Vientimuotojen rekisteri

1. Tietoa rekisteristä

Tässä rekisterissä luetellaan muodot ja tietorakenteet, joissa Gosoft Connectin siirrettävät tiedot ovat saatavilla, sekä standardit, joita ne noudattavat. Rekisteri on EU:n datasäädöksen (asetus (EU) 2023/2854) 26 artiklan b alakohdassa edellytetty verkkorekisteri, ja se kattaa käyttöehtojen kohdan 10.8 alakohdissa (a)-(g) luetellut siirrettävät tiedot. Gosoft päivittää rekisteriä aina, kun jokin vienti tai tallennettu tietorakenne muuttuu; tämän sivun yläreunassa oleva Päivitetty-päivämäärä on viimeisimmän muutoksen päivä.

Kenttien ja sarakkeiden nimet on kirjoitettu siinä muodossa kuin ne ovat tiedostoissa. Vientipyynnöt ja vientiä koskevat kysymykset lähetetään osoitteeseen support@gosoft.fi (kohta 7). Kohdassa 9 kuvataan portaaliviennit ohjelmistojen käyttöön tarkoitettuina rajapintoina (datasäädöksen 30 artiklan 2 kohta) ja kohdassa 10 maksut (29 artikla).

2. Viennit portaalissa

Niin kauan kuin työtila on olemassa, jokainen käyttäjä, jolla on portaalissa pääsy asiakkaan organisaatioon, voi tehdä nämä viennit itse (käyttöehtojen kohta 10.3).

2.1 Lomakkeiden ja chatin kautta tulleet lähetykset (CSV)

• Tiedostonimi: submissions-<työtilan tunnisteen 8 ensimmäistä merkkiä>-<VVVV-KK-PP>.csv, jossa päivämäärä on viennin päivä UTC-ajassa.
• Koodaus: UTF-8 ja tavujärjestysmerkki (BOM), arvot pilkuin eroteltuina, otsikkorivi. Jokainen rivi päättyy rivinvaihtomerkkiin (LF), ja myös arvon sisäinen rivinvaihto on LF.
• Arvot: jokainen arvo sarakkeen test arvoja lukuun ottamatta on lainausmerkeissä, ja arvon sisäinen lainausmerkki kahdennetaan. Puuttuva arvo voi olla tyhjä kenttä ilman lainausmerkkejä. Jos arvo alkaa merkillä =, +, - tai @, sitä edeltäviä tyhjämerkkejä huomioimatta, sen eteen lisätään heittomerkki ('), jotta taulukkolaskentaohjelma ei suorita sitä kaavana.
• Rivit: yksi rivi lähetystä kohden, uusimmat 5 000, uusin ensin. Viennin voi rajata yhteen lomakkeeseen (form_id), yhteen source-sarakkeen lähteistä sekä todellisiin lähetyksiin tai testimerkintöihin.

Otsikkorivillä ovat nämä sarakkeet tässä järjestyksessä:

2.2 Keskustelu (JSON)

• Tiedostonimi: conversation-<keskustelun tunnisteen 8 ensimmäistä merkkiä>-<VVVV-KK-PP>.json, jossa päivämäärä on viennin päivä UTC-ajassa.
• Koodaus: UTF-8, sisennys 2 välilyöntiä. Ajankohdat ovat ISO 8601 -muodossa UTC-ajassa.
• Rakenne: yksi objekti, jossa on viisi jäsentä:
  • conversation: id, workspace_id, visitor_id, channel (chat tekoälychatissa, livechat livechatissa), status, summary, metadata, started_at, last_activity_at, is_test;
  • messages: luettelo viesteistä vanhimmasta alkaen, kussakin id, role, content, tool_calls, tool_name, metadata, created_at ja ai_generated (true, jos viestin on kirjoittanut tekoäly kokonaan tai osittain, muuten false);
  • flags: luettelo keskustelun moderointimerkinnöistä uusimmasta alkaen, kussakin id, message_id, reason, source, status, categories ja created_at;
  • ai_generated_fields: luettelo kentistä, jotka tekoäly kirjoitti: conversation.summary, jos keskustelulla on yhteenveto, muuten ei yhtään;
  • exported_at: milloin tiedosto muodostettiin.

2.3 Keskustelu (CSV)

• Tiedostonimi: kuten kohdassa 2.2, mutta päätteellä .csv.
• Koodaus: UTF-8 ilman tavujärjestysmerkkiä, arvot pilkuin eroteltuina, otsikkorivi. Jokainen rivi päättyy rivinvaihtopariin (CR LF); arvon sisäinen rivinvaihto on LF.
• Arvot: jokainen arvo on lainausmerkeissä, ja arvon sisäinen lainausmerkki kahdennetaan. Puuttuva arvo on tyhjä kenttä ilman lainausmerkkejä. Kohdan 2.1 heittomerkkisääntöä sovelletaan.
• Rivit: yksi rivi viestiä kohden, vanhimmasta alkaen.

Otsikkorivillä ovat nämä sarakkeet tässä järjestyksessä:

2.4 Lähetyksen mukana ladattu tiedosto

• Sisältö: tiedosto sellaisena kuin se ladattiin, tiedosto kerrallaan, sillä mediatyypillä, jonka lähettäjän selain sille antoi (application/octet-stream, jos selain ei antanut mediatyyppiä tai antoi virheellisen).
• Tiedostonimi: tallennettu tiedostonimi, jossa jokainen muista kuin ASCII-kirjaimista, numeroista, alaviivoista, pisteistä ja yhdysmerkeistä koostuva merkkijakso on korvattu yhdellä alaviivalla, enintään 120 merkkiä.

2.5 Q-lomakkeen QR-koodi

• Sisältö: Q-lomakkeen osoite https://gosoft.fi/<työtilan oletuskieli>/q/<työtilan tunniste>/<Q-lomakkeen tunniste> QR-koodina, jonka hiljainen alue on yhden moduulin levyinen ja virheenkorjaustaso M, mustana valkoisella.
• PNG (image/png): 800 pikseliä leveä, ladataan nimellä qr-<Q-lomakkeen tunniste>.png.
• SVG (image/svg+xml): 480 pikseliä leveä; se on kuva, joka näkyy Q-lomakkeen editorissa ja sen tulostussivulla.

3. Viennit pyynnöstä

Muut siirrettävät tiedot Gosoft vie pyynnöstä (käyttöehtojen kohta 10.8): vaihdon siirtymäajan kuluessa tai, kun kyse ei ole vaihdosta, 30 päivän kuluessa pyynnöstä. Gosoft ei peri tästä maksua (kohta 10.9).

• Muoto: yksi JSON-tiedosto kustakin alla mainitusta tietuelajista UTF-8-merkistöllä: luettelo objekteista, joiden avaimet ovat tässä mainitut kenttien nimet. Ajankohdat ovat ISO 8601 -muodossa UTC-ajassa, ja kalenteripäivät kirjoitetaan muodossa VVVV-KK-PP. Pyynnöstä Gosoft toimittaa niiden sijaan CSV-tiedostot, joiden otsikkorivillä ovat kenttien nimet.
• Tiedostot: tallennetut tiedostot toimitetaan tietueiden mukana: lähetysten mukana ladatut tiedostot sellaisina kuin ne ladattiin ja kuvat niinä WebP-tiedostoina, jotka Palvelu säilyttää.

(a) Lähetykset

• Lähetykset: id, workspace_id, conversation_id, visitor_id, source, form_id, values (vastaukset kentittäin), files, user_agent, context, ai_summary, is_test, preview_session_id, created_at.
• files: yksi merkintä kustakin ladatusta tiedostosta: field, name, size, mime (mediatyyppi) ja path (tiedoston tallennuspaikka).
• context: url, landing, referrer, lang, widget (sen id ja name) ja path (valinnat, jotka kävijä teki widgetissä ennen lomaketta, kukin kenttineen q ja a).
• Ladatut tiedostot: sellaisina kuin ne ladattiin. Sivuston esikatselussa tehdyn testimerkinnän tiedostot on lueteltu kentän discarded kanssa, eikä itse tiedostoja ole säilytetty. Tiedosto, jota Palvelu ei pystynyt tallentamaan lähetyksen saapuessa, on lueteltu kenttien discarded ja failed kanssa ilman kenttää path.

(b) Keskustelut ja viestit

• Keskustelut: id, workspace_id, visitor_id, visitor_profile_id, channel, status, summary, metadata, ai_category, is_test, started_at, last_activity_at, visitor_seen_at.
• Viestit: id, conversation_id, workspace_id, role, content, tool_calls, tool_name, metadata, created_at.
• Moderointimerkinnät: id, workspace_id, conversation_id, message_id, reason, source, status, categories, reviewer_id, triaged_at, metadata, created_at.

(c) Liidit, varaukset, kävijät ja analytiikka

• Liidit: id, workspace_id, conversation_id, visitor_id, visitor_profile_id, name, email, phone, message, metadata, status, created_at.
• Varaukset: id, workspace_id, submission_id, source, form_ref (lomakevaihe tai Q-lomake) ja widget_id (widget), joissa aika varattiin, field, starts_at, ends_at, tz, summary, status, write_via (miten varaus päätyi yrityksen kalenteriin: kirjoitettiin siihen tai lähetettiin kutsuna), external_uid, external_ref ja external_error (yhdistettyyn kalenteriin kirjoitettu tapahtuma tai syy, miksi sen kirjoittaminen epäonnistui), invited_refs (jäsenet ja vahvistetut sähköpostin vastaanottajat, joille kutsu lähetettiin, tunnisteina), created_at.
• Kävijätietueet: workspace_id, visitor_id, created_at. Kävijän salaisuuden tiiviste on tunnistautumistieto, eikä sitä viedä.
• Kävijäprofiilit: id, workspace_id, visitor_id, facts, summary, last_seen_at, created_at, updated_at.
• Analytiikkatapahtumat: id, workspace_id, visitor_id, kind (pageview, click, dwell tai conversion), url, referrer, lang, device_class, duration_ms, meta, created_at.
• Analytiikan päiväkohtaiset summat: workspace_id, date, pageviews, unique_visitors, clicks, total_dwell_ms, conversions, conversations_started, messages_user, messages_assistant, submissions, ai_cost_cents, ai_prompt_tokens, ai_completion_tokens, computed_at.

(d) Asetukset

• Työtilat: id, name, domains, timezone, status, setup (ohjatun käyttöönoton tila ja verkkosivuston skannauksen tulos), created_at, updated_at.
• Asetustiedostot: kunkin työtilan config.json ja kunkin Q-lomakkeen qforms/<Q-lomakkeen tunniste>.json Gosoftin omassa JSON-muodossa (kohta 5). Portaalin tallentamat tiedoston config.json ylimmän tason avaimet ovat name, domains, languages, defaultLang, langSource, langParam, theme, widgets, livechat, campaigns, attribution, constants, behaviors, retrieval, knowledge, runtime, schemaVersion, automations, intelligence, analytics ja privacy. Ennen 5.10.2026 tehtyä kalenteripäivitystä tallennettu calendar-lohko voi olla tiedostossa, kunnes kalenteriyhteys tallennetaan tai poistetaan portaalissa (katso Kalenteriyhteydet alla). Niissä olevia tunnistautumistietoja ei viedä: tällaisen lohkon kalenterisalasanaa, tuotesyötteen webhook-salaisuutta eikä webhookien ja automaation muille järjestelmille tarkoitetun osoitteen salaisuuksia.
• Yritystiedot, joiden perusteella tekoälyavustaja vastaa (entity.json): company, contact, business_hours.
• Yhteydet muihin palveluihin: id, workspace_id, provider, name, secret_hint, last_ok_at, last_error, created_by, created_at. Itse salaisuutta ei viedä.
• Kalenteriyhteydet: workspace_id, provider (none, saatavuuslinkin osalta ics tai CalDAV-tilin osalta caldav), settings (CalDAV-tilin osalta palvelimen osoite, käyttäjätunnus, valittu kalenteri ja tapahtumien otsikko; saatavuuslinkin osalta sen palvelin), invite (lähetetäänkö varaus kutsuna, kun sitä ei kirjoiteta kalenteriin), status, last_ok_at, last_error, updated_at, updated_by. CalDAV-salasana tai itse saatavuuslinkki on tunnistautumistieto, eikä sitä viedä.
• Vahvistetut sähköpostin vastaanottajat: id, workspace_id, email, lang, verified_at, verified_via, created_by, created_at.
• Tietopankin lähteet: id, workspace_id, kind, url, status, pages, failures, cadence, added_at, last_checked_at, last_change_at, last_result.
• Organisaatio: sen nimi ja laskutustiedot; sen tilaukset (paketti, hinta, laskutuskausi ja -tapa, tila, niiden päivämäärät sekä laskulla tehdyn tilauksen yhteydessä hyväksytty käyttöehtojen versio); sekä sen tekemät tietojenkäsittelysopimuksen ja käyttöehtojen hyväksynnät (versiot, näytetty kieli, hyväksyjän nimi ja rooli, ajankohta ja IP-osoite).

(e) Tietopankki, tuotesyötteet ja kuvat

• Asiakirjat: id, workspace_id, type, kind, source_type, source_ref, parent_id, title, content (poimittu teksti), content_hash, language, metadata, context_summary, status, ingested_at, updated_at. Tuotesyötteen tuotteet ovat asiakirjoja, joiden laji on product ja joiden hinta, varastotilanne ja variantit ovat kentässä metadata. Tietopankkiin ladatusta asiakirjasta säilytetään vain siitä poimittu teksti sekä alkuperäisen tiedoston nimi ja mediatyyppi kentässä metadata, ei alkuperäistä tiedostoa.
• Tekstiosat (asiakirjojen osat, joista tekoäly hakee): id, document_id, workspace_id, chunk_index, content, tokens, embedding (1 024 luvun tekstivektori, jonka Palvelun upotusmalli on laskenut; nykyisin malli on bge-m3), content_tsv (tekstiosan sanat avainsanahakua varten PostgreSQL:n tsvector-tyypin tekstimuodossa), metadata, created_at.
• Tuontityöt, joissa verkkosivusto tai syöte luetaan ja jotka säilytetään enintään 14 päivää niiden päättymisestä: id, workspace_id, kind, key, payload, progress, result, attempts, last_error, created_at, started_at, done_at.
• Mediakirjaston kuvat: WebP-tiedostoja, enintään 1 024 pikseliä leveitä. Yli 400 pikseliä leveästä kuvasta on lisäksi puolet kapeampi kopio, jonka nimi päättyy -sm.webp.
• Organisaation kuvat (jäsenten profiilikuvat): WebP-tiedostoja, enintään 512 pikseliä leveitä.

(f) Jäsenet ja pääsy

• Jäsenet: user_id, display_name, email, title, avatar_url (profiilikuva), role, livechat_agent, created_at (milloin jäsen liittyi) sekä livechat-agentin omat saatavuusajat (availability).
• Avoimet kutsut: id, email, role, purpose, created_by, created_at, expires_at.
• Auditointiloki: id, user_email, workspace_id, workspace_name, action, subject, subject_id, metadata, ip_address, created_at.

(g) Muut tiedot, joita Palvelu säilyttää asiakkaan Palvelun käytöstä

• Tietopankin puuteraportti: workspace_id, generated_at, source_count, gaps (luettelo aiheista, kussakin topic, sample_question ja count).
• Koosteet: id, workspace_id, kind, period_start, period_end, language, conversation_count, digest, created_at.
• Tekoälyn käyttötiedot: id, workspace_id, provider, model, prompt_tokens, completion_tokens, total_tokens, cached_tokens, cache_write_tokens, reasoning_tokens, cost_cents, duration_ms, finish_reason, error, purpose, created_at sekä conversation_id ja message_id niin kauan kuin kyseiset tiedot ovat olemassa. cached_tokens ja cache_write_tokens sisältyvät kenttään prompt_tokens ja reasoning_tokens kenttään completion_tokens; kukin niistä on tyhjä, jos sitä ei ole ilmoitettu.
• Automaatioiden ajot: id, workspace_id, event_type, source, event, bag (päättymättömän ajon arvot ja muuttujat), status, step_count, scheduled_at, started_at, finished_at, error, created_at; sekä niiden vaiheet: id, run_id, workspace_id, node_id, kind, status, output, summary, error, ms, created_at.
• Ilmoitustietueet (jäsenille lähetetyt ilmoitukset lähetyksistä ja muista tapahtumista sekä alkaneet ja päättyneet kampanja-ajat): id, workspace_id, event_type, rule, status, recipients, detail, created_at.
• Vain sähköpostilla lähetetyt vastaukset: kunkin työtila ja ajankohta (workspace_id, created_at) ilman sisältöä, säilytetään 62 päivää vastausten laskemiseksi niitä koskevia rajoja vasten.
• Työtilaa koskevat lähetetyt ilmoitukset (esimerkiksi tekoälykeskustelujen kiintiön käytöstä): workspace_id, key, period, sent_at.
• Latausvirheraportit (widgetit, joiden lataaminen asiakkaan verkkosivustolla epäonnistui): id, workspace_id, stage, message, page_host, user_agent, created_at.
• Kollega-keskustelut: id, workspace_id, user_id (jäsen), created_at, updated_at; sekä niiden viestit: id, thread_id, role, content, sources, proposal, proposal_state, created_at.
• Työtilojen luovutukset (toiselle organisaatiolle luovutetut työtilat): id, workspace_id, source_org_id, customer_org_name, target_email, status, created_by, created_at, expires_at, accepted_at, accepted_by, target_org_id. Luovutusavain on tunnistautumistieto, eikä sitä viedä.
• Sivuston esikatselun istunnot: id, workspace_id, user_id (jäsen, joka avasi istunnon), origin, focus (esikatsellut widgetit), lang, visitor_id, created_at, expires_at, revoked_at. Istunnon avain on tunnistautumistieto, eikä sitä viedä.

4. Tiedot, jotka eivät ole siirrettäviä

Kuten käyttöehtojen kohdassa 10.8 todetaan, siirrettäviä tietoja eivät ole:

• Gosoftin ohjelmistot ja oma sisältö.
• Gosoftin ohjeet tekoälymalleille.
• Käyttöehtojen kohdassa 5.5 tarkoitetut tiedot, joista ei voi tunnistaa asiakasta eikä ketään henkilöä.
• Salasanat, avaimet ja muut tunnistautumistiedot, esimerkiksi kävijän salaisuuden tiiviste, yhdistettyjen palvelujen ja kalenterien salaisuudet, kirjautumis-, kutsu-, luovutus- ja esikatseluavaimet sekä push-tilausten avaimet.
• Muiden asiakkaiden tiedot.

5. Standardit

• CSV: RFC 4180, sillä erotuksella, että lähetysten tiedosto (2.1) alkaa tavujärjestysmerkillä ja sen rivit päättyvät rivinvaihtomerkkiin (LF) ja että kummassakin CSV-viennissä merkillä =, +, - tai @ alkavan arvon eteen lisätään heittomerkki.
• JSON: RFC 8259. Teksti: UTF-8 (RFC 3629). Ajankohdat: ISO 8601, UTC-ajassa.
• Kuvat: PNG (ISO/IEC 15948), SVG 1.1 (W3C) ja WebP (RFC 9649). QR-koodit: ISO/IEC 18004.
• Lähetysten mukana ladatut tiedostot ovat siinä muodossa, jossa ne ladattiin.
• Asetukset: widgetien, Q-lomakkeiden ja automaatioiden asetukset (config.json, qforms/<Q-lomakkeen tunniste>.json) ovat Gosoftin omassa JSON-muodossa, jota mikään avoin standardi ei kata; toinen palvelu ei välttämättä pysty käyttämään niitä sellaisenaan.

6. Tunnetut rajoitukset

• Portaalista viedään lähetyksiä enintään 5 000 tiedostoa kohden sekä keskustelut ja ladatut tiedostot yksi kerrallaan; pyynnöstä Gosoft vie ne kaikki kerralla.
• Tietopankkiin ladatun asiakirjan alkuperäistä tiedostoa ei säilytetä, vain siitä poimittu teksti.
• Mediakirjaston kuvat säilytetään enintään 1 024 pikseliä leveinä ja jäsenten profiilikuvat enintään 512 pikseliä leveinä WebP-tiedostoina, ei siinä muodossa ja koossa, jossa ne ladattiin.
• Tekstivektorit (embeddings) ovat sen mallin omia, joka ne laski; toinen palvelu joutuu yleensä laskemaan omansa tekstistä.
• Sivuston esikatselussa tehdyt testimerkinnät poistetaan 14 päivän kuluttua, eikä esikatselussa ladattuja tiedostoja säilytetä.
• Jo poistettuja tietoja ei viedä, oli ne poistanut asiakas tai poistettu säilytysaikojen tai käyttöehtojen kohdan 10.4 mukaisesti, eikä myöskään sitä, mitä niistä on jäljellä varmuuskopioissa ennen kuin varmuuskopiot kierrätetään pois.
• Vastauksia lomakkeeseen, joka lähettää ne vain sähköpostilla, kuten jokainen ilmaisen paketin lomake tekee, ei tallenneta, joten niitä ei voi viedä.

7. Näin pyydät vientiä

Kirjoita osoitteeseen support@gosoft.fi ja yksilöi työtilat, joita pyyntö koskee. Siirtyminen toiselle palveluntarjoajalle tai asiakkaan omiin järjestelmiin ja sen aikataulu määräytyvät käyttöehtojen kohtien 10.6-10.9 mukaan.

8. Missä tietoja säilytetään

Käyttöehtojen kohdassa 10.10 kerrotaan, missä Palvelun palvelimet ja varmuuskopiot ovat, mitä lakia niillä oleviin tietoihin sovelletaan ja millä toimenpiteillä Gosoft suojaa tietoja unionin ulkopuolisten valtioiden viranomaisten pääsyltä (datasäädöksen 28 artiklan 1 kohta).

9. Rajapinnat

Kohdan 2 portaaliviennit ovat HTTP-rajapintoja osoitteen https://connect.gosoft.fi/portal/api/ alla, ja jokainen asiakkaan organisaation jäsen voi kutsua niitä kirjautuneena maksutta. Uudelle palveluntarjoajalle, jolle asiakas siirtää Palvelun, voidaan antaa jäsenen käyttäjätili niiden käyttämistä varten (käyttöehtojen kohta 10.7). Poluissa {organisaatio}, {työtila}, {keskustelu} ja {Q-lomake} ovat tunnisteet, jotka näkyvät portaalin omissa osoitteissa, ja {lähetys} on kohdan 2.1 submission_id.

• GET orgs/{organisaatio}/workspaces/{työtila}/submissions.csv: kohdan 2.1 tiedosto. Parametrit ovat form_id, source ja test (real vain todellisille lähetyksille, only vain testimerkinnöille; molemmat, jos parametri puuttuu).
• GET orgs/{organisaatio}/workspaces/{työtila}/submissions/{lähetys}/files/{n}: kohdan 2.4 tiedosto, jossa n on tiedoston sijainti lähetyksen kentässä files nollasta alkaen laskettuna.
• GET orgs/{organisaatio}/workspaces/{työtila}/conversations/{keskustelu}/export: kohdan 2.2 tiedosto tai parametrilla format=csv kohdan 2.3 tiedosto.
• GET orgs/{organisaatio}/workspaces/{työtila}/qforms/{Q-lomake}/qr.png ja qr.svg: kohdan 2.5 kuvat.
• GET orgs/{organisaatio}/audit, organisaation ylläpitäjille: organisaation auditointiloki henkilötietoihin kohdistuneesta pääsystä JSON-objektina, jonka kentässä entries ovat lokin merkinnät uusimmasta alkaen kohdan 3 (f) auditointilokin kentin lukuun ottamatta kenttiä id ja workspace_name. Parametrit ovat limit (500, jos parametri puuttuu, enintään 5 000) ja since (ajankohta; vain siitä alkaen tehdyt merkinnät).

10. Maksut

Gosoft ei peri maksua palveluntarjoajan vaihtamisesta, pyynnöstä tehtävistä vienneistä eikä tietojen noutamisesta (käyttöehtojen kohta 10.9), eikä sopimuksen ennenaikaisesta päättämisestä peritä sopimussakkoa tai muuta maksua. Jo maksettuja maksuja ei palauteta, kun tilaus tai sopimus päättyy kesken laskutuskauden, paitsi siltä osin kuin kohdassa 9.6 määrätään. Siirtymäajan aikana asiakkaan paketti jatkuu tavalliseen hintaansa, ellei asiakas pyydä sen päättämistä aiemmin (kohta 10.7). Pakettien hinnat ovat hinnastossa.