Gosoft Oy - Användarvillkor för tjänsten

Dessa villkor publiceras på engelska, finska och svenska. Den engelska texten är bindande; denna svenska text är en översättning.

1. Allmänt

1.1 Dessa villkor reglerar användningen av Gosoft Oy:s (nedan "Gosoft") Gosoft Connect-plattform och dess produkter (GoChat AI+, GoLive, GoChat, GoForms, GoSlide, GoPopUp och Q-formulär, nedan "Tjänsten"). De utgör avtalet mellan Gosoft och den organisation som använder Tjänsten (nedan "kunden").

1.2 Tjänsten erbjuds endast företag och andra organisationer, inklusive enskilda näringsidkare och registrerade föreningar, i deras närings- eller annan verksamhet. Den erbjuds inte konsumenter, och den som registrerar sig eller godkänner dessa villkor bekräftar att han eller hon handlar för ett företag eller en annan organisation och inte som konsument. Ett betalt paket kräver kundens FO-nummer; kortbetalning från ett land inom Europeiska unionen kräver dessutom kundens momsregistreringsnummer. En kund utan momsregistreringsnummer kan be om att beställa mot faktura (avsnitt 9.4) via support@gosoft.fi.

1.3 Den som godkänner dessa villkor för en organisations räkning, vid registrering, vid godkännande i portalen eller vid beställning, bekräftar att han eller hon har behörighet att binda organisationen. Gosoft registrerar vilken version av dessa villkor varje organisation har godkänt.

1.4 Avtalet består av dessa villkor, prislistan (avsnitt 9.1), personuppgiftsbiträdesavtalet (avsnitt 4.1) och, för gratispaketet, villkoren för personuppgiftsbehandling i bilaga 1. Om dessa handlingar strider mot varandra gäller de i följande ordning: ett separat skriftligt avtal som Gosoft och kunden har undertecknat; i fråga om behandling av personuppgifter för kundens räkning personuppgiftsbiträdesavtalet eller, för gratispaketet, bilaga 1; dessa villkor; och prislistan.

1.5 I dessa villkor avses med "portalen" Gosofts kundportal på connect.gosoft.fi, med "arbetsyta" kundens utrymme i portalen för en webbplats eller ett ändamål och med "administratör" en medlem i kundens organisation vars roll i portalen ger rätt att förvalta organisationen (i dag administratörsrollen).

2. Användning av Tjänsten

2.1 Tjänsten är avsedd för lagliga ändamål. Kunden ansvarar för att de uppgifter den lämnar är korrekta och för att den lagstiftning som gäller för kunden följs.

2.2 De användningsvolymer som ingår i ett paket, till exempel antalet AI-samtal per månad, är de som anges i prislistan vid tidpunkten för beställningen, med senare ändringar enligt avsnitt 7.2 eller 9.7. Med AI-samtal avses en besökares chattsession där AI:n har svarat minst en gång. Ett samtal som innehåller fler än 25 besökarmeddelanden räknas som ett nytt samtal från och med meddelande 26. Skriptad chatt, formulär och livechatt räknas inte som samtal.

2.3 Kunden använder Tjänsten lagligt och i enlighet med dessa villkor. Kunden får särskilt inte själv, och får inte låta någon annan:

• publicera eller samla in innehåll via Tjänsten som är olagligt, gör intrång i andras rättigheter eller vilseleder människor om vem som samlar in deras uppgifter;
• använda formulär eller chatt för att samla in lösenord, betalkortsuppgifter eller nätbankskoder, eller för att utge sig för att vara Gosoft eller en annan organisation;
• samla in personbeteckningar, särskilda kategorier av personuppgifter eller personuppgifter som rör fällande domar i brottmål eller överträdelser via Tjänsten, om inte Gosoft har godkänt det i ett avtal som båda parter har undertecknat och som anger de ytterligare åtgärderna;
• skicka skräppost eller annan oönskad direktmarknadsföring via Tjänsten;
• ladda upp skadlig kod eller försöka sätta ur funktion, överbelasta, söka sårbarheter i eller kringgå Tjänstens säkerhet, begränsningar eller kvoter;
• ge någon annan än sin egen personal och en partnerbyrå som kunden har bemyndigat enligt avsnitt 3.3 åtkomst till Tjänsten;
• använda AI-funktionerna för att framställa olagligt innehåll eller för att dölja för besökare att de talar med ett AI-system (avsnitt 12).

2.4 Kunden ansvarar för det som den publicerar och samlar in via Tjänsten och för sina egna skyldigheter som personuppgiftsansvarig, inklusive de integritetspolicyer och samtycken som kundens egen webbplats behöver.

2.5 När kunden kopplar Tjänsten till andra tjänster som kunden använder, till exempel Slack, Microsoft Teams, HubSpot, Pipedrive, en webhook, en kalender eller Google Analytics, överför Tjänsten de uppgifter som kunden har valt till dessa tjänster enligt kundens instruktion. De är kundens egna tjänster: de är inte Gosofts underbiträden, och deras egna villkor gäller för dem. Gosoft ansvarar för att uppgifterna överförs så som kunden har ställt in det, men inte för dessa tjänster eller för hur de behandlar uppgifterna.

3. Registrering och uppgifter

3.1 För att använda Tjänsten krävs ett konto, och användaren ska lämna korrekta uppgifter. Kundens användare lämnar inte ut sina lösenord eller inloggningslänkar till andra. Kunden ansvarar för det som görs med dess användares konton och meddelar Gosoft utan dröjsmål om den misstänker att ett konto missbrukas.

3.2 Kundens administratörer bestämmer vilka som hör till kundens organisation i portalen och vilken roll varje medlem har.

3.3 Kunden kan bemyndiga en partnerbyrå att förvalta kundens arbetsytor. Byråns användare agerar för kundens räkning, och kunden förblir ansvarig för användningen av Tjänsten. En byrå som beställer ett paket för en kund som den förvaltar, och som faktureras för paketet, godkänner dessa villkor för sin egen organisation när den beställer och ansvarar för betalningen av paketet. Personuppgiftsbiträdesavtalet ingås med kunden, även när en byrå beställer och betalar paketet. En användare hos en byrå som godkänner personuppgiftsbiträdesavtalet som administratör i kundens organisation bekräftar att kunden har bemyndigat byrån att göra det.

3.4 Gosofts personal kan ha åtkomst till kundens arbetsytor för att ge support och driva Tjänsten. Deras åtkomst till personuppgifter via portalen registreras så som avsnitt 6.3 i personuppgiftsbiträdesavtalet beskriver, med de undantag som anges där; direkt åtkomst till databasen för Gosofts namngivna systemadministratörer registreras inte.

4. Behandling av personuppgifter och dataskydd

4.1 När Gosoft behandlar personuppgifter för kundens räkning gäller personuppgiftsbiträdesavtalet (Data Processing Agreement, "DPA"). En administratör i kundens organisation godkänner personuppgiftsbiträdesavtalet i portalen tillsammans med dessa villkor. Personuppgiftsbiträdesavtalet utgör en del av avtalet. När det har godkänts gäller det även personuppgifter som Gosoft har behandlat för kundens räkning innan det godkändes. Om inte annat följer av avsnitt 4.2 gäller dess bestämmelser som en del av dessa villkor för alla personuppgifter som Gosoft behandlar för kundens räkning tills en administratör har godkänt personuppgiftsbiträdesavtalet.

4.2 För en arbetsyta i gratispaketet gäller villkoren för personuppgiftsbehandling i bilaga 1 i stället för personuppgiftsbiträdesavtalet, om inte en administratör i kundens organisation har godkänt personuppgiftsbiträdesavtalet.

4.3 Gosofts egen behandling av personuppgifter om kundens användare och kontaktpersoner, till exempel för konton, fakturering och support, beskrivs i Gosofts integritetspolicy som personuppgiftsansvarig. Hur Tjänsten behandlar uppgifter om besökare på kundens webbplats, och vilka rättigheter besökarna har, beskrivs i Gosofts integritetspolicy som personuppgiftsbiträde. För kontrollen i avsnitt 12.2 sparar Gosoft som personuppgiftsansvarig fingeravtryck av AI-svar, även av svar som har getts till besökare på kundens webbplats; den behandlingen beskrivs i Gosofts integritetspolicy som personuppgiftsansvarig.

5. Immateriella rättigheter

5.1 Gosofts programvaror, logotyper och övrigt innehåll i Tjänsten är upphovsrättsligt skyddade. Tjänstens innehåll får inte kopieras, distribueras eller utnyttjas kommersiellt utan skriftligt tillstånd från Gosoft.

5.2 Under avtalstiden har kunden en icke-exklusiv rätt, som inte kan överlåtas, att använda Tjänsten i sin egen närings- eller annan verksamhet inom ramen för sitt paket.

5.3 Kunden behåller alla rättigheter till sitt eget innehåll: de texter, bilder, formulär, kunskapsbasdokument, produktflöden och annat material som kunden lägger till i Tjänsten (nedan "kundinnehåll"). Kunden tillåter Gosoft att lagra, kopiera, behandla och visa kundinnehåll endast i den utsträckning som behövs för att tillhandahålla Tjänsten. När kunden lägger till en webbplats eller ett flöde i sin kunskapsbas läser Gosoft dess offentliga sidor enligt kundens instruktion.

5.4 Kunden bekräftar att den har de rättigheter som behövs för kundinnehållet. Kunden lägger till i sin kunskapsbas endast sina egna webbplatser och flöden eller sådana som den har rätt att använda. Kunden håller Gosoft skadeslöst för anspråk från tredje parter, administrativa sanktionsavgifter i den utsträckning lagen tillåter det samt skäliga rättegångskostnader som uppstår på grund av kundinnehållet, kundens brott mot avsnitt 2.3 eller 13.1 eller olagliga instruktioner som kunden ger om behandling av personuppgifter, förutsatt att Gosoft utan dröjsmål underrättar kunden om anspråket och låter kunden delta i försvaret.

5.5 Gosoft får använda uppgifter om hur Tjänsten används, i en form som varken identifierar kunden eller någon person, för att driva, skydda och förbättra Tjänsten.

6. Ansvarsbegränsning

6.1 Utöver det som uttryckligen anges i dessa villkor lämnar Gosoft inga garantier för Tjänsten, till exempel att den fungerar utan avbrott eller fel eller att den lämpar sig för ett visst ändamål.

6.2 Vardera partens sammanlagda ansvar för alla anspråk som uppkommer inom en och samma period om 12 månader och som grundar sig på eller har samband med avtalet, oavsett om de grundar sig på avtal, skadestånd utanför avtalsförhållanden eller annan grund, är begränsat till de avgifter som kunden eller en partnerbyrå för kundens räkning har betalat eller ska betala för kundens arbetsytor för de 12 månader som föregår den händelse som gav upphov till det första anspråket under den perioden eller, om avtalet då hade gällt kortare tid än 12 månader, till avgifterna för kundens paket för deras första 12 månader. Om inga avgifter har betalats eller ska betalas för den period som bestämmer gränsen, till exempel i gratispaketet, är gränsen 100 euro.

6.3 Ingen av parterna ansvarar för indirekt skada eller följdskada, såsom utebliven vinst, förlorade intäkter eller förlorade affärer. För förlust av eller skada på data ansvarar Gosoft, inom gränsen i avsnitt 6.2, endast för skäliga kostnader för att återställa uppgifterna från sina säkerhetskopior eller, när det inte är möjligt på grund av Gosofts avtalsbrott, för att föra in uppgifterna på nytt.

6.4 Begränsningarna i avsnitt 6.2 och 6.3 gäller inte skada som har orsakats uppsåtligen eller genom grov vårdslöshet, kundens skyldighet att betala avgifterna, kundens ansvar enligt avsnitt 5.4 eller ansvar som inte kan begränsas enligt lag. De begränsar inte en registrerads rätt till ersättning enligt artikel 82 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). För anspråk mellan parterna gäller avsnitt 6.2 och 6.3; detta gäller även ett anspråk enligt artikel 82.5 i GDPR på den del av ersättningen till en registrerad som motsvarar den andra partens ansvar och anspråk på böter, sanktionsavgifter eller andra kostnader som har orsakats av ett brott mot personuppgiftsbiträdesavtalet.

7. Ändringar i användarvillkoren

7.1 Gosoft får ändra dessa villkor av sakliga skäl, till exempel på grund av ändrad lagstiftning eller ändrade anvisningar från myndigheter, av säkerhetsskäl eller på grund av ändringar i Tjänsten, dess kostnader eller dess leverantörer, på det sätt som beskrivs i detta avsnitt.

7.2 För en ändring till kundens nackdel, såsom nya skyldigheter, mindre innehåll i ett paket eller en ny begränsning, meddelar Gosoft kunden minst 30 dagar innan ändringen träder i kraft, per e-post till administratörerna i kundens organisation, och anger vad som ändras och från vilken dag. En kund som inte godtar ändringen kan säga upp sitt abonnemang innan ändringen träder i kraft (avsnitt 10.1); för kunden gäller då de tidigare villkoren till slutet av den faktureringsperiod som redan har betalats.

7.3 Vid en ändring enligt avsnitt 7.2 kan Gosoft be en administratör i kundens organisation att godkänna de ändrade villkoren i portalen. Tills de har godkänts fortsätter kundens arbetsytor i drift att fungera, men widgetarna på webbplatsen för en ny arbetsyta, eller för en raderad arbetsyta som inte var i drift när den raderades och som återställs, tas inte i bruk. Om kunden inte har sagt upp abonnemanget innan ändringen träder i kraft gäller de ändrade villkoren för kunden från den dagen, oavsett om en administratör har godkänt dem i portalen.

7.4 Andra ändringar som inte är till kundens nackdel, såsom förtydliganden, rättelser, nya funktioner eller uppdaterade kontaktuppgifter, träder i kraft när de publiceras. Om en sådan ändring visar sig vara till kundens nackdel gäller avsnitt 7.2 för den.

7.5 En ändring som krävs enligt lag eller av en myndighet, eller som behövs för att undanröja en allvarlig säkerhetsrisk, kan träda i kraft tidigare, med meddelande så tidigt som möjligt.

7.6 För prisändringar gäller avsnitt 9.7. För ändringar av personuppgiftsbiträdesavtalet gäller personuppgiftsbiträdesavtalet.

7.7 Den gällande versionen av dessa villkor och dess datum finns alltid publicerade på gosoft.fi. Tidigare versioner lämnas ut på begäran.

7.8 Gosoft håller sina integritetspolicyer och sin säkerhetssida uppdaterade. De säkerhetsåtgärder som Gosoft förbinder sig till är de som anges i personuppgiftsbiträdesavtalet; om säkerhetssidan eller en integritetspolicy beskriver dem på annat sätt har personuppgiftsbiträdesavtalet företräde. Gosoft meddelar kunderna om en ändring som försämrar skyddet för deras uppgifter på samma sätt och med samma varsel som enligt avsnitt 7.2. Byte av underbiträde sker enligt avsnitt 7 i personuppgiftsbiträdesavtalet.

7.9 Denna version av villkoren träder i kraft den dag den publiceras på gosoft.fi. För en kund som har godkänt en tidigare version träder den i kraft 30 dagar efter publiceringen, eller den dag en administratör i kundens organisation godkänner den i portalen, om det sker tidigare.

8. Tillämplig lag och tvistlösning

8.1 På dessa villkor tillämpas finsk lag, med undantag för dess lagvalsregler. Tvister avgörs uteslutande av Helsingfors tingsrätt som första instans. Gosoft får även väcka talan om obetalda avgifter vid domstolen på kundens hemort.

8.2 Dessa villkor publiceras på engelska, finska och svenska. Den engelska texten är bindande; om språkversionerna avviker från varandra har den engelska texten företräde.

9. Paket, priser och betalning

9.1 Paketen, vad varje paket omfattar och deras priser framgår av Gosofts prislista och av portalen vid tidpunkten för beställningen, om inte ett annat pris har avtalats skriftligen. Priserna anges i euro exklusive mervärdesskatt (moms). Moms tillkommer enligt den skattesats som lagen kräver; för ett företag i ett annat land inom Europeiska unionen med ett giltigt momsregistreringsnummer tillämpas omvänd skattskyldighet.

9.2 Paketen faktureras i förskott för varje faktureringsperiod, månadsvis eller årsvis enligt valet i beställningen. Ett paket kan användas när beställningen har bekräftats i portalen: en kortbeställning när den första betalningen har genomförts, en fakturabeställning genast.

9.3 Betalning sker med kort via Gosofts betaltjänstleverantör Stripe, som debiterar kortet i början av varje faktureringsperiod. Kortuppgifterna anges på Stripes betalningssida; Gosoft varken tar emot eller lagrar dem.

9.4 Om Gosoft har aktiverat fakturabeställning för kundens organisation kan kunden i stället beställa mot faktura. Faktureringsperioden börjar då på fakturadagen, och fakturan ska betalas inom 14 dagar från fakturadagen.

9.5 Ett abonnemang förnyas automatiskt vid slutet av varje faktureringsperiod för en lika lång period till det pris som då gäller (avsnitt 9.7), tills det sägs upp (avsnitt 10.1). Innan ett årsabonnemang förnyas skickar Gosoft en påminnelse per e-post minst 30 dagar i förväg. Om Gosoft inte har skickat påminnelsen kan kunden säga upp den förnyade årsperioden inom 30 dagar efter förnyelsen och får tillbaka avgifterna för resten av perioden.

9.6 Avgifter som redan har betalats återbetalas inte, helt eller delvis, när ett abonnemang sägs upp eller byts till ett mindre paket under en faktureringsperiod, om inte dessa villkor eller personuppgiftsbiträdesavtalet föreskriver något annat (avsnitt 9.5, 14.4, 15.3 och 16.3 i dessa villkor och avsnitt 7 i personuppgiftsbiträdesavtalet), lagen kräver det eller Gosoft väsentligt har brutit mot dessa villkor utan att avhjälpa avtalsbrottet.

9.7 Gosoft får ändra sina priser. Ett nytt pris gäller för ett befintligt abonnemang från den första förnyelse som infaller minst 30 dagar efter att Gosoft har meddelat ändringen per e-post till administratörerna i den organisation som faktureras för paketet och, om det är en annan organisation, i kundens organisation. En kund som inte godtar det nya priset kan säga upp abonnemanget innan det nya priset börjar gälla (avsnitt 10.1).

9.8 Om en kortbetalning misslyckas eller en faktura inte betalas senast på förfallodagen meddelar Gosoft kunden per e-post, och nya försök görs att debitera kortet. Om beloppet fortfarande är obetalt 14 dagar efter förfallodagen får Gosoft stänga av det betalda paketet: arbetsytan övergår till gratispaketet och dess widgetar på webbplatsen slutar visas tills kunden betalar eller tecknar ett nytt abonnemang. En avstängning raderar inte data; uppgifterna bevaras och raderas enligt de vanliga lagringstiderna (avsnitt 10.2). Gosoft får ta ut dröjsmålsränta enligt den finländska räntelagen (633/1982) och den fasta ersättning för indrivningskostnader som finsk lag tillåter mellan näringsidkare.

9.9 Varje paket omfattar en månatlig kvot av AI-samtal enligt prislistan. Kvoten nollställs i början av varje kalendermånad i arbetsytans tidszon, och outnyttjade samtal överförs inte till nästa månad. När kvoten har förbrukats startar AI-chatten inga nya samtal förrän nästa månad eller tills kunden beställer extra samtal från Gosoft; resten av Tjänsten fortsätter att fungera. Gosoft meddelar administratörerna i den organisation som faktureras för paketet när 80 % och när 100 % av kvoten har förbrukats.

10. Uppsägning, byte av leverantör och avtalets upphörande

10.1 Kunden kan säga upp ett abonnemang när som helst. Ett kortabonnemang kan sägas upp i portalen; alla abonnemang kan sägas upp per e-post till support@gosoft.fi. Uppsägningen träder i kraft vid slutet av den faktureringsperiod som redan har betalats, och Tjänsten fortsätter till dess.

10.2 När ett betalt paket upphör övergår arbetsytan till gratispaketet (avsnitt 11). Dess widgetar på webbplatsen arkiveras och slutar visas; de kan tas i bruk igen genom att ett paket beställs på nytt. Arbetsytans uppgifter finns kvar och raderas enligt de lagringstider som gäller för arbetsytan och enligt regeln om inaktivitet i avsnitt 11.4.

10.3 Så länge en arbetsyta finns, även efter att dess betalda paket har upphört (avsnitt 10.2), kan kundens användare exportera dess uppgifter i portalen: inskick från formulär och chatt som en CSV-fil (de senaste 5 000 per export, för alla formulär eller för ett formulär), varje fil som har laddats upp med ett inskick i sitt ursprungliga format, en fil i taget, varje konversation med dess meddelanden som en JSON- eller CSV-fil, en konversation i taget, och QR-koden för varje Q-formulär som en PNG- eller SVG-bild. Övriga uppgifter exporterar Gosoft på begäran enligt avsnitt 10.8.

10.4 När kunden raderar en arbetsyta eller sin organisation slutar arbetsytan fungera genast och bevaras i 30 dagar, under vilka kunden kan återställa den och därefter exportera dess uppgifter; därefter raderas den slutgiltigt. Om ett kortabonnemang för arbetsytan fortfarande löper väntar raderingen tills abonnemanget upphör vid slutet av den betalda perioden. En organisation som har en obetald faktura eller en beställning som ännu inte har fakturerats, eller som betalar för en annan organisations paket, kan inte raderas i portalen förrän detta har reglerats. Öppen fakturering fördröjer aldrig raderingen av personuppgifter som Gosoft behandlar för kundens räkning: på begäran, eller när avtalet upphör, raderar Gosoft dem så som beskrivs ovan, och endast själva organisationen och Gosofts egna faktureringsuppgifter sparas tills faktureringen har reglerats. Kunden kan också låta en raderad arbetsyta raderas slutgiltigt genast i portalen, varvid ett löpande kortabonnemang för den upphör genast utan återbetalning. Raderade uppgifter finns kvar i Gosofts krypterade säkerhetskopior tills de roteras bort, normalt cirka 30 dagar senare.

10.5 Kunden kan när som helst avsluta hela avtalet per e-post till support@gosoft.fi, med verkan från den dag som meddelandet anger eller, om det inte anger någon dag, från den dag Gosoft tar emot det, eller genom att radera sin organisation i portalen (avsnitt 10.4), varvid dess arbetsytor slutar fungera genast. Kundens betalda abonnemang förnyas inte, och avgifter som redan har betalats återbetalas inte (avsnitt 9.6). När avtalet upphör, oavsett orsak, raderas kundens organisation och dess uppgifter slutgiltigt enligt avsnitt 10.4, om inte något annat följer av avsnitt 10.9.

10.6 Kunden kan när som helst per e-post till support@gosoft.fi be Gosoft att flytta Tjänsten eller några av kundens arbetsytor till en annan leverantör eller till kundens egna system, eller att radera kundens uppgifter. I begäran anges de berörda arbetsytorna och, om kunden vill att Gosoft ska samarbeta med den nya leverantören, den leverantören. Bytesprocessen inleds den dag kunden väljer, senast två månader efter begäran, och genast om kunden inte anger någon dag.

10.7 Gosoft slutför sin del av bytet utan onödigt dröjsmål och inom 30 dagar från att bytesprocessen inleddes (övergångsperioden). Under övergångsperioden fortsätter kundens paket och faktureras som vanligt, om inte kunden ber att det ska upphöra tidigare, och Gosoft hjälper kunden och en leverantör som kunden har bemyndigat med bytet, informerar kunden om kända risker för kontinuiteten i Tjänsten och håller uppgifterna säkra så som beskrivs i personuppgiftsbiträdesavtalet. Om det inte är tekniskt genomförbart att slutföra bytet inom 30 dagar meddelar Gosoft kunden detta inom 14 arbetsdagar från begäran, motiverar det och anger en längre övergångsperiod på högst 7 månader; kunden kan förlänga övergångsperioden en gång. På begäran ger Gosoft kunden den information som kunden behöver för sin exitplan.

10.8 De uppgifter som kan exporteras ("exporterbara uppgifter") är: (a) inskick från formulär och chatt med svar, sammanhang och sammanfattningar samt de filer som har laddats upp med dem; (b) konversationer och deras meddelanden, inklusive livechatt; (c) leads, bokningar, besöksposter och besöksprofiler samt analyshändelser; (d) inställningarna för kundens organisation och arbetsytor, såsom widgetar, Q-formulär, automationer, teman och texter; (e) kunskapsbasens dokument och deras källor, produktflöden samt bilder och andra filer som kunden har laddat upp; (f) organisationens medlemmar och deras roller samt organisationens granskningslogg över åtkomst till personuppgifter; och (g) alla andra uppgifter som Tjänsten sparar om kundens användning av den. Gosofts programvara och eget innehåll, Gosofts instruktioner till AI-modellerna, uppgifter enligt avsnitt 5.5, lösenord, nycklar och andra inloggningsuppgifter samt andra kunders uppgifter är inte exporterbara uppgifter. Portalexporterna i avsnitt 10.3 gör kunden själv. Övriga uppgifter exporterar Gosoft på begäran inom övergångsperioden eller, utanför ett byte, inom 30 dagar från begäran, som JSON- eller CSV-filer, tillsammans med de lagrade filerna: filer som har laddats upp med inskick i sitt ursprungliga format och bilder som de WebP-filer som Tjänsten sparar. Kunskapsbasens dokument exporteras som den text som Tjänsten har extraherat ur dem, eftersom det uppladdade originalet inte sparas. Gosofts register över exportformat, som Gosoft håller uppdaterat, anger format och datastrukturer för alla exporterbara uppgifter och de standarder som de följer. Portalen exporterar konversationer och filer en i taget och högst 5 000 inskick per fil; på begäran exporterar Gosoft alla på en gång. Inställningarna för widgetar, Q-formulär och automationer är i Gosofts eget format, som en annan tjänst inte nödvändigtvis kan använda som sådant.

10.9 Efter övergångsperioden kan kunden fortfarande hämta sina uppgifter i minst 30 dagar (hämtningsperioden). Avtalet för de arbetsytor som bytet gäller upphör när bytet är slutfört eller, om kunden endast har bett om att uppgifterna ska raderas, när bytesprocessen inleds; Gosoft bekräftar upphörandet per e-post. När hämtningsperioden har löpt ut raderar Gosoft dessa arbetsytor, eller hela organisationen om bytet gällde alla arbetsytor, och de raderas slutgiltigt enligt avsnitt 10.4, om inte kunden ber Gosoft att spara dem längre. Gosoft tar inte ut någon avgift för byte eller för hämtning av uppgifter. Kundens paket faktureras som vanligt så länge det fortsätter (avsnitt 10.7), och avgifter som redan har betalats återbetalas inte (avsnitt 9.6).

10.10 Tjänsten körs på servrar i Helsingfors, Finland, med säkerhetskopior i Falkenstein, Tyskland, och de uppgifter som finns där omfattas därför av finsk och tysk lag. I personuppgiftsbiträdesavtalet anges de underbiträden som tar emot uppgifter, bland dem AI-leverantören och Google, som hör till koncerner med säte i USA, och var de behandlar uppgifterna. Gosoft lämnar ut kundens uppgifter till en myndighet endast när unionsrätten eller finsk lag kräver det och informerar kunden om begäran om inte lagen förbjuder det. Som åtgärder mot att myndigheter i stater utanför unionen får tillgång till icke-personuppgifter som lagras i unionen driver Gosoft Tjänsten hos en leverantör som är etablerad i unionen, krypterar sina säkerhetskopior och lämnar ut uppgifter till en myndighet endast så som beskrivs ovan.

11. Gratispaketet

11.1 Gratispaketet omfattar ett Q-formulär som publiceras på gosoft.fi och högst 100 svar per månad. Det omfattar inga widgetar för webbplatsen, inga AI-funktioner och ingen skanning av webbplatser.

11.2 Svaren skickas per e-post till den adress som har angetts i formuläret, som ska vara den bekräftade adressen till en medlem i kundens organisation eller en mottagaradress som dess innehavare har bekräftat. Gosoft sparar inte svaren i Tjänstens databas eller fillagring; bilaga 1 beskriver de poster som Gosoft sparar och när en kopia av ett svar kan finnas kvar i Gosofts e-post.

11.3 Gosoft får ändra eller avsluta gratispaketet med minst 30 dagars varsel.

11.4 En organisation i gratispaketet, även en vars betalda paket har upphört, som inte har haft någon aktivitet under 6 månader varnas per e-post som skickas till dess administratörer och raderas enligt avsnitt 10.4 om det fortfarande inte finns någon aktivitet 60 dagar efter varningen. Med aktivitet avses att en medlem loggar in, ett formulärsvar, en konversation eller analyshändelser från kundens widgetar.

11.5 Gratispaketet omfattar inget åtagande om tjänstenivå, och support för det ges endast per e-post.

12. AI-funktioner

12.1 AI-assistentens svar genereras automatiskt utifrån kundens innehåll och konversationen, och de kan vara felaktiga eller ofullständiga. Kunden håller sin kunskapsbas korrekt och uppdaterad, följer konversationerna och presenterar inte assistentens svar som bindande anbud eller som professionell rådgivning. Gosoft garanterar inte att ett enskilt svar är korrekt.

12.2 Gosoft förser AI-assistenten med en upplysning om att besökarna talar med ett AI-system: en AI-märkning bredvid assistentens namn och en fast första rad i AI-konversationen. Kunden kan inte stänga av dem i portalen och får inte dölja, täcka över eller ta bort dem på annat sätt, framställa assistenten som en människa eller instruera assistenten att påstå att den är en människa. Kunden ansvarar för den ytterligare transparens som kundens egen användning av AI-funktionerna kräver. Gosoft märker dessutom assistentens svar och, i portalen, Kollegas svar, förslagen från Bygg från din webbplats och FAQ-utkasten maskinläsbart som AI-genererade och erbjuder en kostnadsfri kontroll på https://connect.gosoft.fi/api/ai-check som visar om en text motsvarar någon av dessa texter som Gosoft fortfarande har kvar. Om ingen motsvarighet hittas visar det inte att texten är skriven av en människa. Kunden får inte ta bort eller ändra märkningen eller hindra den från att nå besökarna. Att redigera texten i portalen bryter inte mot detta.

12.3 Tjänsten är inte utformad för användningar som EU:s förordning om artificiell intelligens klassificerar som högrisk, såsom att sålla eller rangordna arbetssökande, bedöma kreditvärdighet eller besluta om tillgång till utbildning eller till väsentliga privata eller offentliga tjänster. Kunden får inte använda AI-funktionerna, inklusive AI-steg i automationer, för sådana ändamål.

12.4 AI-chatten är inte avsedd för barn. Kunden får inte använda den på en webbplats eller i en tjänst som riktar sig till personer under 18 år.

12.5 Gosoft får byta de AI-modeller och AI-leverantörer som Gosoft använder. Byte av en AI-leverantör som behandlar personuppgifter sker enligt avsnitt 7 i personuppgiftsbiträdesavtalet.

12.6 För Tjänstens AI-funktioner, inklusive AI-assistenten, är Gosoft leverantör och kunden tillhandahållare i den mening som avses i EU:s förordning om artificiell intelligens (förordning (EU) 2024/1689).

13. Q-formulär och anmälan av olagligt innehåll

13.1 Ett Q-formulär publiceras på en egen sida på gosoft.fi. För varje publicerat Q-formulär ska kunden:

• ange i formuläret vilken organisation som samlar in svaren;
• ge de svarande, i formuläret, den information som krävs enligt artikel 13 i dataskyddsförordningen eller en länk till sin egen integritetspolicy som innehåller den;
• inte efterlikna en annan organisations eller Gosofts namn, utseende eller logotyp;
• inte fråga efter uppgifter som avsnitt 2.3 inte tillåter;
• använda filuppladdningsfält endast för filer som formuläret behöver (Tjänsten tar emot högst 6 filer på högst 10 MB vardera per svar);
• hålla formulärets frågor och texter lagliga och korrekta.

13.2 Gosoft får granska ett Q-formulär när som helst. Gosoft får inaktivera eller ta bort ett Q-formulär om Gosoft efter en bedömning anser att formuläret är olagligt eller bryter mot dessa villkor. Om en anmälan enligt avsnitt 13.3 gör det sannolikt att formuläret är olagligt och skadan kan bli allvarlig, till exempel när formuläret efterliknar en bank, får Gosoft inaktivera formuläret genast medan anmälan bedöms.

13.3 Vem som helst kan anmäla innehåll i Tjänsten som den anser vara olagligt, till exempel ett Q-formulär, via anmälningslänken på ett Q-formulärs sida, på Gosofts anmälningssida eller per e-post till abuse@gosoft.fi. En anmälan bör förklara varför innehållet anses vara olagligt, ange innehållets exakta adress (URL), ange anmälarens namn och e-postadress (behövs inte om anmälan gäller sexuella övergrepp mot eller sexuell exploatering av barn) samt innehålla en bekräftelse av att anmälaren i god tro anser att uppgifterna och påståendena i anmälan är korrekta och fullständiga.

13.4 Gosoft bekräftar att anmälan har tagits emot, behandlar den utan onödigt dröjsmål och objektivt och meddelar anmälaren sitt beslut och hur beslutet kan ifrågasättas. Om Gosoft tar bort eller inaktiverar innehåll meddelar Gosoft kunden skälen och hur beslutet kan ifrågasättas, om inte lagen förhindrar det.

13.5 Myndigheter och användare av Tjänsten kan kontakta Gosoft i dessa frågor på abuse@gosoft.fi, på finska, svenska eller engelska.

13.6 En person på Gosoft granskar Q-formulär och annat innehåll som kunden publicerar, efter en anmälan enligt avsnitt 13.3, på order av en myndighet eller på Gosofts eget initiativ, och beslutar om varje begränsning; inget automatiskt verktyg tar bort kundens innehåll eller begränsar ett konto på grund av innehållet. AI-chatten kontrollerar besökarnas meddelanden och assistentens svar automatiskt med en tjänst för innehållsmoderering, om detta inte har stängts av för kundens arbetsyta (avsnitt 7 i personuppgiftsbiträdesavtalet): assistenten svarar inte på ett meddelande i de allvarligaste kategorierna, och flaggade meddelanden visas för kunden i portalen. Kunden eller anmälaren kan be Gosoft att ompröva ett beslut genom att svara på det e-postmeddelande som meddelade beslutet och kan också föra saken till domstol (kunden till den domstol som anges i avsnitt 8.1).

13.7 Om Gosoft får kännedom om information som ger anledning att misstänka att ett brott som innebär ett hot mot en persons liv eller säkerhet har begåtts, begås eller sannolikt kommer att begås, underrättar Gosoft polisen utan dröjsmål.

14. Avstängning och upphörande av avtalet

14.1 Gosoft får stänga av ett konto, en arbetsyta eller ett enskilt Q-formulär eller ta bort innehåll om kunden allvarligt bryter mot avsnitt 2.3, 12 eller 13, om användningen äventyrar Tjänstens säkerhet eller drift eller om en myndighet beordrar det. Om begränsningen gäller innehåll eller användning som Gosoft anser vara olaglig eller strida mot dessa villkor, meddelar Gosoft kunden senast när begränsningen träder i kraft vad som har begränsats och för hur lång tid, vilka fakta och vilken eventuell anmälan beslutet grundar sig på, om automatiserade medel har använts, vilken bestämmelse i lag eller i dessa villkor beslutet grundar sig på och varför, samt hur kunden kan ifrågasätta beslutet. I andra fall meddelar Gosoft kunden skälet i förväg när det är möjligt, annars utan dröjsmål. Gosoft återställer Tjänsten när skälet inte längre finns.

14.2 Vardera parten får häva avtalet med omedelbar verkan om den andra parten väsentligt bryter mot det och, om avtalsbrottet kan avhjälpas, inte avhjälper det inom 14 dagar från att den har fått en skriftlig uppmaning att avhjälpa det. Gosoft får också häva avtalet om kundens brott mot avsnitt 2.3, 12 eller 13 är allvarliga eller upprepade.

14.3 Avstängning på grund av sen betalning beskrivs i avsnitt 9.8. När avtalet upphör hanteras kundens organisation och uppgifter enligt avsnitt 10.5 och 10.9.

14.4 Gosoft får upphöra med Tjänsten eller ett betalt paket för alla kunder med minst tre månaders varsel per e-post till administratörerna och återbetalar de avgifter som har betalats för tiden efter upphörandet.

15. Support och tillgänglighet

15.1 Gosoft ger support per e-post på support@gosoft.fi på finländska arbetsdagar (måndag till fredag, utom helgdagar).

15.2 Gosoft strävar efter att hålla Tjänsten tillgänglig hela tiden men lämnar inget åtagande om tjänstenivå om inte ett sådant har avtalats skriftligen. Gosoft får avbryta Tjänsten för underhåll, uppdateringar eller av säkerhetsskäl. Gosoft försöker göra det när användningen är låg och meddelar kunderna i förväg om planerat underhåll som märkbart avbryter Tjänsten.

15.3 Gosoft utvecklar Tjänsten och får ändra den. Om en ändring tar bort en funktion som ingår i kundens betalda paket gäller avsnitt 7.2, och en kund som säger upp abonnemanget på grund av ändringen innan den träder i kraft får tillbaka de avgifter som kunden har betalat för tiden efter att ändringen träder i kraft.

15.4 Funktioner som prislistan eller portalen anger som betaversioner fungerar men kan fortfarande ändras eller dras in utan det varsel som anges i avsnitt 7.2, och inget åtagande om tjänstenivå omfattar dem.

16. Allmänna bestämmelser

16.1 Vardera parten håller den andra partens företagshemligheter och annan information som har märkts som konfidentiell eller som uppenbart är konfidentiell, och som parten får i samband med Tjänsten, konfidentiell och använder den endast för avtalets ändamål. Detta gäller inte information som är offentlig, som parten redan hade eller lagligen har fått från en tredje part, eller som parten måste lämna ut enligt lag eller på order av en myndighet. Skyldigheten gäller i tre år efter att avtalet har upphört. Konfidentialiteten för personuppgifter regleras i personuppgiftsbiträdesavtalet eller, för gratispaketet, i bilaga 1.

16.2 Ingen av parterna ansvarar för dröjsmål eller underlåtenhet som beror på en händelse utanför partens rimliga kontroll som den inte skäligen kunde förutse eller undvika, såsom naturkatastrof, krig, strejk, en myndighets åtgärd eller en allmän störning i elförsörjningen eller telekommunikationerna, eller en störning hos en underleverantör till Gosoft som har orsakats av en sådan händelse. Den part som drabbas meddelar den andra parten utan dröjsmål.

16.3 Gosoft får anlita underleverantörer för att tillhandahålla Tjänsten och ansvarar för deras arbete som för sitt eget; för underbiträden som behandlar personuppgifter gäller personuppgiftsbiträdesavtalet. Gosoft får överlåta avtalet till ett bolag som tar över Tjänsten eller Gosofts verksamhet. Gosoft meddelar kunden i förväg, och en kund som inte godtar överlåtelsen kan säga upp avtalet att upphöra när överlåtelsen träder i kraft och får tillbaka de avgifter som har betalats för tiden därefter. Kunden får överlåta avtalet endast med Gosofts skriftliga samtycke.

16.4 Gosoft skickar meddelanden enligt dessa villkor per e-post till administratörerna i kundens organisation och får även visa dem i portalen. Kunden skickar meddelanden till Gosoft per e-post till support@gosoft.fi och meddelanden som gäller personuppgifter till privacy@gosoft.fi.

16.5 Om en bestämmelse i dessa villkor befinns vara ogiltig förblir övriga bestämmelser i kraft.

16.6 Avsnitt 5.4, 6, 8, 9, 10.4, 10.8, 10.9 och 16.1 samt bilaga 1 fortsätter att gälla efter att avtalet har upphört, så länge de är relevanta.

17. Kontaktuppgifter

Gosoft Oy FO-nummer: 3454099-6 Punavuorenkatu 7 B 38, 00120 Helsingfors, Finland Telefon: +358 50 385 4095 E-post: info@gosoft.fi

• Support: support@gosoft.fi
• Dataskydd: privacy@gosoft.fi
• Anmälan av olagligt innehåll: abuse@gosoft.fi

Bilaga 1. Villkor för personuppgiftsbehandling i gratispaketet

Dessa villkor gäller enligt avsnitt 4.2 för de svar som svarande skickar via kundens Q-formulär i gratispaketet.

1. Roller. För dessa svar är kunden personuppgiftsansvarig och Gosoft behandlar svaren för kundens räkning som dess personuppgiftsbiträde.

2. Föremål, art och ändamål. Gosoft publicerar Q-formulärets sida, tar emot varje svar, inklusive filer som den svarande laddar upp, och skickar det per e-post till den adress som har angetts i formuläret (en bekräftad adress till en medlem i kundens organisation eller en mottagaradress som dess innehavare har bekräftat). Gosoft räknar svaren för att tillämpa månadsgränsen och registrerar den analys som beskrivs i punkt 5 för kunden.

3. Varaktighet. Så länge Q-formuläret är publicerat; varje svar endast så länge som det tar att skicka det, med undantag för en rapport om utebliven leverans enligt punkt 5, som finns kvar i brevlådan för returnerad e-post tills Gosoft raderar den, senast 30 dagar efter att den har kommit in.

4. Uppgifter och registrerade. Det som kundens formulär frågar efter, eventuella uppladdade filer samt de identifierare och poster som beskrivs i punkt 5. De registrerade är de personer som öppnar eller svarar på formuläret.

5. Lagring. Gosoft lagrar inte svaren eller de uppladdade filerna i sin databas eller fillagring. För varje svar registrerar Gosoft bara dessa fyra saker:

   • (a) arbetsytan och tidpunkten, utan innehåll, för att räkna svaren mot månadsgränsen;
   • (b) en analyspost om svaret för kunden, med enhetstypen (mobil, surfplatta eller dator), kopplad till den svarandes slumpmässiga besöksidentifierare eller, om kunden kräver samtycke för analys, till en daglig identifierare som beräknas från arbetsytan, IP-adressen och webbläsarens user-agent-sträng med en nyckel som byts varje dag;
   • (c) den svarandes slumpmässiga besöksidentifierare med ett hashvärde av en hemlighet som lagras i den svarandes webbläsare, som Tjänsten använder för att kontrollera att en senare begäran om besökarens uppgifter eller om radering av dem kommer från den webbläsaren. På själva Q-formulärets sida kan sådana begäranden inte göras; en svarande kan framställa dem till kunden eller till Gosoft på privacy@gosoft.fi;
   • (d) en leveranspost med formuläret, tidpunkten och antalet brevlådor som svaret skickades till, utan innehåll.

   Den svarandes webbläsare sparar identifieraren och hemligheten i sin lokala lagring. Visningar av Q-formulärets sida registreras som analys för kunden, enligt samma samtyckesregel som för widgetarna på webbplatsen.

   E-postmeddelandet passerar Gosofts egen e-postserver på samma server. Ett meddelande som den mottagande servern inte tar emot direkt väntar i e-postserverns kö och tas bort när det har levererats eller slutligt avvisats. E-postserverns logg innehåller adresserna och tidpunkten för leveransen, inte meddelandets innehåll; loggen har ingen fast lagringstid och tas bort när serverns systemlogg roteras. Ett meddelande som inte kan levereras returneras som en rapport om utebliven leverans till Gosofts brevlåda för returnerad e-post, som tillhandahålls av Google (punkt 8); en sådan rapport kan innehålla en del av svaret.

6. Instruktioner. Formuläret så som kunden har utformat det och dessa villkor är kundens dokumenterade instruktioner, även i fråga om överföringar. Kunden instruerar också Gosoft att ta fram sammanställd statistik som varken identifierar kunden eller någon person, för att driva, skydda och förbättra Tjänsten (avsnitt 5.5). Gosoft behandlar svaren endast enligt dessa instruktioner, om inte unionsrätten eller finsk lag kräver något annat; Gosoft informerar då kunden innan behandlingen, om inte lagen förbjuder det.

7. Konfidentialitet och säkerhet. Gosofts personal är bunden av tystnadsplikt. Webbanslutningar krypteras med TLS. Det e-postmeddelande som innehåller ett svar krypteras under överföringen med TLS endast när den mottagande e-postservern erbjuder det, och den serverns certifikat kontrolleras inte. Åtkomst till Tjänsten är begränsad till användarkonton, avgränsad per organisation och arbetsyta och kontrolleras vid varje begäran. Gosoft tillämpar säkerhetsåtgärderna i avsnitt 6.3 i personuppgiftsbiträdesavtalet, i den mån de är relevanta, på svaren och på posterna i punkt 5.

8. Underbiträden. Hetzner Online GmbH, drift i Helsingfors, Finland, med säkerhetskopior i Falkenstein, Tyskland; samt Google, som tillhandahåller Gosofts e-posttjänst (Google Workspace), för brevlådan som tar emot returnerad e-post (punkt 5). Google kan behandla denna e-post utanför EES med stöd av skyddsåtgärderna för överföringar i Googles villkor för databehandling. Ingen AI-leverantör används i gratispaketet. Kunden ger Gosoft ett allmänt tillstånd att anlita underbiträden; Gosoft meddelar kunden i förväg om ett planerat tillägg eller byte, och kunden kan invända och säga upp avtalet så som beskrivs i avsnitt 7 i personuppgiftsbiträdesavtalet. Gosoft ålägger genom avtal varje underbiträde dataskyddsskyldigheter som ger minst samma skyddsnivå som dessa villkor och ansvarar gentemot kunden för sina underbiträden.

9. Bistånd, anmälan av incidenter och granskningar. Gosoft underrättar kunden utan onödigt dröjsmål om en personuppgiftsincident som berör svaren, även en incident hos ett underbiträde, och anger kontaktpunkten hos Gosoft där mer information kan erhållas (privacy@gosoft.fi); bistår kunden, så långt Gosoft rimligen kan med hänsyn till de begränsade uppgifter som Gosoft sparar, med de registrerades begäranden och med kundens skyldigheter enligt artiklarna 32-36 i dataskyddsförordningen; informerar omedelbart kunden om en instruktion enligt Gosofts uppfattning strider mot dataskyddslagstiftningen; och tillhandahåller den information som behövs för att visa att artikel 28 i dataskyddsförordningen följs. För granskningar gäller avsnitt 9 i personuppgiftsbiträdesavtalet.

10. Radering. När ett svar har skickats finns endast posterna i punkt 5 kvar. Räknaren raderas efter 62 dagar; analysposten efter kundens lagringstid för analys (365 dagar om den inte ändras); besöksposten när den är äldre än arbetsytans lagringstid (90 dagar om den inte ändras) och inga andra uppgifter om besökaren finns kvar; leveransposten när arbetsytan raderas. När kunden raderar Q-formuläret eller sitt konto raderas posterna enligt samma regler och avsnitt 10.4 i villkoren. Kunden kan få dessa poster exporterade enligt avsnitt 10.8 i villkoren innan de raderas.

11. Information till svarande. Kunden informerar de svarande om behandlingen (avsnitt 13.1). Gosofts integritetspolicy som personuppgiftsbiträde beskriver Gosofts roll.