta käytetään muistissa väärinkäytösten rajoittamiseen ja, suostumusta odottavilla sivustoilla, saman päivän laskenta-avaimen muodostamiseen suolalla, joka vaihdetaan ja poistetaan joka päivä. Itse osoitetta ei koskaan kirjoiteta tietokantaamme eikä sovelluslokeihin. Emme pidä lainkaan verkkopalvelimen pääsylokeja - tavanomainen rivi per pyyntö -kirjaus siitä, kuka kävi missäkin, on kytketty pois, ei vain kierrätetty. Verkkopalvelimen virhelokiin voi yhä tallentua asiakaslaitteen IP-osoite esimerkiksi aikakatkaisun yhteydessä; ne ovat ylläpidon lokeja, joita säilytetään 14 vuorokautta. Tallennamme kirjautuneen portaalikäyttäjän IP-osoitteen kolmeen paikkaan: auditointilokiin, käyttöehtojemme ja tietojenkäsittelysopimuksen hyväksyntään sekä salasanan palautuspyyntöihin. Kyse on henkilöstöstä ja asiakkaan käyttäjistä, ei koskaan sivuston kävijästä.

Ei kolmansien osapuolten seuraimia. Emme lisää mainospikseleitä, kolmansien osapuolten analytiikkaa emmekä istuntotallenteita. Tietopankin haku ja sen upotukset (embeddings) lasketaan omassa infrastruktuurissamme. Asiakas voi halutessaan lähettää widgetin tapahtumia omaan Google Analyticsiinsa; se on oletuksena pois päältä. Asiakkaan valitsema fontti voidaan ladata fonttipalvelun palvelimelta, joka näkee silloin kävijän IP-osoitteen; uudet työtilat eivät lataa ulkoisia fontteja.

Profilointi. Kävijäprofilointi, joka päättelee keskustelusta esimerkiksi kävijän roolin, kiinnostuksen kohteet ja aikeet, on pois päältä, eikä sitä voi ottaa käyttöön portaalissa. Yhteydenottojen yhteenvedot ovat oletuksena päällä: kun kävijä lähettää chatissa lomakkeen tai yhteystietonsa, tekoälyn kirjoittama yhteenveto keskustelusta välitetään asiakkaan tiimille yhteydenoton mukana. Asiakas voi kytkeä ne pois työtilan asetuksista.

Salaus

Siirrettäessä - TLS kaikissa web-yhteyksissä kävijöiden, asiakkaiden, palvelimiemme ja alikäsittelijöidemme välillä. Lähtevä sähköposti, kuten ilmoitukset ja sähköpostilla lähetettävät lomakevastaukset, käyttää TLS-salausta, kun vastaanottava postipalvelin tarjoaa sitä, varmentamatta palvelimen varmennetta, ja kulkee salaamattomana, jos palvelin ei tarjoa TLS:ää. Yhteys palveluun, jonka asiakas liittää, muodostetaan asiakkaan antamaan osoitteeseen: webhookin ja kalenterin osoitteen on käytettävä HTTPS:ää. Verkkosivusto tai tuotesyöte, jonka asiakas lisää tietopankkiinsa, luetaan asiakkaan antamasta osoitteesta, joka voi olla salaamaton HTTP-osoite.

Varmuuskopiot - salataan julkisen avaimen menetelmällä heti niiden valmistuttua: salaamaton työkopio on vain alustapalvelimen yksityisessä väliaikaishakemistossa, ja se poistetaan ajon päätyttyä. Alustaa ajava palvelin pitää hallussaan vain julkista puoliskoa, joten se pystyy luomaan varmuuskopioita muttei lukemaan niitä. Yksityinen puolisko sijaitsee erillisellä varmuuskopiopalvelimella, jolla ei ole julkisia palveluita. Sovelluspalvelimemme murtanut voisi lukea aktiivista tietokantaa mutta ei jo tehtyjä varmuuskopioita.

Aktiivisen tietokannan tietoja suojaavat alla kuvatut pääsynhallinta ja infrastruktuurin tietoturva, eivät koko levyn salaus. Kerromme tämän mieluummin suoraan kuin annamme ymmärtää käyttävämme suojausta, jota emme käytä.

Pääsynhallinta

Käyttöoikeus on tällä hetkellä kutsupohjainen: itserekisteröityminen, josta käyttöehdoissamme ja tietojenkäsittelysopimuksessamme on jo määräykset, on rakennettu mutta pois päältä, ja tämä sivu muuttuu, kun se avataan. Jokainen pyyntö on rajattu organisaatioon ja työtilaan ja tarkistetaan palvelimella; työtilan omistajuus tarkistetaan jokaisen pyynnön yhteydessä, joten yhden organisaation ylläpitäjä ei pääse toisen tietoihin tunnisteita arvaamalla. Salasanat tiivistetään argon2id-menetelmällä. Hallinnolliset tekoälyrajapinnat kuuntelevat vain paikallisliitäntää ja hylkäävät julkisen välityspalvelimen kautta saapuneet pyynnöt.

Auditointiloki

Portaalissa tehdyt asiakkaan henkilötietojen lukutapahtumat kirjataan: kuka käsitteli mitäkin tietoluokkaa, missä työtilassa, milloin ja mistä. Loki ei sisällä viestien sisältöä. Kirjattavat toiminnot: keskustelun avaaminen, keskustelun vienti, lomakevastausten listaus, lomakevastausten vienti, lähetetyn tiedoston lataus, moderointijonon avaaminen, kysymys Kollegalle, työtilan poisto, työtilan palautus, työtilan lopullinen poisto ja varausten listaus.

Emme kirjaa koostenäkymien esikatseluja; luettelonäkymiä, joissa näkyy viimeisimmän viestin esikatselu tai kävijän sähköpostiosoite; keskusteluista koottuja raportteja, kuten tietopankin puuteraporttia ja koosteita; emmekä palvelimelle pääsevän ylläpitäjän suoraa tietokantayhteyttä. Viimeksi mainittua rajoitetaan sillä, että tuotantopääsy on vain nimetyillä ylläpitäjillä - kerromme tämän mieluummin kuin lupaamme kattavuutta, jota emme voi taata. Loki kirjoitetaan niin, että lokituksen epäonnistuminen ei koskaan estä pyyntöä.

Asiakkaat voivat hakea oman auditointilokinsa milloin tahansa portaalin rajapinnan kautta: organisaation ylläpitäjä voi käyttää sitä. Portaalissa ei ole vielä sille omaa sivua, joten toimitamme sen myös pyynnöstä. Sen tarkistamisen, kuka on katsonut tietojasi, ei pitäisi olla meistä kiinni.

Vikasietoisuus

Varmuuskopiot ajetaan öisin ja kopioidaan erilliselle palvelimelle toiseen maahan; tietokantavedos tarkistetaan luontihetkellä. Alustapalvelin säilyttää 14 uusinta arkistoa. Varmuuskopiopalvelin poistaa arkiston, kun se on yli 30 päivää vanha, ja vain onnistuneen kopiointiajon jälkeen, joten jos kopiointi epäonnistuu, vanhemmat arkistot säilyvät siellä, kunnes kopiointi taas toimii. Kyseisellä palvelimella ei ole julkista IPv4-osoitetta, se estää kaiken saapuvan liikenteen palveluntarjoajan palomuurissa, ja siihen pääsee vain yksityisverkon kautta.

Automaattiset terveystarkistukset ajetaan kolmen minuutin välein ja hälyttävät palvelukatkoista, varmenteen vanhenemisesta sekä varmuuskopioista, jotka lakkaavat saapumasta, vanhentuvat tai kirjoitetaan salaamattomina.

Alikäsittelijät

Kaikkien kolmen kanssa on solmittu tietojenkäsittelysopimus, joka asettaa niille tietosuojavelvoitteet, jotka antavat vähintään saman suojan tason kuin velvoitteemme asiakkaillemme siltä osin kuin ne koskevat niiden suorittamaa käsittelyä, ja vastaamme asiakkaalle niiden suorituksesta. OpenAI ja Google voivat siirtää tietoja konserniyhtiöilleen ja omille alikäsittelijöilleen ETA-alueen ulkopuolelle, myös Yhdysvaltoihin. Niiden kanssa sovitut tietojenkäsittelyehdot edellyttävät, että jokainen tällainen siirto perustuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin tai komission tietosuojan riittävyyspäätökseen, kuten EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (Data Privacy Framework) koskevaan päätökseen silloin, kun vastaanottaja on sertifioitu sen mukaisesti. OpenAI:n rajapintaehtojen mukaan rajapinnan kautta lähetettyä dataa ei käytetä OpenAI:n mallien kouluttamiseen, ja OpenAI voi säilyttää sitä enintään 30 päivää väärinkäytösten havaitsemiseksi. Ratkaiseva luettelo on tietojenkäsittelysopimuksemme kohdassa 7.

Ilmoitukset asiakkaan henkilöstölle kulkevat heidän selaimensa push-palvelun (Apple, Google, Microsoft tai Mozilla) kautta päästä päähän salattuina, joten nämä palvelut eivät voi lukea sisältöä.

Ilmoitamme asiakkaille sähköpostilla vähintään 30 päivää ennen kuin uusi tai vaihdettu alikäsittelijä alkaa käsitellä heidän tietojaan, ja asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta syystä, kuten tietojenkäsittelysopimuksen kohdassa 7 määrätään.

Konesalien sertifiointi

Molemmat konesalit, joissa tietojasi säilytetään - Helsinki alustalle ja Falkenstein varmuuskopioille - kuuluvat Hetznerin ISO/IEC 27001:2022 -sertifikaatin kattamiin toimipaikkoihin, ja sertifikaatti on voimassa 26.9.2028 asti. Hetznerillä on lisäksi hosting-tuotteitaan, kuten dedikoituja palvelimia, pilvipalvelimia ja tallennuspalveluja, koskeva BSI C5:2020 Type 2 -todistus; julkaistussa todistuksessa ei mainita, mitä toimipaikkoja se koskee. TÜV Rheinland i-sec on tarkastanut heidän tekniset ja organisatoriset toimenpiteensä paikan päällä, eikä viimeisimmässä raportissa todettu poikkeamia. Hetzner julkaisee toimenpiteet osoitteessa hetzner.com/AV/TOM_en.pdf, ja se on asiakirja, joka kannattaa lukea. Meillä on oma 28 artiklan mukainen sopimuksemme Hetznerin kanssa sekä heidän auditointiraporttinsa; Hetzner on merkinnyt molemmat luottamuksellisiksi, joten toimitamme ne salassapitosopimuksella emmekä julkaise niitä.

Tarkkuuden vuoksi: nämä ovat hosting-palveluntarjoajamme sertifiointeja ja koskevat heidän konesalejaan ja palvelinpalveluitaan. Gosoft Oy ei ole itse ISO 27001 -sertifioitu emmekä väitä olevamme. Tällä sivulla kuvatut toimenpiteet ovat omiamme, ja ne on kirjoitettu niin että ne voi tarkistaa.

Säilytysajat

Kolmen ensimmäisen rivin tiedot poistetaan automaattisesti, ei pyynnöstä. Poistoajo tehdään kerran vuorokaudessa kello 03:00 työtilan omassa aikavyöhykkeessä, ja se poistaa tiedot tietokannasta oikeasti eikä vain merkitse niitä piilotetuiksi. Poistetut tiedot säilyvät salatuissa varmuuskopioissa, kunnes varmuuskopiot kierrätetään pois (ks. Vikasietoisuus). Erillinen tunneittainen ajo sulkee käyttämättömät keskustelut ja poistaa vanhentuneet tunnisteet.

Säilytysajat ovat koodissa valvottuja oletusarvoja. Asiakas voi asettaa kunkin kolmen ensimmäisen rivin ajan 1-365 päiväksi portaalin rajapinnan kautta tai pyytää meitä asettamaan sen; portaalissa ei ole vielä sille omaa sivua.

Verkkosivujen kävijöiden oikeudet

Kävijät voivat ladata tai poistaa omat tietonsa suoraan chat-widgetin tietosuojavalikosta, todennettuna omassa selaimessaan olevalla salaisuudella. Poisto kattaa selaimen tunnisteeseen liitetyt keskustelut, viestit, lomakevastaukset, ladatut tiedostot, yhteydenotot, mahdollisen profiilin ja analytiikkatapahtumat, levyllä olevat tiedostot mukaan lukien; tämä on testattu kokonaisuutena. Poisto myös tyhjentää kävijän nimen tai sähköpostiosoitteen lomakkeella tehdyn varauksen otsikosta. Poisto ei ulotu aiempaan käyntiin, joka on tallennettu jo vanhentuneella tunnisteella, kopioihin, jotka on jo lähetetty asiakkaalle esimerkiksi sähköpostilla, raportteihin, jotka on jo laadittu useista keskusteluista, eikä kopioihin, joita OpenAI säilyttää väärinkäytösten havaitsemiseksi.

Jos salaisuus on kadonnut, pyyntö osoitetaan sivuston ylläpitäjälle rekisterinpitäjänä, ja me toimimme sen ohjeiden mukaisesti.

Missä olemme

Gosoft Oy on suomalainen yhtiö, Y-tunnus 3454099-6, kotipaikka Helsinki. Ensisijainen tietojen säilytys on EU/ETA-alueella. Sopimuksiimme sovelletaan Suomen lakia.

Kysymykset

Tietoturvakyselyt, tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 3 kohdan h alakohdan mukaiset auditointipyynnöt ja pyynnöt 30 artiklan mukaisesta selosteestamme käsittelytoimista: privacy@gosoft.fi. Ilmoita tietoturvahaavoittuvuudesta osoitteeseen abuse@gosoft.fi, kuten security.txt-tiedostossamme kerrotaan. Vastaamme mieluummin täsmälliseen kysymykseen kuin lähetämme yleisluontoisen aineiston.